Tipps & Tricks 06.01.2003, 12:45 Uhr

Accessdatenbank als Outlookadressbuch

Kann man eine MDB als Adressbuch/Kontakteordner in Outlook öffnen/verknüpfen, damit mehrere darauf zugreifen können?
Eine bestehende Access-Datenbank können Sie in Outlook importieren, aber nicht verknüpfen. Hingegen ist der umgekehrte Weg möglich: Einen Outlook-Kontakteordner mit einer Access-Datenbank so zu verknüpfen, dass in beiden Programmen Änderungen vorgenommen werden können, die dann jeweils im anderen Programm aktualisiert werden. Die Freigabe eines Ordners, damit mehrere Personen auf diesen Ordner zugreifen können, ist im Outlook möglich.
Importieren Sie zuerst die Datenbank in Outlook ("Datei/Importieren/Exportieren"). Beachten Sie dabei, dass Sie die Felder richtig zuordnen. Diesen neu erstellten Kontakteordner können Sie dann freigeben (öffnen Sie den Ordner, dann gehen Sie ins Menü "Datei/Freigeben/Diesen Ordner..."). Der Assistent führt Sie dann Schritt für Schritt durch den Freigabeprozess. Im Grunde müssen Sie nur die Adressen der Personen angeben, die diesen Ordner abonnieren sollen. Für jedes Mitglied können Sie auch festlegen, ob er/sie die Kontakte nur lesen darf, oder auch Änderungen vornehmen darf.
Das gemeinsame Nutzen des Ordners funktioniert so, dass E-Mails mit Ordnerinhalten an die einzelnen Mitglieder verschickt werden. Bei ihnen erscheint dann der freigegebene Ordner in deren Outlook, und jedesmal, wenn Sie Änderungen an dem Ordner vornehmen, werden automatisch E-Mails erstellt, die diese Änderungen enthalten. So werden die einzelnen Ordner der Mitglieder miteinander verknüpft.



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