Migros spart dank Managed Print Services

Komplexeste Herausforderungen meistern

Migros ist ein Konzern der Superlative: Bestehend aus über 70 unabhängigen Betrieben und Genossenschaften. Als Genossenschaft organisiert, bietet die Migros von der Produkteherstellung über Retail, Lebensmittel bis hin zum Discounter, einer Bank und einem Reiseunternehmen, fast alles an und ist schweizweit überall präsent. Sie ist die grösste private Schweizer Arbeitgeberin und beschäftigt über 100‘000 Mitarbeitende. Migros ist sich ihrer Stellung in der Gesellschaft und den damit verbundenen Verpflichtungen bewusst: Als einziges Schweizer Unternehmen engagiert sie sich im Rahmen des so genannten Kulturprozents mit einem  Teil ihres Umsatzes freiwillig in den Bereichen Kultur, Gesellschaft, Bildung, Freizeit und Wirtschaft. 
Die Komplexität zeichnet sich auch organisatorisch ab. Im Gegensatz zu konventionellen Firmenstrukturen besteht die Migros im Kern aus zehn regionalen Genossenschaften. Diese verfügen alle über ihr unabhängiges Budget und treffen eigenständig Entscheidungen – auch was ihre IT Infrastruktur anbelangt. Zusammen mit dem Migros-Genossenschafts-Bund haben die zehn Genossenschaften dennoch entschieden, wesentliche Teile der IT-Infrastruktur zu konsolidieren und standardisieren, und folglich gemeinsam als Dienstleistung der MITS (Migros IT-Services) zu beziehen.

Eine der wichtigsten Herausforderungen in betriebswirtschaftlicher Hinsicht ist die Knappheit von IT-Ressourcen. Da das MITS-Personal gleichzeitig mit Dutzenden von Projekten beschäftigt ist, stellt es eine grosse Entlastung dar, wenn das Dokumenten-Management vom Spezialisten gehandhabt wird.

Standardisierung ist alles

Im Jahre 2012 gewann Ricoh die Ausschreibung zur Umsetzung von umfassenden Managed Print Services. Der Auftraggeber, die MITS, ist damit beauftragt, für zahlreiche Betriebe der Migros-Gruppe eine zentrale IT-Infrastruktur mit ganzheitlichen IT-Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen. Dabei stehen Kostensenkungen in Millionenhöhe im Vordergrund, sowie der Ausbau zu professionellen Druckdienstleistungen, die es der MITS ermöglichen, den Anforderungen aller Genossenschaften gerecht zu werden. Voraussichtlich wird Ricoh im Jahre 2022 ca. 9‘000 Geräte schweizweit zentral verwalten, inklusive Wartung und unter ständiger Optimierung durch proaktives Management.

Ein kompetenter Dienstleistungs-Partner

Nebst dem konventionellen technischen Service, der an allen Standorten der Migros Betriebe mit einer «Time-to-Fix» von knapp über 3 Stunden höchsten Ansprüchen genügt, gehören flankierende Dienstleistungen, wie Print Server Management, Service Management, sowie Geräte LifeCycle Management zur sicheren Integration neuer Geräte-Modelle in einer produktiven Umgebung, zum umfangreichen Dienstleistungspaket. Ricoh unterstützt dank globaler Präsenz mit dem genau gleichen Niveau an Service-Qualität auch Migros-Betriebe in England, Frankreich und Deutschland.

Mit Managed Print Services in die richtige Richtung

Erste Erfolge sind dank den Managed Print Services von Ricoh bereits erkennbar: Kosteneinsparungen in Millionenhöhe, Reduktion der Modellvielfalt und verbesserte Prozesse der Druckerumgebung. Gemäss Kai Mingard, Gesamtverantwortlicher für das Managed Print Services Projekt bei der Migros sind sie heute noch nicht da, wo sie sein wollen, aber fast. Bis Frühling 2018 wird die Migros weitere 4‘000 Geräte platzieren und neu in die zentrale Verwaltung einflechten. Dieses Jahr wird sicherlich das komplizierteste seiner Karriere und er ist froh, mit einem starken, engagierten und flexiblen Partner zusammenarbeiten zu können, meint Mingard:

Das Projekt wird nie ein Ende finden, weil es sich ständig weiterentwickelt. Es werden immer wieder Geräte ausgetauscht, es gibt immer neue Bedürfnisse der Unternehmen und zudem gibt es den Drang, das Drucken gesamthaft zu reduzieren. Es gibt etliche Nebenschauplätze: es ist beispielsweise vorgesehen, gruppenweit mobiles Drucken einzuführen; zudem hat Migros das urbane Konzept-Center, Welle7, entwickelt, wo ein innovativer Workspace auch mit Ricoh Technologie angeboten wird; auch gibt es noch den Produktionsdruck, mit einem sehr interessanten Optimierungspotenzial und zusätzlich immer mehr Betriebe, die Ableger im nahen oder fernen Ausland haben. Da kommt ein globaler Player wie Ricoh sehr gelegen. Ob sich Migros in Richtung „Printing as a Service“ hinbewegen wird, wo alles, was Printing ist, von einem Partner übernommen wird, ist noch eine offene Frage der Strategie-Entwicklung.

Wichtigste Kennzahlen zum Projekt

Erfahren Sie mehr über die Managed Print und Managed Document Services von Ricoh: http://www.ricoh.ch/de/mds/