Ausgabe 02/2012

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Word: Erstellen eines Kurzbriefformulars

Problem: Ich sehe immer wieder sogenannte Kurzbriefe, die Kästchen enthalten wie z.B. «Zur Orientierung», «Weiterbearbeitung» usw.. Die braucht man nur anzuklicken, dann erscheint ein Häkchen oder Kreuz. Unten hat es meist noch Platz für einen Kurztext. Ich übe mit Word 2003, aber es will einfach nicht klappen. Weiss jemand, wie ich so etwas erstelle oder wo es eine Vorlage gibt?

von Gaby Salvisberg (20.03.2008)

Lösung: Was Sie suchen, sind Formularelemente. Dafür gibt es auch eine eigene Symbolleiste. Anschliessend können Sie das Dokument bzw. die Vorlage sperren, damit nur noch die Formularelemente bearbeitet werden können.

Gehen Sie hierfür zu Ansicht/Symbolleisten/Formular. Nun haben Sie die Leiste vor sich. Das erste Symbol links («ab») dient dem Einfügen von Textformularfeldern. Klicken Sie drauf, dann erscheint das Feld dort, wo sich der Cursor befindet. Führen Sie aufs Feld einen Rechtsklick aus, dann können Sie in den Eigenschaften noch verschiedene Einstellungen vornehmen. Das von Ihnen erwähnte Kontrollkästchen befindet sich gleich daneben.

Ein Beispielformular und die Formularsymbolleiste

Ebenfalls sehr nützlich für solche Kurzbriefe sind die Dropdownfelder, aufgeführt an der driten Position von links. Dort können Sie übers Kontextmenü und Eigenschaften zum Beispiel Standardtexte (Dropdownelemente) hinterlegen, etwa «Zur Info», «Zur Erledigung», usw. Der Benutzer braucht dann nur diese Auswahl vorzunehmen, was zur Standardisierung der Briefe beiträgt und viel Zeit spart.

Wenn alles fertig ist, sollten Sie auf jeden Fall das Vorhängeschloss (Symbol ganz rechts) anklicken, wodurch das Dokument gesperrt wird. Damit kann der Anwender nur noch in die Formularfelder etwas eingeben und via Tabulator-Taste von Feld zu Feld springen. (PCtipp-Forum)

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