Qualitätsmanagement wächst in der Cloud

«Wir produzieren weltweit und unterhalten Verkaufs- und Servicebüros in zehn Ländern, etwa in Uruguay, Neuseeland und Australien. Vor acht Jahren hatten wir noch ca. 100 Mitarbeiter. Heute beschäftigen wir über 600», sagt Dr. Klaus Ackerstaff, CEO von Datamars. Mit dem Wachstum stieg auch der Bedarf an Kommunikation exponentiell, was die zentrale IT-Organisation in Lugano zunehmend überforderte. «Fällt in einem Büro in Uruguay oder Neuseeland das IT-System aus, ist es bei uns Nacht und kein Techniker zu erreichen», berichtet Ackerstaff, «dann fehlt den Mitarbeitern für Stunden der E-Mail und Dateizugriff.» Bald übernimmt ein externer IT-Dienstleister die Betreuung der Server in Lugano – doch das Service-Dilemma bleibt, die Support-Kosten steigen.

«In dieser Lage sind Cloud-Lösungen von weltweiten Anbietern eine Option, sie lassen sich rasch erweitern und ihre Server-Dienste sind global hoch verfügbar, was den Support-Aufwand enorm reduziert», erläutert Ackerstaff. Zudem arbeiten die Verkäufer und Manager von Datamars oft unterwegs, auf eine Cloud-Lösung können sie von überall aus sicher mit Smartphone, Tablet oder Laptop zugreifen. Infrage kamen zwei Lösungen: Microsoft Office 365 und Google. «Wir haben die Kosten für Umstellung und laufenden Betrieb verglichen», sagt Ackerstaff. «Mit Google müssen wir mit hohem Aufwand in allen Filialen die Office-Software umstellen. Das war mit ein Grund, warum wir uns für Office 365 entschieden haben.»

Mit der Umsetzung wurde der Microsoft-Partner Balzano Informatik GmbH beauftragt. «Mitte 2012 haben wir Exchange Online aus Office 365 unternehmensweit eingeführt und den vormaligen Exchange Server abgelöst», sagt Geschäftsleiter René Balzano. Mit Office 365 E3 hat Datamars auch Microsoft Office 2013 als Desktop-Version lizenziert. Damit müssen die Mitarbeiter ihre Office- Pakete nicht mehr selbst aktualisieren, die Cloud-Lösung enthält stets alle Updates. Die Dateiablage wird ebenfalls nach und nach in SharePoint Online abgebildet. So lassen sich alle Dokumente weltweit über Office 365 abrufen. Bald kann der Datei-Server abgeschaltet werden, die Backups sind deutlich kleiner als zuvor. Eingeführt wird auch OneDrive for Business, um Dateien offline bearbeiten zu können.

Datamars geht noch einen Schritt weiter und nutzt SharePoint Online, um Review- und Freigabeprozesse zur Qualitätssicherung abzubilden. «Dazu kombinieren wir die Workflow- Steuerung von SharePoint Online mit einer Ablage für versionierte Dokumente», erzählt Balzano. So entsteht beispielsweise ein Formular für Change Requests: Darin trägt ein Mitarbeiter genau ein, wenn sich etwas an einem RFID-Bauteil ändern soll. Dann informiert SharePoint Online alle Verantwortlichen, in deren Produktionslinie etwas angepasst werden muss, holt ihre Bestätigung per elektronischer Signatur ein und schickt diese zurück zum Mitarbeiter, der die Änderung beauftragt hat.

«Diese Workflows haben unsere Arbeit grundlegend verbessert», erläutert Ackerstaff. «Das gilt auch für die hohe Verfügbarkeit. Seitdem wir Office 365 eingeführt haben, gab es kein einziges Problem mit E-Mail oder Dateizugriff – auch nicht in den externen Büros.» Datamars muss nun keine aufwändigen VPN-Verbindungen mehr in seiner IT-Infrastruktur verwalten, der Bedarf an hochverfügbaren Internetverbindungen sinkt. Die Cloud-Lösung wächst auch mit Datamars: «Wir haben gerade eine Firma akquiriert mit 80 Mitarbeitern, die ebenfalls weltweit aktiv war», sagt Ackerstaff. «Die Mitarbeiter haben wir in wenigen Tagen in Office 365 eingebunden.» Nun will Ackerstaff die Kommunikation mit Office 365 weiter ausbauen: «Wir wollen News-Feeds für unsere Sales-Teams einführen, die immer unterwegs sind. Damit können sie aktuelle Informationen untereinander tauschen und sind endlich auf gleichem Stand.»