Windows & PowerPoint: Keine Panik im Sitzungszimmer

Nicht immer haben Sie Gelegenheit, die Ausrüstung schon vor einer PowerPoint-Präsentation am Ort des beabsichtigten Geschehens zu testen. Man präsentiert ja oft nicht in der eigenen Stube oder Firma, sondern bei einem Kunden oder in einem Vorlesungssaal. So passiert es nicht selten, dass es im Publikum zu einem munteren Raunen kommt, während der Präsentator (also Sie!) versucht, seinen Windows-Laptop, PowerPoint und den Beamer in Einklang zu bringen.

Schon bei der Vorbereitung kann einiges schiefgehen. 

Eigenes Material: Bringen Sie wenn immer möglich Ihren eigenen Laptop mit oder leihen Sie sich einen, auf dem Sie die Präsentation bei sich zuhause einmal für sich durchspielen. So merken Sie rechtzeitig, ob allenfalls eine eingebettete Datei fehlt, etwa ein Bild oder eine Schriftart. 

Testen: Falls Sie kein eigenes Notebook mitnehmen können, speichern Sie alle zur Präsentation gehörenden Dateien in einen Ordner auf einen USB-Stick. Wandern Sie damit jetzt zu einem Kollegen und spielen Sie die Präsentation auf dessen PC ab. Wenn alle Folien fehlerfrei durchlaufen, können Sie für Ihren Präsentationsbesuch den USB-Stick mitnehmen.

Vorher fragen: Fragen Sie beim Verantwortlichen des Sitzungszimmers oder Lesesaals vorher, über welche Anschlüsse der Beamer verfügt, ob Kabel da sind und – im Idealfall – welches die Auflösung des Beamers ist. Falls jemand Ihnen ein Notebook leihen muss, fragen Sie am besten nach einem mit derselben PowerPoint-Version – und wenn Sie Windows-Benutzer sind, dann fragen Sie nach einem Gerät mit Windows.

Zeigegerät: Falls Sie ein Zeigegerät für Leinwände (z.B. einen Laserpointer) brauchen, fragen Sie, ob ein solches vorhanden ist. Noch besser: Nehmen Sie Ihren eigenen mit. Es gibt scheints auch immer noch Funkmäuse mit integriertem Laserpointer zu kaufen.

Webseiten speichern: Manchmal müssen während einer Präsentation auch Webseiten aufgerufen werden. Setzen Sie einen Link zu diesen am besten direkt in die Präsentation. Alternativ bereiten Sie die Links in Ihrem Präsentations-Ordner vor. Ziehen Sie hierfür die Adressen einfach per Maus aus dem Browserfenster (packen Sie diese am Symbol vor https/http) und lassen Sie die den Link in Ihrem Präsentations-Ordner fallen. Es entsteht eine Link-Datei, die beim Doppelklick die angegebene Webseite im Standardbrowser öffet. Achtung: Wenn Sie die Links auf diese Weise unter Windows erstellen, dann wird ein anderes Betriebssystem (etwa Linux oder Mac) mit den Link-Files nicht viel anfangen können.

Stöpseln Sie den Beamer mit dem richtigen Kabel an den richtigen Anschluss Ihres Notebooks. Dann gehen die Probleme (vielleicht) erst los. Das muss nicht sein.

Beamer auf den Anschluss umstellen: Manchmal erscheint das Bild nicht sofort, obwohl der Beamer eingeschaltet ist. Einige Beamer merken, an welchem Anschluss ein Laptop eingestöpselt wurde und schalten automatisch um. Sollte das ein Beamer nicht tun, müssen Sie die Umschaltung selbst an diesem vornehmen – oder jemanden darum bitten.

Bild nur blau: Ist es das gleiche Blau wie jenes Ihres Desktops? Dann hat Windows wahrscheinlich den Desktop auf diesen erweitert. Sollte der Beamer eine deutlich schlechtere Auflösung als Ihr Notebook haben, kann es übrigens sein, dass die Taskleiste nicht sichtbar ist.

Maustest: Weil der Beamer eine Erweiterung Ihres eigenen Desktops ist, bilden die beiden zusammen quasi einen Desktop. Fahren Sie einfach mal per Maus links oder rechts aus Ihrem eigenen Desktop raus. Der Mauszeiger sollte in einem der Fälle von Ihrem Desktop verschwinden und auf dem Beamer auftauchen. Sie können nun jedes Fenster per Maus auf diese Weise auf den Beamer ziehen.

Nützlicher Doppelklick: Sobald Sie ein Fenster auf die Beameranzeige gezogen haben, können Sie es per Doppellick auf die Titelleiste aufs Vollbild vergrössern. Das kann nützlich sein, wenn Sie ein Browserfenster oder ähnliches zeigen wollen.

Der Superknopf: Wenn Sie nicht sicher sind, ob der externe Monitor oder Beamer von Windows erkannt wurde, drücken Sie die Tastenkombination Windowstaste+P. Das klappt bei jeder Windows-Version und blendet sofort eine einfach anzuklickende Monitor-Auswahl ein. Wählen Sie hier einfach, ob der Bildschirm geklont oder der Desktop erweitert werden soll.

Bildschirmauflösung: Wenn Sie nicht sicher sind, was die Auflösung und Position der Monitore betrifft, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle auf Ihrem Desktop. Unter Windows 10 gehen Sie zu Anzeigeeinstellungen, unter Windows 7 zu Bildschirmauflösung. Mit Identifizieren blendet Windows auf beiden Bildschirmen eine Ziffer ein. So sehen Sie, welcher Monitor in den Augen von Windows rechts oder links des anderen steht. Sie können die beiden auch ganz einfach per Maus vertauschen. Unter Windows 10 rufen Sie mit einem Klick auf Erweiterte Anzeigeeinstellungen noch die Auflösungsdetails auf.

Ein paar Dinge müssen Sie auch über PowerPoint unbedingt wissen, damit alles klappt.

Dateiformate: Das Standarddateiformat bei PowerPoint-Dateien ist *.pptx. Wenn Sie eine solche Datei doppelklicken, öffnet sie sich normalerweise im Bearbeitungsmodus in PowerPoint. Um die Vollbild-Präsentation zu starten, müssten Sie dann nochmals in der unteren Leiste aufs Präsentationssymbol klicken. Es gibt aber noch ein zweites Dateiformat: *.ppsx. Wenn Sie via Datei/Speichern unter eine Präsentation in diesem Format speichern, dann erhalten Sie eine Datei, die sich beim Doppelklick sofort im Präsentationsmodus meldet.

Rechtsklick: Aber Sie können aus dem Windows-Explorer heraus auch eine *.pptx-Datei direkt als Vollbild-Präsentation starten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei. Benutzen Sie im Kontextmenü den Befehl Einblenden, schon öffnet sich die Präsentation direkt mit der ersten Folie im Vollbild.

Monitorwahl: Wenn PowerPoint eine Präsentation direkt im Präsentationsmodus öffnet, dann blendet es diese sehr oft schon automatisch auf dem externen Bildschirm ein. Falls es der falsche ist, greifen Sie wieder zu Windowstaste+P. 

Referentenansicht: Nackenschmerzen sind blöd. Die könnten Sie aber bekommen, wenn Sie selbst dauernd hinter sich auf die Leinwand schauen müssen, welche Folie da gerade zu sehen ist. Benutzen Sie nach Rechtsklick auf eine der Folien die Referentenansicht. Falls Ihr Notebook vor Ihnen steht, sehen Sie dann ebenfalls eine Abbildung der Folie. Plus noch weitere Informationen, die Ihnen beim Vortrag helfen könnten. (PCtipp-Forum)