Office: im Express-Tempo zur Präsentation

So bekommen Sie Ihre Notizen am schnellsten in eine gut geordnete PowerPoint-Präsentation hinein.

von Gaby Salvisberg 24.07.2018

In Ihrem Postfach landet eine Mail Ihrer Chefin: «Deine Vorschläge für die Sitzung in zehn Minuten bräuchten wir als PowerPoint. Geht das?». Kein Grund zur Panik, denn das geht tipptopp, sofern Sie Word und PowerPoint haben. Viel mehr als Stichwörter sollten in einer Präsentation eh nicht drinstehen; die Leute sollen ja Ihnen zuhören und nicht in den Folien herumlesen.

Erst bemühen Sie Microsoft Word. Vielleicht haben Sie Ihre Notizen ohnehin schon in einer Word-Datei abgelegt. Tippen Sie in Word die Themen und Unterthemen der einzelnen Folien untereinander ein. Achten Sie auf die Reihenfolge. Schalten Sie via Ansicht auf Gliederung um.

Tippen Sie die wichtigsten Punkte in Word untereinander ein Tippen Sie die wichtigsten Punkte in Word untereinander ein Zoom© pctipp.ch

Gliedern: Sie müssen nun zwingend jeden dieser Punkte entweder etwas nach links schieben (für Ebene 1) oder etwas nach rechts (Ebene 2). Es gäbe noch mehr Ebenen, aber zwei reichen meistens. Aus «Ebene 1» werden später Folientitel, aus «Ebene 2» werden Unterpunkte dieser Folien.

In der Gliederungsansicht weisen Sie jedem Folientitel die Ebene 1 zu und den Unterpunkten die Ebene 2 In der Gliederungsansicht weisen Sie jedem Folientitel die Ebene 1 zu und den Unterpunkten die Ebene 2 Zoom© pctipp.ch

Jeder Ihrer hier aufgelisteten Punkte muss zum Schluss einen grösseren grauen Punkt (mit einem Plus oder Minus) haben. Jene mit einem kleinen Punkt sind nicht zugeordnet; und dies, auch wenn Sie die einzelnen Zeilen mit Formatvorlagen versehen haben. Sie müssen die Gliederungsansicht verwenden.

Fertig gegliedert. Ab ins PowerPoint damit! Fertig gegliedert. Ab ins PowerPoint damit! Zoom© pctipp.ch

Ist das erledigt, speichern und – wichtig! – schliessen Sie die Datei. 

Öffnen Sie PowerPoint und wählen Sie eine Folienvorlage aus. Entweder gehen Sie direkt im Reiter Start via Neue Folie zu Folien aus Gliederung, alternativ finden Sie auch im Reiter Einfügen zum gesuchten Befehl; wählen Sie dort Folien/Neue Folie/Folien aus Gliederung

Lassen Sie PowerPoint die in Word gespeicherte Gliederung importieren Lassen Sie PowerPoint die in Word gespeicherte Gliederung importieren Zoom© pctipp.ch

Verfüttern Sie Ihrem PowerPoint die Word-Datei, schon importiert es den Aufbau direkt aus der Gliederung. Jetzt können Sie die leere Titelfolie löschen, der ersten Folie via Rechtsklick und Layout das Format der Titelfolie verpassen und die einzelnen Folien noch fertig anpassen.

Voilà – Ihre Express-Präsentation ist fertig Voilà – Ihre Express-Präsentation ist fertig Zoom© pctipp.ch

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