Alte Elemente im Outlook archivieren

Sie können die Archivierungs-Funktion des Outlook dazu nutzen, um alte Elemente auszulagern. Ist die Auto-Archivierung aktiviert, dann bewegt Outlook regelmässig die Elemente in eine Archivierungsdatei, die älteren Datums sind. Dieses Archiv ist eine separate PST-Datei, die Sie jederzeit wieder ins Outlook importieren können.

Um die AutoArchivierung zu aktivieren, gehen Sie ins Menü "Extras/Optionen" und rufen Sie die Karteikarte "Weitere" auf. Hier finden Sie nun eine Schaltfläche "AutoArchivierung". Wenn Sie die anklicken, gelangen Sie zu den Einstellungen der Archivierung. Sie können festlegen, aller wieviel Tage archiviert werden soll, ob die Archivierung erst nach Bestätigung begonnen und ob alte Elemente nicht verschoben, sondern gelöscht werden sollen. Weiterhin können Sie hier Pfad und Dateiname der Archivierungsdatei angeben.

Haben Sie die diese allgemeinen Einstellungen vorgenommen, gilt es, für jeden Outlook-Ordner individuell einzustellen, ob er einer Archivierung unterzogen werden soll oder nicht. Wollen Sie Ihren E-Mail-Ordner aufräumen, dann zeigen Sie sich diesen Ordner an und klicken mit der rechten Maustaste darauf. Im Kontextmenü wählen Sie die "Eigenschaften", und dann "AutoArchivierung". Nun können Sie festlegen, wie alt die Elemente sein müssen, damit Sie in die Archivierungsdatei verschoben werden.

Von nun an wird Outlook in regelmässigen Abständen alte E-Mails aus Ihrer Persönlichen-Ordner-Datei in das Archiv verschieben. Wenn Sie alte Elemente wiederherstellen wollen, dann gehen Sie in das Menü "Datei - Importieren/Exportieren" und folgen Sie den Anweisungen des Import/Export-Assistenten.