Vertrauliche Dokumente beim E-Mail-Versand schützen

Mit Office 365 lassen sich vertrauliche Dateien einfach schützen, selbst wenn sie per Mail verschickt werden. Mit Microsoft Rights Management bestimmt der Absender, wer die Dokumente sehen darf.

von rue 11.10.2013

Dokumente können am einfachsten per E-Mail mit Kunden und Mitarbeitenden geteilt werden. Das birgt aber die Gefahr, dass man als Absender die Kontrolle über die Inhalte verliert: Mit einem Klick kann der Empfänger die Dateien weiterleiten und so einem grösseren Kreis zugänglich machen.

    Zoom Wer Outlook mit Office 365 benutzt, kann das verhindern. Microsoft hat mit dem Rights Management einen sicheren Weg gefunden, um vertrauliche Daten zu schützen.

Unter Optionen > Berechtigungen finden Outlook-Anwender zwei Möglichkeiten, die Weitergabe von Dokumenten einzuschränken:

  1. Nicht weiterleiten: Nur der Empfänger der E-Mail kann das Dokument öffnen und antworten. Es kann weder weitergeleitet noch geteilt oder ausgedruckt werden. Wir die Datei trotzdem weitergeleitet, kann sie der Empfänger nicht ansehen.
  2. Unternehmensintern vertraulich: Nur Empfänger innerhalb der Firma mit E-Mail-Adressen xy@ihrefirma.ch könne die Dokumente anschauen und bearbeiten. Die Dateien könne auch an weitere Empfänger innerhalb der Organisation weitergeleitet werden.

Microsoft Rights Management ist Bestandteil von Office 365 Business.  

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