Excel: Filtern von Einträgen

Lösung: Für den gesuchten Zweck ist die AutoFilter-Funktion gedacht. Unter Excel 2007 ist das schnell erledigt, unter Excel 2003 ist noch etwas Hilfe durch eine Zusatzspalte notwendig, wenn es mehr als 1000 verschiedene Datensätze sind.

Markieren Sie die Zeile mit den Spaltenüberschriften. In Excel 2007 wechseln Sie ins Ribbon Daten und klicken auf Filtern.

Excel 2007: Hier lässt sich der Filter ein- und ausschalten

Benutzer von Excel 2003 (und älteren Versionen) sowie des Calc-Programms von OpenOffice.org gehen stattdessen zu Daten/Filter/AutoFilter.

In OpenOffice.org Calc sowie in Excel heisst die Funktion «AutoFilter»

In beiden Fällen erscheinen jetzt kleine Pfeile in den Überschriften-Zellen. Über diese öffnen Sie ein Ausklappmenü, mit dem sich alle in dieser Spalte vorhandenen Werte direkt auswählen lassen.

In Excel 2007 schalten Sie z.B. zu oberst «Alles auswählen» aus und haken das Gewünschte an. Oder Sie benutzen den Textfilter, wählen Beginnt mit und tippen danach den gewünschten Buchstaben ein.

Filtern durch Ankreuzen in Excel 2007

In Excel 2003 und älteren Versionen erscheinen im Ausklappmenü übrigens nur die ersten ca. 1000 Einträge. Sie können noch immer via «Benutzerdefiniert» filtern und dort z.B. «Beginnt mit» auswählen. Oder Sie benutzen untenstehenden Filtertrick.

Die Einträge in Excel 2003 werden nur knapp bis zum 1000 Datensatz angezeigt

Ein Trick, der sich besonders unter Excel 2003 als hilfreich erweist: Erstellen Sie einen Vorfilter. Fügen Sie hierzu neben der zu filternden Spalte eine Hilfsspalte ein. In unserer Beispieldatei stehen in der Spalte C ab Zeile 20 die zu filternden Werte. In der Hilfsspalte (bei uns: Zelle B20) fügen Sie nun eine Funktion ein, die nur die ersten zwei Zeichen der Hauptspalte anzeigt: =LINKS(C20;2)
Wenn Sie die ersten drei Zeichen oder nur eines wollen, ersetzen Sie die Zwei hinter dem Strichpunkt durch eine Drei oder Eins. Kopieren Sie nun die Formel nach unten, bis ans Ende der Spalte.

Mit dem Vorfilter kommt auch Excel 2003 bis zum Buchstaben «Z»

Jetzt können Sie zweistufig filtern: Erst nach dem Anfang des Zellinhalts und dann nach dem gewünschten Wert in der Hauptspalte. (PCtipp-Forum)