Mehr Flexibilität fürs Projektmanagement

Microsoft bietet auch seine Projektmanagementlösung Project als Cloud-Service an. Das bringt mehr Flexibilität bei deren Einsatz. Doch vor der Entscheidung für die richtige Software sollten Kunden spezialisierte Microsoft-Partner einbinden, rät Experte Luca Argentiero.

von ray 22.02.2014
Luca Argentiero, Solution Spezialist für Project bei Microsoft Schweiz. Luca Argentiero, Solution Spezialist für Project bei Microsoft Schweiz. Zoom

Redaktion: Projekte zeichnen sich unter anderen dadurch aus, dass sie eine bestimmte Laufzeit haben und danach beendet sind. Ist deshalb ein Abomodell für eine Projektmanagement-Software nicht grundsätzlich sinnvoller als der klassische Kauf einer Lizenz?

Argentiero: Das kommt auf den Einsatzbereich an. Natürlich lassen sich beispielsweise über Online-Services sehr schnell und einfach Projektmitarbeiter an ein Projektmanagement-System anschliessen. Viel wichtiger ist es aber, darauf zu achten, dass die Projektmanagement-Software zu den Prozessen und den Anforderungen passt. Wir haben schon oft erlebt, dass eine Software mit grossem Enthusiasmus implementiert wurde, dann aber vergessen wurde, was man mit dieser Software eigentlich erreichen wollte. Solche Projekte sind von Anfang an zum Scheitern verurteilt.Deshalb muss vor der Entscheidung, ob man die Software im Abomodell oder als klassische Lizenz zur eigenen Installation nutzt, die Auswahl der passenden Software gut überlegt erfolgen.

Microsoft Project hat sich als Projektmanagement-Lösung etabliert. Mittlerweile gibt es Project Online als Add-on für Office 365 an. Warum haben Sie beides miteinander verknüpft?

Microsoft verfolgt die Strategie, seine klassischen Produkte zur Installation auch als Cloud-Service verfügbar zu machen. Da ist es nur konsequent, Project Online innerhalb der Office 365 Familie anzubieten. Mit Project Online können Kunden eine professionelle Projektmanagement-Software innerhalb weniger Minuten freischalten, ohne zuvor Investitionen in Hardware zu tätigen – und schon können sie loslegen mit dem professionellen Projektmanagement, unterstützt durch Project Online.

Für die klassische Installation als On-Premise-Lösung bietet Microsoft Project Standard, Projekt Professional und Project Server an. Was genau gibt es denn im Zusammenhang mit Office 365?

Bei Project Online handelt es sich um Project Server, der für unsere Kunden in unserem Rechenzentrum betrieben wird. Project Online entspricht also funktional Project Server 2013. Beide Angebote, also Project Online und Project Server 2013, ermöglichen die Verwaltung des Projektportfolios und erfüllen die typischen Enterprise-Projektmanagement-Anforderungen. Die Einzelplatz-Software Project Professional 2013 gibt es auch als Cloud-Service, und zwar unter dem Namen Project Pro für Office 365. Hier wird Project Pro for Office 365 direkt vom Datacenter auf den Client installiert und steht dann auf dem PC wie ein lokal installiertes Project Professional zur Verfügung.

Projektmanagementsoftware ist vergleichsweise teuer. Wie kann sie sich für Unternehmen rechnen?

Bei der Einführung einer Projektmanagement-Software kommt es ganz wesentlich auf die Prozesse und Aufgaben an, die geplant und abgearbeitet werden sollen. Deshalb müssen Auswahl und Einführung sehr sorgfältig erfolgen. Dann resultieren aber auch sehr schnell Vorteile durch bessere, schnellere Entscheidungen, effizientere Projektdurchführung und nicht zuletzt durch ein sauberes Ressourcenmanagement. Project Online hilft beispielsweise bei der Auswahl der strategisch wichtigsten Projekte. So können Investitionen an der falschen Stelle vermieden werden. Effizientes Management und Abarbeiten von Projekten spart also Kosten und macht die Investition in Software und Lizenzen schnell bezahlt. Als Cloud-Service haben Kunden zudem noch den Vorteil, dass sie auf monatlicher Basis nur die effektive Nutzung bezahlen. Und mit der im Mai erhältlichen Project Lite-Lizenz steht zusätzlich eine kostengünstige Möglichkeit bereit, mit welcher man Projektmitarbeiter an das Project System anschliessen kann, ohne dass diese eine volle Project Lizenz benötigen.

Noch eine ganz praktische Frage: Was passiert mit meinen Daten, wenn mein Project Abo ausläuft? Kann ich meine Vorlagen und Daten so sichern, dass ich später darauf auch wieder zugreifen und sie nutzen kann?

Grundsätzlich gehören die Daten, die ein Kunde in unserem Rechenzentrum speichert, jederzeit dem Kunden. Er kann seine Projektpläne auch lokal auf seinem PC speichern und hat somit seine Daten unter Kontrolle.Wenn das Abonnement abläuft oder der Kunde die monatliche Gebühr nicht mehr bezahlt, können die Daten noch 90 Tage lang genutzt und auch lokal gesichert werden. Nach Ablauf der 90 Tage werden die Daten gelöscht. Das geschieht aber nicht ohne Vorankündigung. Mehrere E-Mails gehen an den Administrator, welche auf die bevorstehende Löschung der Daten hinweisen.

Wie und wo kann ich Project Online buchen?

Project Online und Project Pro stehen auf den Seiten von Office 365 im Web zur Verfügung. Wir empfehlen aber grundsätzlich, einen Project Partner mit an Bord zu holen. Damit stellen Sie sicher, dass nicht einfach noch ein Tool evaluiert wird, sondern von Anfang an professionell definiert wird, welche Funktionalitäten benötigt werden und welche in einem zweiten und dritten Schritt hinzugenommen werden können. Das hilft, Fehlinvestitionen zu vermeiden, und erleichtert den Start mit Project.

Weitere Informationen zu Project Online:

Office 365 – Project Online mit Project Pro für Office 365

http://office.microsoft.com/de-ch/projekt-und-portfolioverwaltung-project-FX103472268.aspx

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