Wie man externe Partner mit Cloud-Lösungen einbindet

Mit der Notruf-Uhr hat Limmex eine revolutionäre Weltneuheit auf den Markt gebracht, die international vermarktet wird. «Wir haben von Anfang an Entwicklung und Produktion unserer Uhren ausgelagert», erzählt Damian Schwegler, bei Limmex verantwortlich für Produktion und Logistik. «Dabei arbeiten wir eng zusammen mit Partnern aus der Uhrenindustrie in Biel und aus der Elektroindustrie im Tessin.» Das stellt hohe Anforderungen an die Kommunikation. Immerhin will Limmex 2014 zwischen 15000 und 20000 seiner Notruf-Uhren herstellen. «Wir senden jeden Tag viele E-Mails, etwa um die Übergabe von Produkten zu regeln oder um die Produktion hochzufahren, wenn viele Bestellungen eingegangen sind», sagt Schwegler.

Gleichzeitig will das Startup aber nicht für die IT Sorge tragen müssen, da sie nicht zum Kerngeschäft gehört. «Zu Beginn hatten wir für die Kommunikation Google-Apps im Einsatz, als der Enterprise-Service von Google noch gratis war», berichtet Schwegler. «Dennoch hatten wir oft Kompatibilitätsprobleme.» Immer wieder liessen sich Kalendereinträge und Einladungen in Google Apps nicht mit den Microsoft-Outlook-Lösungen der Partner synchronisieren. «Zudem lassen sich die Rechte für E-Mail-Boxen und Dateiablagen in Google-Apps nur schwer organisationsübergreifend verwalten.»

Als Limmex stark wuchs, nahm auch die Kommunikation mit externen Partnern enorm zu. Gefragt war eine Lösung, die E-Mail und Kalender einfach zur Verfügung stellt und mit der sich Dokumente extern teilen lassen. So wandte sich Limmex im Sommer 2013 an den Microsoft-Partner Swisscom. Nach einer Analyse empfahl Ezio Tauriello, Solution Consultant bei Swisscom, die Cloud-Lösung Microsoft Office 365 von Swisscom: «Office 365 umfasst Exchange Online für E-Mail, SharePoint Online für Dokumenten- tausch sowie Lync Online für Telefon- und Videokonferenzen – das passt ideal zu Limmex.» Da es eine Cloud-Lösung ist, muss das Startup weder in Hard- und Software investieren noch die Lösung selbst betreiben.

Zuvor wurden die Anforderungen an den Datenschutz geklärt. «Microsoft erfüllt mit der Einhaltung von Swiss Safe Harbor und den EU Model Clauses hohe Datenschutzstandards für Office 365 und garantiert höchste Verfügbarkeit mit ihren geo-redundanten Rechenzentren in Europa, die ISO-zertifiziert sind», so Andreas Schmid, Senior Product Manager bei Swisscom. Darüber hinaus erhalten Swisscom-Kunden einen Office 365- Vertrag nach Schweizer Recht (Gerichtstand Schweiz), der zusätzlich über ein Data Processing Agreement mit Microsoft abgesichert ist. Schliesslich wählte Limmex das Microsoft-Office-365-Midsize-Paket von Swisscom, das eine Desktop-Version des jeweils aktuellsten Office Professional Plus enthält. Das Paket bietet einen First- und Second-Level-Support von einem lokalen Team der Swisscom. Limmex kann Nutzer selbstständig hinzuschalten und abmelden – abgerechnet wird tagesgenau.

Die Migration von Google Apps zu Office 365 war mit dem Swisscom-Ingenieur in einer Woche abgeschlossen. «Heute arbeiten wir dank Office 365 mit einer Kommunikationslösung, mit der wir unsere externen Partner einwandfrei einbinden können – und das zu einem attraktiven Preis», resümiert Schwegler. Für den Dokumententausch hat Limmex mehrere 100 GByte Speicherplatz in OneDrive for Business gebucht und interne Sites in SharePoint Online aufgebaut.

«Mit Office 365 kann ich auch von jedem Gerät und beliebigem Betriebssystem aus auf meine Daten zugreifen und dort weiterarbeiten, wo ich zuletzt aufgehört habe», sagt Schwegler. Das funktioniert mit den Android- und iPhone-Geräten der Mitarbeiter einwandfrei. Ebenso wird Lync Online oft für Konferenzen genutzt und mit Desktop-Sharing ergänzt, um etwa technische Skizzen zu besprechen. «Der Austausch über Lync Online spart uns viel Zeit und vielleicht sogar die ein oder andere Dienstreise.»