Farben im Outlook XP

Sind im Outlook-Kalender recht viele Termine eingetragen, dann wird es schnell schwer, die Übersicht zu behalten. Im Outlook XP wurde daher eine neue Funktion eingeführt: die Möglichkeit, Termine mit verschiedenen Farben zu kennzeichnen. So können Sie auf einen Blick sehen, welche Termine privat und welche geschäftlich sind. So, wie die Farben auf dem Bildschirm angezeigt werden, werden sie auch ausgedruckt.

Um Termine zu färben, haben Sie drei Möglichkeiten, die anhand von vier Beispielterminen erklärt werden.

Variante 1: Sie markieren den Termin und klicken in der Symbolleiste auf das Symbol "Kalenderfarben". Sie können aus mehreren Standard-Farben auswählen.

Der geschäftliche Termin "Meeting" ist nun blau unterlegt.

Statt auf das Symbol können Sie auch mit der rechten Maustaste auf den Termin klicken und aus dem Kontextmenü die "Beschriftung" auswählen.

Für den privaten Zahnarzttermin gibt es noch eine weitere Farbe, so dass der Kalender jetzt schon etwas bunter aussieht.

Variante 2: Sie öffnen den Termin und wählen die Beschriftung direkt im Termin aus.

Wenn Ihnen die Standard-Beschriftungen nicht zusagen, dann können Sie diese auch ändern. Klicken Sie auf das Symbol "Kalenderfarben" und wählen Sie dann "Beschriftung bearbeiten...". Die vorgegebenen Farben können Sie nicht ändern, auch die maximale Anzahl der Beschriftungen nicht, jedoch können Sie jeder Farbe eine eigene Beschriftung zuordnen.

Für unser Beispiel benötigen wir noch die Beschriftung "TV-Sendung", die wir statt des Telefonanrufs verwenden.

[1]Variante 3 ist etwas komplizierter. Termine, in denen ein oder mehrere Felder gleich sind, können Sie auch automatisch beschriften lassen. Beispielsweise können Sie Terminen einer bestimmten Kategorie ein und dieselbe Farbe verleihen, ohne jeden Termin einzeln bearbeiten zu müssen. Für unser Beispiel haben wir aus dem TV Movie Clickfinder einen Termin für eine Sendung im SF 1 erstellen lassen.

Der Termin gehört zur Kategorie "TV". Nun soll allen Terminen dieser Kategorie automatisch die Farbe Gelb zugewiesen werden. Klicken Sie dazu wieder auf das Symbol "Kalenderfarben" und wählen Sie "Autom. Formatierung..." aus.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um eine neue automatische Formatierung erstellen. Unter "Name" tragen Sie den Namen der Formatierung ein, in unserem Fall ist es die "TV-Sendung". Als "Beschriftung" wählen Sie die gelbe "TV-Sendung".

Nun müssen Sie die Bedingung angeben, unter der ein Termin gelb gefärbt werden soll. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche "Bedingung...". Um eine bestimmte Kategorie als Bedingung auszusuchen, wählen Sie das Register "Weitere Optionen". Hier tragen Sie im Feld "Kategorie" ein: "TV".

Fortgeschrittene Benutzer können auch die erweiterten Optionen benutzen - bspw. "Kategorie enthält TV". In den erweiterten Optionen können alle Terminfelder ausgewählt und direkt einem Kriterium zugeordnet werden. So können auch mehrere Kriterien für eine Bedingung festgelegt werden.

Haben Sie die Kategorie ausgewählt, klicken Sie alle Dialogfenster mit "OK" weg. Die Fernsehsendung ist nun gelb gefärbt. Kommen weitere TV-Sendungen hinzu, werden diese ebenfalls dann automatisch gelb unterlegt angezeigt.

Unsere vier Termine haben nun vier verschiedene Farben:

Hinweis: Wenn Sie einen automatisch gefärbten Termin öffnen, dann lautet dennoch seine Beschriftung: "Keine". Sie können für den Einzelfall automatisch gefärbte Termine mit anderen Farben bzw. Beschriftungen überschreiben.

So können Sie also auch Termine, die mit der Kategorie "Privat" versehen sind, automatisch mit einer bestimmten Farbe kennzeichnen.