Tipps & Tricks 19.08.2014, 06:00 Uhr

Excel-Tabelle einfach durchsuchen

Excel ist primär eine Tabellenkalkulation, übernimmt aber bei Adresslisten auch oft die Aufgabe einer kleinen Datenbank. Tipps zum Finden und Filtern von Daten in Ihrer Excel-Adressliste.
Lösung: Grundsätzlich können Sie es sich einfach machen und nach dem Öffnen der Datei einmal die Tastenkombination Ctrl+F drücken (DE-Tastaturen: Strg+F). 
Hiermit öffnet sich die Suchfunktion, in der Sie den zu findenden Text eingeben. Excel springt nach dem Drücken der Enter-Taste zum ersten Suchresultat, sofern nicht von einer voran gegangenen Aktion noch andere Daten markiert sind. Falls Sie sich mit Ctrl+F begnügen, klicken Sie eine leere Zelle an, bevor Sie die Suche starten. Falls Sie sich nur für die Zellennummern interessieren, in welchen das Suchresultat vorkommt, dann markieren Sie vor der Suche die zu durchsuchende Spalte. Klicken Sie nach der ersten Suche auf Alle suchen, dann listet es Ihnen die entsprechenden Zellen auf.
Daten per Suchfunktion finden
Für Adresslisten ist aber der Autofilter etwas bequemer. Klicken Sie den Spaltentitel der zu durchsuchenden Spalte an (z.B. «Name») und wählen unter Daten/Filter den AutoFilter bzw. Filtern. Nun erscheint ein Ausklappmenü, in welchem Sie nach verschiedensten Kriterien suchen können. Klicken Sie im Reiter Daten nach getaner Arbeit einfach wieder auf Filter löschen, damit wieder alle Datensätze erscheinen.
Sie können auch gleich die Tabellenfunktion benutzen. Wandeln Sie Ihre Liste in eine hübsch gestaltete Tabelle um, in welcher auch gleich alle Spaltentitel mit den AutoFilter-Menüs versehen sind. Markieren Sie den Bereich, der die Adressen enthält, inklusive Titel, also z.B. ab A1 bis J200, falls es sich um 200 Zeilen dreht, die bis in die Spalte J reichen. Nun gehts zu Einfügen/Tabelle. Jetzt können Sie auch hier die AutoFilter-Funktionen unter Daten/Sortieren und Filtern verwenden. Wenn die Funktionen nicht reichen, finden Sie unter Daten/Sortieren und Filtern/Erweitert vielleicht das, was Ihnen fehlt. (PCtipp-Forum)



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