Tipps & Tricks 07.05.2018, 06:00 Uhr

Outlook-Serientermin: nur zukünftige Termine ändern

Wiederkehrende Termine sind recht einfach zu erfassen. Aber wie ändert man einen Serientermin, ohne auch die vergangenen Termine zu tangieren?
Ein Serientermin ist in Outlook grundsätzlich schnell erfasst: Start/Neue Elemente/Termin, die Infos hineinschreiben – und bei den Optionen den Serientyp wunschgemäss einstellen.
In unserem Leben ist aber nicht vieles in Stein gemeisselt. Daher muss man gelegentlich einen einzelnen Termin aus der Terminserie ändern. Und manchmal verschiebt sich eine wöchentliche Besprechung sogar dauerhaft auf einen neuen regelmässigen Zeitpunkt. Und spätestens hier wirds heikel, denn Outlook betreibt hier ein wenig «Geschichtsfälschung».
Darum hier einige Tipps zum Umgang mit Serienterminen:
Einzelnen Termin ändern: Sie können ohne Probleme einen einzelnen Termin aus einer Serie ändern. Das tangiert den Rest der Serie nicht. Ziehen Sie den zu verschiebenden Termin per Maus an die gewünschte Stelle im Kalender. Outlook wird Sie auf die Terminserie aufmerksam machen und Sie fragen, ob Sie nur dieses Datum ändern wollen. Wählen Sie «nur diesen» und passen Sie ihn entsprechend an. So weit, so einfach.
Ganze Terminserie ändern: Auch das geht noch einigermassen, ist allerdings nicht so offensichtlich. Doppelklicken Sie einen Termin aus Ihrer Terminserie. Wählen Sie bei der Rückfrage Die ganze Serie. Klicken Sie nun im Reiter Terminserie auf Optionen und wählen Sie wieder den Serientyp. Hier haben Sie nicht nur Kalenderdaten oder Wochentage zur Verfügung. Es gibt auch Optionen wie den «ersten Arbeitstag alle 1 Monate». Passen Sie diese Infos an, klicken Sie auf OK und ändern Sie gegebenenfalls noch den Text. Noch bei Aktionen auf Speichern & Schliessen klicken, wird die Serie angepasst.
Hier kommen gleich zwei Pferdefüsse: 
Erstens: Wenn Sie eine Terminserie bearbeiten, ändern sich nicht nur die zukünftigen, sondern auch die bereits durchgeführten Termine! Das ist oft nicht erwünscht, denn vielleicht müssen Sie ja einmal nachsehen, wann welche Besprechungen stattgefunden haben. Outlook verfälscht diese Informationen also nachträglich.
Zweitens: Das gilt nicht nur für die serientreuen Termine, sondern auch für jene, die Sie individuell angepasst haben. Auch die werden wieder in die regelmässige Reihe zurückverschoben. Sie müssen also jene Termine, die aus der Reihe tanzen, wieder neu setzen.
Beim Ändern einer Terminserie werden auch einzeln manuell verschobene Termine geändert; zusätzlich zu allen vergangenen Terminen aus dieser Serie
Ändern ohne vergangene zu ändern? Hier müssen Sie tricksen. Und es klappt leider nur halb. Öffnen Sie die Woche, in welcher der letzte solche Termin nach altem Schema stattfindet. Ziehen Sie jenen Termin mit gedrückter rechter Maustaste an den gewünschten Tag in die gewünschte Zeit der neuen Serie. Es geht auch die Ctrl-Taste und die linke Maustaste. Nun wichtig: Wählen Sie Kopie erstellen
Passen Sie Beginn- und Enddatum an
Doppelklicken Sie die Kopie, passen Sie allfällige Texte an und stellen Sie unter Optionen/Serientyp die neuen Termine ein. Wählen Sie als Startdatum das erste Datum, an dem die neuen Zeiten der Besprechnung gelten. Speichern Sie die neue Terminserie.
Doppelklicken Sie die alte Variante der Terminserie, bearbeiten Sie wieder die ganze Serie und setzen Sie dort ein Enddatum. Damit bleiben zumindest jene alten Termine erhalten, die nicht manuell verschoben wurden. Ein Setzen eines Enddatums tangiert aber weiterhin die einzeln verschobenen Termine. Hierfür bleibt nur: Kopieren Sie die alten Termine, die Sie im Kalender behalten möchten, von Hand. (PCtipp-Forum)



Kommentare
Avatar
Gaby Salvisberg
09.05.2018
Hallo brosch Das stammt offentlichtlich aus einem online irgendwo gefundenen Artikel. Könnten wir noch die Quelle haben? Herzliche Grüsse Gaby

Avatar
karnickel
10.05.2018
Also ich hatte dies immer ganz pragmatisch gelöst. Man kann die Serien ja auch begrenzen. Die alte Serie also auf den letzten Tag terminiert und allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern eine Aktualisierung gesendet. Im Textkörper habe ich dann jeweils als Grund hingeschrieben, dass nun mit dem nächsten Treffen beispielsweise der Wochentag ändere. Den Beginn der Folgeserie dann so gesetzt, dass sich die beiden Reihen auf keinen Fall überschneiden und wiederum dies mit ein paar Worten dokumentiert. Am besten bereitet man sich diese "Mails" so vor, überprüft stichprobenartig die Serien im eigenen Kalender und sendet erst am Schluss die zwei (manchmal auch drei) Aktualisierungen/Einladungen fast gleichzeitig ab. Auf diese Weise haben alle Empfängerinnen und Empfänger die Möglichkeit, sich alles zeitnah anzuschauen und erkennen so eher für sich selber, dass alles passt. Nachteil dieser Methode ist das Aktualisieren der Terminreihe mit den vergangenen Veranstaltungen. Waren dort einzelne geändert oder gar abgesagt worden, werden diese nun mit der Aktualisierung reaktiviert. Dies hatte jedoch selten jemand gestört. Dem konnte man vorbeugen, indem die Serien niemals ohne Ende angelegt worden waren. Z.B. Serie von Anfang Januar bis vor Ostern, von nach Ostern bis vielleicht vor der Ferienzeit usw. Perfektionisten verschicken die neue Serie mit Vermerk zum Umzug des Wochentages sowieso vorab und sagen die alte hinterher ab. Denn sie befürchten, dass nach Freiwerden einzelner Termine sowieso niemand mehr Zeit für was Zusätzliches haben könnten. ;)