Ausgabe 6/2012

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Verschachteltes Bedingungsfeld im Serienbrief

Ich möchte einen Serienbrief erstellen mit einem verschachtelten Bedingungsfeld im Adressfeld. In meiner Datenquelle existieren die folgenden 4 Felder: Titel | Anrede | Vorname | Nachname. Das Problem entsteht dadurch, dass nur die Anrede und der Nachname definitiv immer gefüllt sind. Der Titel oder der Vorname ist nur teilweise vorhanden. Trotzdem möchte ich natürlich wenn vorhanden, den Inhalt dieser Felder ebenfalls verwenden. Ich habe es schon mit «Wenn/Dann» probiert und Sonst» leer gelassen, aber irgendwie kriege ich es einfach nicht hin. Können Sie mir weiterhelfen?

von Monica Hubacher (01.04.2007)

Da Sie keine Office Version angeben, nehmen wir mal an, Sie würden mit Word XP arbeiten. Gemäss Ihren Angaben könnte ihre Datenquelle etwa wie folgt aussehen:

Wenn Sie die einzelnen Seriendruckfelder ganz normal, jeweils getrennt durch einen Leerschlag hintereinander einfügen, dann sieht dies zwar korrekt aus, wenn alle der 4 Felder ausgefüllt sind.

Sind jedoch nur einige der Felder ausgefüllt, stimmen die Leerzeichen nicht mehr, da ein leeres Feld ebenfalls als Leerzeichen angezeigt wird

Um diese fehlerhafte Ansicht zu verhindern kann man, wie vermutet, mit Bedingungsfeldern arbeiten. Jedes Feld wird erst abgefragt und nur dann angezeigt, wenn es nicht leer ist. Wiederholen Sie für alle 4 Felder das folgende Vorgehen:

Öffnen Sie ein Bedingungsfeld (Wenn...Dann...Sonst) und füllen Sie den "Feldnamen" mit dem ersten Seriendruckfeld (Titel) und "Vergleich" mit "Ist nicht leer" aus.

Es wird eine Feldfunktion eingefügt. Sollten Sie nur den Cursor blinken sehen, dann müssen Sie die Feldfunktionen erst einblenden. Das können Sie mit der Tastenkombination ALT+F9. Setzen Sie dann den Cursor an die mit rot markierte Stelle.

Fügen Sie dann genau an dieser Stelle das Seriendruckfeld ein, dass Sie mit dieser Bedingungsfunktion überprüfen. Gleich hinter dem eingefügten Seriendruckfeld, fügen Sie nun noch ein Leerzeichen ein. Dieses erscheint dann ebenfalls nur dann, wenn die Bedingung "ist nicht leer" für dieses Seriendruckfeld wahr ist.

Im Vergleich sehen Sie hier oben die Anzeige mit den überflüssigen, aus den leeren Feldern resultierenden Leerzeichen. Unten dann die korrekte Ansicht, mit den 4 hintereinander eingefügten Bedingungsfeldern

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