PowerPoint mit Sound übermitteln

Lösung: Ihre Sounddateien sind nicht in die Präsentation eingebettet, sondern lediglich verknüpft. Dadurch kommen die Sounddateien nicht mit, wenn Sie nur die Präsentationsdatei versenden.

Standardmässig entscheidet PowerPoint aufgrund der Dateigrösse; ab 100 Kilobyte wird nicht mehr eingebettet. Sie können das bei Ihren einzelnen Sounds überprüfen: Klicken Sie in der Präsentation auf den Sound und wechseln Sie in den Reiter Soundtools bzw. Optionen. Klicken Sie im Bereich «Soundoptionen» unten rechts den unscheinbaren Dialogfeld-Starter für Soundobjekt bearbeiten an. Wenn hinter «Datei» der Text «In Präsentation enthalten» steht, ist sie eingebettet. Im anderen Fall ist der Speicherpfad zur Sounddatei zu lesen.

Sie haben jetzt verschiedene Möglichkeiten. Wollen Sie die Präsentation weitergeben, lassen Sie sie zuerst in einen Ordner kopieren: Office-Knopf/Veröffentlichen/Verpacken für CD. In den Optionen prüfen Sie, ob unter «Diese Dateien mit einbeziehen» die Option «Verknüpfte Dateien» angehakt ist. Klicken Sie auf In Ordner kopieren und wählen einen Speicherort aus. Jetzt werden alle benötigten Dateien mitkopiert. Verpacken Sie den ganzen Ordnerinhalt in ein Zip-Archiv, das Sie per E-Mail verschicken können. Wichtig: Achten Sie unbedingt auf die Dateigrösse. Es gibt Internetprovider, die nur relativ kleine Mails zulassen (z. B. maximal 5 MB). Sobald viele Bilder, Sound- oder Videodateien enthalten sind, laufen Sie Gefahr, dass die Datenmenge zu gross wird.
Sollen die Sounds zwingend eingebettet werden? Klicken Sie einen Sound an und wechseln Sie ins Register Soundtools bzw. Optionen. Stellen Sie bei den «Soundoptionen» die «Max. Sounddateigrösse (KB)» nach Ihren Wünschen ein. Es ist eine Einstellung von maximal 50'000 KB (50 MB) möglich. Auch damit wird Ihre Präsentationsdatei je nach Grösse und Anzahl der Sounds sehr gross; vielleicht zu gross für den Mailverssand.

Tipp: Ist der Mailversand an der Dateigrösse gescheitert? Lassen Sie den Kopf nicht hängen. Sie könnten sich ein kostenloses Dropbox-Konto eröffnen. Damit können Sie nicht nur persönliche Dateien für sich selbst im Web bereithalten, sondern haben auch einen Public-Ordner, über den Sie Ihren Bekannten Inhalte bereitstellen können. Es ist auch möglich, den Direktlink zu einer einzelnen Datei gezielt an eine Person zu verschicken. Eine Alternative zu Dropbox zum Zugänglichmachen grosser Dateien wäre Rapidshare. (PCtipp-Forum)