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Dieses Excel-Blatt hilft perfekt bei der Eintritts- oder Buchkasse

Ob Schülerdisco, Laientheater oder Büchertisch – mit diesem Excel-Blatt geht das Berechnen der Preise und Zählen der Eintritte oder Verkäufe zack, zack!

von Gaby Salvisberg 30.10.2017

Haben Sie schon einmal eine Eintritts- oder Bücherkasse hüten müssen? Mussten Sie dabei auch alles für jeden Kunden (fehleranfällig) im Kopf zusammenrechnen und die Verkäufe oder Eintritte mittels Strichleinliste festhalten? Diese Zeiten sind vorbei! Jetzt kommt Excel ins Spiel – mit den einfachsten Makros, die es gibt.

Worum es hier geht: Sie erzeugen mit diesen Tipps ein Blatt, das Sie künftig auf Ihrem Office-fähigen Notebook oder Tablet öffnen können. Nehmen Sie das Gerät und das Excel-Sheet mit, wenn Sie die Eintritts- oder Bücherkasse betreuen müssen. Angenommen, der Kunde kauft einmal einen vollen Eintritt, einmal einen ermässigten und vielleicht noch zwei Bücher. Das geht mit diesem Blatt wirklich – «tipp, tipp, tipp, tipp» mit vier Tastentippern oder -klicks – und Sie haben den Totalpreis parat. Sobald der Kunde bezahlt hat, tippen Sie auf «Parat für nächsten Kunden». Das addiert die Zahlen des letzten Kunden in die Totalspalte und setzt vorne die Zahlen für den nächsten Kunden wieder auf null. So haben Sie am Ende des Tages auch die Totalverkäufe schon berechnet. Einfacher geht es wirklich nicht.

Wir zeigen es an einem Beispiel mit vier Produkten; Sie können das aber auch auf mehr ausbauen. Wer mag, kann sich unsere Beispieldatei auch herunterladen, siehe Box am unteren Ende des Artikels.

Lösung: Starten Sie Excel. Ziehen Sie die beiden ersten Zeilen etwas höher. In die eine Zeile schreiben Sie einen Titel (hier zum Beispiel «Eintritte und Bücherverkäufe»). In der anderen Zeile füllen Sie die ersten fünf Zellen mit hübschen Farben aus. Die hinterste ist bei uns als einzige nicht in einem Pastellton, denn die erfüllt später eine etwas andere Aufgabe. Auf die farbigen Zellen kommen später die Knöpfe hin.

Darunter erfassen Sie in den Spalten A und B Ihre Produkte und deren Einzelpreise, hier mit «Produkt 1» bis «Produkt 4», die Zellen haben wir grün gefärbt. Die dunkelgelben Zellen: In Spalte C wird später die Anzahl pro Kunde gekaufter Produkte stehen. Dies wird später jedoch von den Makros befüllt. Spalte D enthält den Totalbetrag pro Kunde. Spalte E (weiss) enthält die pro Produkt insgesamt verkauften Exemplare und Spalte F den Totalumsatz per Produkt. In F5 haben wir auch noch den «Stock» erfasst, der vor Beginn der Veranstaltung als Wechselgeld in der Kasse liegt.

Betrachten Sie die Ausgangssituation unseres Kassenblatts. Hier sind bis jetzt nur simpelste Multiplikationen und Summen am Werk: D6 bis D9 enthalten die Multiplikation aus Spalte C (Anzahl) mit B (Preis). Spalte F enthält jene aus Spalte E (Gesamtanzahl) mit B (Preis). Dann bei D10 und F10 jeweils noch die Summen.

Ausgangslage vor Anbringen der Schaltflächen und Einbau der Makros Ausgangslage vor Anbringen der Schaltflächen und Einbau der Makros Zoom© pctipp.ch

Jetzt zu den Schaltflächen: Blenden Sie in Excel zuerst die Entwicklertools ein, falls die noch fehlen: Rechtsklick aufs Menüband, gefolgt von Menüband anpassen. Aktivieren Sie in der rechten Spalte den Punkt Entwicklertools und klicken Sie auf OK.

Wechseln Sie zu den Entwicklertools. Im Bereich «Steuerelemente» klicken Sie bei Einfügen zum Formularsteuerelement «Schaltfläche» (nicht jenes aus dem ActiveX-Teil).

Nehmen Sie die Schaltfläche aus den Formularsteuerelementen Nehmen Sie die Schaltfläche aus den Formularsteuerelementen Zoom© pctipp.ch

Zeichnen Sie in Ihre erste farbige Zelle (bei uns ist das A1) ein Rechteck, damit rundherum noch etwas farbiger Rand hervorschaut. Im neuen Fenster könnten Sie ein bestehendes Makro zuweisen. Schreiben Sie aber hier den Makronamen ButtonProdukt01 hinein und klicken Sie auf Neu.

Geben Sie dem Makro für den ersten Knopf den Namen ButtonProdukt01 Geben Sie dem Makro für den ersten Knopf den Namen ButtonProdukt01 Zoom© pctipp.ch

Es öffnet sich der VisualBasic-Editor, der bereits die zwei Sub/End-Zeilen enthält. In die Leerzeile dazwischen schreiben Sie diese eine Code-Zeile:

Range("C6").Value = Range("C6").Value + 1

Sie bedeutet: «Im Bereich C6 setze den Wert aus C6 und addiere 1». Falls C6 nicht die Zelle ist, in der Ihre ersten Stückzahlen stehen werden, müssen Sie dies noch anpassen.

Der Einfachheit halber haben wir die Codes für die drei weiteren Buttons ebenfalls eingefügt. Es sind schlichte Wiederholungen des ersten Makros, einfach mit angepassten Namen (ButtonProdukt02 bis ButtonProdukt04) und natürlich mit den nächsten Zellen (C7 bis C9).

Die ersten vier Mini-Makros sind da Die ersten vier Mini-Makros sind da Zoom© pctipp.ch

Sind Ihre auch da? Klicken Sie im VB-Editor aufs Diskettensymbol. Geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen. Sehr wichtig: Sie müssen beim Dateityp unbedingt zu *.xlsm greifen, sonst laufen später die Makros nicht. Nun gehts zu Datei/Schliessen und zurück zu Excel. Klicken Sie nochmals mit rechts auf Ihren ersten Knopf und wählen Sie Makro zuweisen. Jetzt können Sie ihm das Makro namens ButtonProdukt01 aus dem Makrofenster direkt zuweisen: einfach in der Liste anklicken, gefolgt von OK. Zeichnen Sie den nächsten Button und weisen Sie ihm das zweite Makro zu. Verfahren Sie ebenso mit dem dritten und vierten Knopf. Diese Schaltflächen funktionieren jetzt schon; probieren Sie es aus.

Jetzt brauchen wir noch ein Makro, das erstens die Zahlen aus «Aktueller Kunde» in die Gesamtverkäufe addiert und diese in den «Aktueller Kunde»-Zellen wieder zurücksetzt.

Ziehen Sie am Ort für den fünften Button wieder eine Schaltfläche aus den Entwicklertool-Formularsteuerelementen auf. Verwenden Sie Makro zuweisen. Benennen Sie das letzte Makro ButtonUebernehmenUndReset und klicken Sie auf Neu. Im VB-Editor erscheint wieder das Grundgerüst mit den Sub- und End-Zeilen. Wir ergänzen diese mit dem erforderlichen Code:

Sub ButtonUebernehmenUndReset()
Range("E6") = Range("C6") + Range("E6")
Range("C6").ClearContents
Range("E7") = Range("C7") + Range("E7")
Range("C7").ClearContents
Range("E8") = Range("C8") + Range("E8")
Range("C8").ClearContents
Range("E9") = Range("C9") + Range("E9")
Range("C9").ClearContents
End Sub

Die beiden Zeilen fürs erste Produkt bedeuten: «In F6 setze eine Addition aus C6 und F6. Leere nun C6». Darunter folgt dasselbe für die weiteren Produkte bzw. Zellen F7 und C7 bis F9 und C9. Klicken Sie wieder auf Speichern, gehen Sie zu Datei/Schliessen und zurück zu Excel. Klicken Sie mit rechts auf die hinterste Schaltfläche, nehmen Sie Makro zuweisen, klicken Sie aufs Makro ButtonUebernehmenUndReset und klicken Sie auf OK. Jetzt funktionieren alle Buttons.

Die fertigen Makros Die fertigen Makros Zoom© pctipp.ch

Jetzt folgen noch Feinarbeiten. Wäre es nicht superpraktisch, wenn die Buttons gleich die Produktbezeichnungen übernähmen? Klicken Sie mit rechts auf Ihre erste Schaltfläche, die jetzt noch «Schaltfläche 1» oder ähnlich heisst. Wählen Sie Text bearbeiten. Löschen Sie den Text «Schaltfläche 1», klicken Sie oben in die ganz normale Excel-Bearbeitungsleiste, tippen Sie ein Gleichzeichen (=) ein. Klicken Sie jetzt auf die Zelle, aus der die Schaltflächenbeschriftung kommen soll, z.B. auf die Zelle A6. Voilà, der Button übernimmt die Bezeichnung. Ab sofort können Sie einfach die Produktnamen in der grünen Produkttabelle ändern – und die Namen erscheinen auch auf den zugehörigen Knöpfen. Den hintersten Knopf ändern Sie manuell: Rechtsklick, Text bearbeiten und den gewünschten Text (zum Beispiel Parat für nächsten Kunden) in den Button schreiben. Fertig – und speichern nicht vergessen!

Die Schaltfläche (hier Produkt 4) kann die Schaltflächenbeschriftung direkt aus Zelle A9 (=$A$9) übernehmen Die Schaltfläche (hier Produkt 4) kann die Schaltflächenbeschriftung direkt aus Zelle A9 (=$A$9) übernehmen Zoom© pctipp.ch Fertig – die Bedienung des Kassensheets ist kinderleicht Fertig – die Bedienung des Kassensheets ist kinderleicht Zoom Probieren Sie es nun aus: Füllen Sie die grüne Zelle für den ursprünglichen Kassenstockbetrag aus (hier Zelle F5). Passen Sie Produktnamen und Preise in den anderen grünen Zellen an. Die Schaltflächen ändern automatisch die Bezeichnungen. Pro Produktkauf tippen oder klicken Sie nun einfach auf die zugehörigen Knöpfe. Der zu bezahlende Betrag für den aktuellen Kunden wird automatisch addiert. Tippen Sie auf Parat für nächsten Kunden, dann schreibt es die Zahlen in die Gesamtverkäufe rüber und setzt die Inhalte der gelben Zellen zurück.

Wie gesagt: Strichli machen und zeitraubendes Kopfrechnen waren gestern.

Tipp für Eilige – Sie können das File auch fertig herunterladen und an Ihre Bedürfnisse anpassen.

  • Eintrittskasse

    Freeware für Windows 10, Windows 8, Windows 7.

    Version: ; Sprache: Deutsch; Kategorie: Office
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Tags: Excel, Office

    Kommentare

    • dranreb 31.10.2017, 10.25 Uhr

      Diese Datei könnte ich sehr gut (auf dem iPad) brauchen. Habe sie auf dem PC (Win 10) via Office 2010 heruntergeladen und bearbeitet. Nun möchte ich sie auf mein iPad übertragen und bearbeiten können. Habe die Excel-App auf dem Pad und bin angemeldet. Aber auf dem Pad kommt immer die Meldung:"Nur lesen - Sie können keine Änderungen in dieser Datei speichern." und "In dieser Version von Excel können keine VBA-Makros ausgeführt werden. Direkt auf iPad vom PC-Tipp runterladen geht auch nicht, bz[...]

    • Gaby Salvisberg 31.10.2017, 11.03 Uhr

      Hallo Bernard Ich habe leider kein iPad, um das auszuprobieren. Es ist aber denkbar, dass die iOS-Version von Excel generell keine Makros kann. Falls das zutrifft, ist die Datei zumindest auf dem iPad eher nutzlos. Ah, hier steht das recht deutlich: https://answers.microsoft.com/de-de/msoffice/forum/msoffice_install-mso_imobile/office-365-excelmakros-funktionieren-nicht-auf-dem/e6ea6a77-6546-459c-81e2-00a5b67f3bd3 Die Office App auf dem iPad für Excel unterstützt keine Makros. Das Verha[...]

    • dranreb 31.10.2017, 11.19 Uhr

      Danke für die schnelle Antwort. Tja, das ist leider definitiv so. Schade.

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