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Excel: Kalendereinträge für Outlook generieren

Problem: Ich möchte für unsere Vereinsmitglieder eine Excel-Liste mit Terminen fürs nächste Jahr erstellen, die sie dann gleich in Outlook importieren können. Ist das möglich? Und wie müsste eine solche Tabelle aussehen?

von Gaby Salvisberg 06.12.2011

Lösung: Wenn die Termine in einer Outlook-gerecht aufbereiteten Excel-Tabelle stehen, ist das kein Problem. Relevant sind hierbei insbesondere die Spaltennamen.

Die Excel-Datei darf für alle drei Outlook-Versionen (2003 bis 2010) genau gleich aussehen. Erstellen Sie mit Excel eine Datei mit genau einer Tabelle (die leeren können Sie löschen) und speichern Sie sie aus Excel mit dem Dateityp «Excel 97-2003 Arbeitsmappe (.xls)». Verzichten Sie im Tabellenblatt am besten auf eine Tabellenüberschrift oder spezielle Formatierungen. Sorgen Sie dafür, dass Sie von links nach rechts exakt die folgenden Spalten haben, wobei Sie auch jene weglassen können, die für Sie nicht relevant sind:
Betreff
Beginntam
Beginntum
Endetam
Endetum
Ganztägig
ErinnerungEinAus
Erinnerungam
Erinnerungum
Beschreibung
Ort

Ein Beispieldatensatz sähe so aus; hier aus Platzgründen wieder von oben nach unten dargestellt, in Ihrer Excel-Tabelle natürlich von links nach rechts, siehe auch den Screenshot:

Betreff: Generalversammlung 2012
Beginntam: 04.02.2012
Beginntum: 14:00:00
Endet am: 04.02.2012
Endet um: 18:00:00
Ganztägig: FALSCH
ErinnerungEinAus: WAHR
Erinnerungam: 03.02.2012
Erinnerungum: 12:00:00
Beschreibung: Die GV unseres Vereins mit anschliessendem Imbiss
Ort: Restaurant Beispiel, Musterdorf, im Saal 4

Füllen Sie Ihre Excel-Tabelle mit den entsprechenden Terminen aus.

Die korrekten Spaltentitel und zwei Beispieldatensätze Die korrekten Spaltentitel und zwei Beispieldatensätze Zoom

Wichtig: Sobald Sie alles drin haben, markieren Sie in der Excel-Tabelle den Datenbereich; also z.B. die Zellen A1 bis K14, falls sie dorthin reicht. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich, gehen Sie im Kontextmenü je nach Excel-Version zu Bereich benennen oder Namen definieren und tippen Sie als Namen z.B. Kalender ein. Noch speichern, schliessen - fertig!

Geben Sie die fertige Datei nun an Ihre Vereinskollegen weiter. Der Import funktioniert in Outlook 2003 bis Outlook 2010 weitgehend gleich: Gehen Sie zu Datei/Importieren/Exportieren (in Outlook 2010: Datei/Öffnen/Importieren), wählen Sie «Aus anderen Programmen oder Dateien importieren» und klicken auf Weiter. Beim zu importierenden Dateityp greifen Sie zu «Microsoft Excel 97-2003». Wählen Sie via Durchsuchen die Datei aus und klicken dann auf Weiter. Bei «Zielordner auswählen» ein Klick auf den Kalender und auf Weiter. Im nächsten Dialog könnten Sie die Felder zuordnen. Das ist aber nicht mehr nötig, wenn Sie in der Excel-Tabelle die Spalten schon richtig benannt haben. Die Daten werden importiert.

Tipp: Wollen Sie mittels Excel andere Daten für den Outlook-Import anbieten? Exportieren Sie zuerst ein paar Datensätze des gewünschten Typs in eine Excel-Datei. So können Sie feststellen, wie die Bezeichnungen der gewünschten Spalten lauten und diese in Ihre Excel-Tabelle übernehmen. (PCtipp-Forum)

Tags: Excel, Outlook

    Kommentare

    • speedy2008 07.06.2014, 22.50 Uhr

      Bis Office 2010 klappte die Vorgehensweise. Wie ist das aber bei Office 2013? Wenn man hier auf "Importieren" geht, dann gibt's den Punkt "aus anderen Prorammen", aber in der Folge fehlt z.B. "Excel", dafür kann man nur (Dateityp) "getrennte WErte" oder "Outlook-Datendatei (pst) auswählen. Was nun? Heisst das, im neuen 2013-Office wurde diese Funktion gekillt?

    • rholz 09.06.2014, 10.04 Uhr

      Wenn Du die Excel-Arbeitsmappe als CSV-Datei speicherst, geht es dann auch nicht?

    • Michela Frigerio 31.12.2014, 15.25 Uhr

      Hallo Zusammen Gibt es eine Spaltenüberschrift die wir verwenden können, damit beim Import von einem Kalendereintrag der Termin bei "Anzeigen als" auf Frei lautet? Jetzt kommen die Termine automatisch auf Beschäftigt. Danke für Tips und liebe Grüsse Michela

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