Mails auslagern: Sie lassen gelesene Papierbriefe nicht in Ihrem Briefkasten liegen. Wieso sollten Sie das mit E-Mails tun? Alle gängigen Mailprogramme erlauben Ihnen das Erstellen separater Nachrichten-Archivdateien. Darin abgelegte Mails werden nicht in Mitleidenschaft gezogen, falls die durchs Programm intensiv genutzte Posteingangsdatei beschädigt wird.

So nutzen Sie das in Mozilla Thunderbird, Outlook Express und Windows Mail: Dort stehen schon Archive namens «Local Folders» bzw. «Lokale Ordner» bereit. Klicken Sie mit Rechts darauf und gehen Sie zu «Neuer Ordner». Tippen Sie einen passenden Ordnernamen ein, worauf er unter den lokalen Ordnern erscheint. Von nun an verfrachten Sie erledigte Post hier hinein, sofern Sie diese nicht löschen wollen.

In einer Outlook-Datendatei können Sie auch Unterordner erstellen. Das Office-Programm Outlook funktioniert etwas anders: Wenn Sie bloss einen neuen Ordner erstellen, ist dieser immer noch Teil derselben PST-Datei (in dieser verwaltet Outlook auch Posteingang, Kalender oder Aufgaben). Um eine physisch getrennte Datei für Ihre Mailsammlung zu erhalten, erstellen Sie via «Datei/Neu» eine Outlook-Datendatei. In dieser legen Sie via Rechtsklick und Neuer Ordner beliebige Unterordner an (Bild links). Dorthin verschieben Sie alle Mails, die Sie gelesen oder bearbeitet haben.

Papierkorb automatisch leeren: Volle Papierkörbe belegen unnötig Festplattenplatz und beeinflussen die Geschwindigkeit. Ihr Mailprogramm kann den Abfalleimer beim Beenden automatisch leeren; so brauchen Sie sich nicht selbst darum zu kümmern.

In Outlook Express gehen Sie via «Extras/Optionen» zum Register «Wartung» und setzen ein Häkchen bei «Ordner 'Gelöschte Objekte' beim Beenden leeren». In Thunderbird öffnen Sie «Extras/Konten». Klicken Sie im linken Teil unterhalb des Kontonamens auf «Server-Einstellungen». Im rechten Fensterteil aktivieren Sie die Option «Papierkorb beim Verlassen leeren».

Outlook-Benutzer gehen zum Menü «Extras/Optionen/Weitere» und aktivieren «Bei Programmbeendigung Ordner 'Gelöschte Objekte' leeren». In Windows Mail gehts via «Extras/Optionen» zu «Erweitert» und dort zur Schaltfläche «Wartung». Wählen Sie «Ordner 'Gelöschte Elemente' beim Beenden leeren».

Datendiät: Benutzer von Windows Mail lassen das Wartungsfenster vom vorherigen Tipp gleich geöffnet. Denn hier ist noch eine weitere wichtige Pflegehilfe zu finden: «Datenbank alle 100 Mal beim Herunterfahren komprimieren». Verringern Sie diesen Wert auf 30 oder 50. Der Grund: Das Leeren des Papierkorbs löscht Mails nicht physisch aus der Datenbank. Darum belegen die zugehörigen Dateien danach immer noch gleich viel Platz auf der Festplatte. Erst ein Komprimieren entfernt die Nachrichten endgültig.

In Thunderbird öffnen Sie das Menü «Extras/Einstellungen/Erweitert/Netzwerk & Speicherplatz». Aktivieren Sie die Option «Ordner komprimieren, wenn dies mehr Platz spart als» und setzen Sie dahinter einen Wert von 4000 KB (entspricht etwa 4 MB).

Outlook 2007 komprimiert die PST-Dateien regelmässig von selbst. In früheren Outlook-Versionen war dafür Handarbeit notwendig. Öffnen Sie «Datei/Datendateiverwaltung», klicken Sie auf Ihre PST-Datei, gefolgt von «Einstellungen» und «Jetzt komprimieren». Ähnlich in Outlook Express: Sie finden unter «Extras/Optionen/Wartung» die Schaltfläche «Jetzt bereinigen». Dort klicken Sie auf «Komprimieren».