So schlagen sich KMU durch den Lizenzdschungel

Gerade wurde Comsoft direct mit dem Partner of the Year-Award im Bereich Licensing und Software Asset Management (SAM) von Microsoft ausgezeichnet. Roger Limacher, Teamleader Software Asset Management von Comsoft direct, erklärt im Interview aus seiner praktischen Erfahrung, warum und wie IT-Assets aktiv gemanagt werden sollten.
Software Asset Management, kurz SAM, wird häufig als Thema angesehen, an dem vor allem Softwarehersteller und Lizenzinhaber grosses Interesse haben. Warum sollte sich ein Anwenderunternehmen damit beschäftigen?
Roger Limacher: Viele Unternehmen haben sich nicht ausreichend mit den Lizenzbestimmungen für die Software, die sie einsetzen, beschäftigt, was oftmals zu inkorrekter Lizenzierung führt. Software Asset Management schafft Transparenz über die eingesetzte Hard- und Software. Es vereinfacht die Finanzplanung und sorgt zudem für rechtliche Sicherheit. Wir machen die Erfahrung, dass Unternehmen ab etwa 150 PCs sich des Software Asset Managements annehmen. Besonders bei grösseren Unternehmen besteht die Gefahr, aufgrund der Komplexität den Durchblick im Lizenzdschungel zu verlieren. Aber auch bei kleineren Organisationen wächst das Interesse.
Kurz zur Begriffsklärung: Gibt es für den Anwender einen grundlegenden Unterschied zwischen Lizenz- und Software Asset Management?
Das Lizenzmanagement ist nur ein Teil des Software Asset Managements. Professionelles SAM umfasst den gesamten Prozess um Software und Lizenzen herum, von der Beschaffung über den Roll-out, die Installation auf der passenden Hardware, das Management der Lizenzverträge und ein richtiges Lifecycle-Management der Software bis zum Ende ihres Einsatzes oder des entsprechenden Upgrades.
Wo liegen Schwächen in kleinen und mittleren Unternehmen beim Software Asset Management? Wo werden am häufigsten Fehler gemacht?
Bei vielen Unternehmen bleibt das Software Asset Management auf der Strecke, weil oftmals das Bewusstsein fehlt, dass sie ihre Software-Assets aktiv managen sollten. Für uns gehören folgende vier Pfeiler zu gutem Software Asset Management dazu: Sie brauchen interne Richtlinien für den Einsatz von Software, eine prozessoptimierte Inventarisierung der IT-Assets, ein Lizenzmanagement mit Controlling und eine Kostenbedarfsplanung.
Gerade in Unternehmen, bei denen Beschaffung von Software und IT-Betrieb getrennt sind, brauchen Sie eine Verknüpfung der Bereiche für ein Software Asset Management. Virtualisierung, Cloud- und Mobile-Computing erschweren eine korrekte Lizenzierung. Ein Server ist leicht mal virtualisiert – aber hat sich der zuständige IT-Mitarbeiter dann auch über die Lizenzbestimmungen Gedanken gemacht und geprüft, ob er das auch darf? Genau bei solchen Aufgaben oder bei der Migration auf eine neue Version treten schnell Probleme auf. SAM hilft, diese Probleme möglichst nicht entstehen zu lassen und auf jeden Fall schnell zu beheben.
Wie gehen Sie denn konkret bei einem SAM-Projekt vor?
Wir setzen bei SAM-Projekten zunächst eine Software ein, die uns bei der Inventarisierung unterstützt. Die gesammelten Daten ergänzen wir mit Informationen von der Lizenzbeschaffung und erstellen daraus ein Reporting, das wir eingehend mit unserem Kunden besprechen. Bei grösseren Unternehmen können da schon mal Daten von mehr als 2500 Softwareprodukten zusammenkommen. Wir helfen unseren Kunden dann, ihre Installationen zu planen sowie rechtlich abzusichern, und unterstützen sie frühzeitig bei der Migration auf neue Systeme.
Lizenzen gelten für viele als unbeliebtes Thema, weil es sehr trocken und komplex ist. Wie schaffen Sie es, dass Ihre Mannschaft in diesem Thema fit ist und bleibt?
Wir investieren in hohem Masse in Trainings und Zertifizierungen unserer Mitarbeiter. Die Bestimmungen werden ständig geändert. Wir müssen am Ball bleiben und uns fortlaufend weiterbilden. Mit diesem Know-how schaffen wir einen Mehrwert für unsere Kunden. Das macht Spass und motiviert, immer gut informiert zu bleiben.
Haben Sie noch einen praktischen Tipp zum Software Asset Management?
Ja, den License Compliance Check (LCC) von Comsoft. Damit bekommt der Kunde rasch eine Gegenüberstellung der gekauften Lizenzen und der Installationen auf den Clients. Zudem ist dies der ideale Einstieg in einen kontiniuierlichen Prozess eines Software Asset Managements.
Wer sich erst einmal nur einen rudimentären Überblick über seine IT-Assets, über seine eingesetzte Microsoft-Software verschaffen will, kann den mit dem Microsoft Assessment and Planning Toolkit bekommen. Das Tool selbst ist kostenlos und meldet auch keine Daten an Microsoft.