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Word: Formatieren ohne Ärger

Formatieren in Word wird schnell zum Spiessrutenlauf. Mit einigen einfachen Tricks und dem richtigen Verständnis Formatieren Sie im nu wie ein Profi.

von Luca Diggelmann 13.02.2015

Machen Sie Formatierungen sichtbar

Schalten Sie Formatierungszeichen ein Schalten Sie Formatierungszeichen ein Zoom

Wenn Sie etwas formatieren wollen, sollten Sie zunächst wissen, was genau Sie vor sich haben. Aktivieren Sie deshalb beim Formatieren unbedingt die Formatierungssymbole. Sie finden diese Funktion unter «Start», direkt neben den Formatvorlagen. Mit den Formatierungssymbolen machen Sie unsichtbare Zeichen wie Leerschläge (·), geschützte Leerzeichen(°) oder Absatzmarker (¶) sichtbar. Das hilft Ihnen nicht nur dabei, doppelte Leerzeichen zu vermeiden, sondern auch, um Absätze besser zu erkennen. Warum das wichtig ist, lesen Sie im folgenden Abschnitt.

Die drei Ebenen des Formatierens

Word unterscheidet zwischen drei Ebenen der Formatierung. Wenn Sie diese drei Ebenen verstehen, ersparen Sie sich bereits einiges an Ärger. Word formatiert in Zeichen, Absätzen und Sektionen. Das heisst: Bestimmte Formatierungen sind für einzelne Zeichen gedacht, andere für Absätze und weitere für grössere Sektionen. Ein häufiger Fehler in Word ist es, Zeichenformatierungen für ganze Absätze zu verwenden. Das macht das Formatieren unnötig kompliziert und umständlich.

Beispiele für Zeichenformatierungen sind die einzelnen Schriftart-Elemente wie Fettdruck, Kursiv, Schriftart und Schriftgrösse. Diese werden von Word auf einzelne Zeichen angewendet. Wenn Sie ein Wort markieren und dieses dann Fett formatieren, wendet Word das Format auf jedes einzelne Zeichen an.

Unter Absatzformatierungen versteht man Formatierungen, die einen ganzen Absatz beeinflussen. Bestes Beispiel dafür sind die Formatvorlagen. Um mit diesen zu Formatieren, müssen Sie lediglich Ihren Cursor in einen Absatz bewegen und die Vorlage auswählen. Sofort wird die Formatvorlage auf den gesamten Absatz, also auf alles zwischen zwei Absatzsymbolen, angewandt.

Eine Sektion entsteht durch Umbrüche Eine Sektion entsteht durch Umbrüche Zoom Sektionsformatierungen sind etwas seltener und lohnen sich besonders bei längeren Dokumenten, die verschiedene Formatierungen benötigen. Ein Word-Dokument beginnt immer mit einer einzelnen Sektion. Weitere Sektionen entstehen, wenn Sie Umbrüche verwenden. Eine typische Sektionsformatierung ist die Spaltenfunktion, die eine Sektion in zweispaltigen Text umfunktioniert.

Formatieren Sie mit Absätzen

Die wohl wichtigste Ebene der drei Formatierungsebenen ist der Absatz. Mit Absätzen formatieren Sie schnell und effizient. Alles, was vor einem Absatzsymbol steht wird von Absatzformatierungen mit einem einzelnen Klick umformatiert. Das Absatzsymbol ist dabei besonders wichtig. In ihm speichert Word sämtliche Formatierungsinformationen. Wenn Sie also einen Absatz kopieren, dabei aber das Absatzsymbol vergessen, verliert der kopierte Absatz seine Formatierung.

Am besten funktioniert die Absatzformatierung mit Hilfe von Formatvorlagen. Diese finden Sie im Menü «Start». Die von Word vorgegebenen Vorlagen sind für die meisten Zwecke absolut ausreichend. Wenn Sie jedoch mehr Kontrolle über das Aussehen Ihres Dokuments haben möchten, können Sie einfach eigene Formatvorlagen erstellen. Klicken Sie dazu auf das Pfeilsymbol an der unteren rechten Ecke des Abschnitts «Formatvorlagen».

Dies öffnet das Formatvorlagen-Menü mit dem Sie eigene Vorlagen erstellen oder bestehende Vorlagen verändern können. Eine gute Variante ist es, zuerst mit normalen Word-Formatvorlagen zu arbeiten und später andere Vorlagen auszuprobieren. So erkennen Sie die Hierarchie von Titeln und Zwischentiteln einfacher.

Wenn Sie einen Absatz verändern möchten, ändern Sie die Formatvorlage oder erstellen Sie eine Neue. Überschreiben Sie nicht einfach den Absatz mit Zeichenformaten, das ist ein Garant für Formatierungsfehler und eine chaotische Darstellung. Verwenden Sie Zeichenformatierungen nur in Spezialfällen, beispielsweise zum fetten eines einzelnen Wortes. Ansonsten sind Absatzformatierungen deutlich sauberer und einfacher zu ändern.


    Kommentare

    • baer64 15.02.2015, 11.58 Uhr

      Ja, das stelle ich immer wieder fest, das viele Wordbenutzer ohne die Formatvorlagen arbeiten, dabei erleichtern die das Gestalten des Dokuments enorm. Ein wichtiges Instrument, um mit Formatvorlagen zu arbeiten, ist der Formatvorlagenbereich. Der wird nur in der Entwurfs- und der Gliederungsansicht sichtbar, wenn man ihn einschaltet. Eingeschaltet wir der ganz einfach: - Word Optionen öffnen - Unter "Erweitert" zum Abschnitt "Anzeigen" blättern - Unter "Breite der Formatvorlagenbereichs in [...]

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