Word: Überarbeitungen entfernen

Lösung: Hier sprechen Sie die Metadaten an, die Word ausser dem eigentlichen Text in der Datei speichert. Das können Kommentare sein, Benutzerinformationen oder Änderungen, die bei eingeschalteter Nachverfolgen-Funktion vorgenommen wurden.

Für Office 2003 bietet Microsoft ein separates Add-In, mit dem Sie solche Daten aus dem Dokument entfernen können. Sie finden es auf der PCtipp-Webseite zum Download. Weitere Informationen zum Tool finden Sie hier.

Einige Informationen bekommen Sie auch so weg: Öffnen Sie Extras/Optionen/Sicherheit. Aktivieren Sie unter den Datenschutzoptionen die Option «Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen». Microsoft kennt noch mehr Verstecke für persönliche Daten und widmet dem Thema diesen Knowledge-Base-Beitrag.

In Office 2007 ist für diesen Zweck sogar ein Werkzeug integriert. Wenn Sie mögen, wechseln Sie vorher in den Reiter Überprüfen und haken bei «Nachverfolgung» unter Markup anzeigen alle Elemente an. Die können Sie vor dem Löschen begutachten.

Sieht doch harmlos aus ...

... bis man z. B. die Markups «Kommentare» und «Einfügungen und Löschungen» anzeigt

Office 2007 bietet selbst ein Werkzeug zum Entfernen der Metadaten Sobald alle Überarbeitungen abgeschlossen sind, öffnen Sie Office-Button/Vorbereiten/Dokument prüfen. Aktivieren Sie alle Optionen und klicken auf Prüfen.

Entfernen Sie die Daten Word zeigt auf, welche Art von Benutzerinformationen gefunden wurden. Klicken Sie dahinter auf Alle entfernen.

Tipp: In Office kann übrigens auch die automatische Schnellspeicherung unerwünschte Daten in einer Datei hinterlassen. Das lässt sich verhindern. Öffnen Sie z. B. in Word 2003 das Menü Extras/Optionen und deaktivieren Sie unter Speichern die Option «Schnellspeicherung zulassen». In Word 2007 gehts zu Office-Button/Word-Optionen/Speichern. Dort knipsen Sie «AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle X Minuten» aus. Damit ist aber die Arbeit seit Ihrem letzten Klick aufs Speichern-Symbol für die Katz, falls ein Stromausfall Sie im falschen Moment überrascht.

Wer komplett auf Nummer sicher gehen will, kopiert seinen fertigen Text in eine leere TXT-Datei und von dort in eine neue, leere Word-Datei. Damit gehen allerdings sämtliche Formatierungen verloren. Und es empfiehlt sich danach nochmals das Dokument zu prüfen, um etwa den Benutzernamen zu eliminieren. (PCtipp-Forum)