Tipps & Tricks
30.12.2004, 16:30 Uhr
Excel: Kostenstelle in Spalte nur einmal anzeigen
Ich habe eine Excel-Tabelle mit 3 Spalten. In der ersten Spalte hat es verschiedene Kostenstellen (Nummern). Für jede Kostenstelle gibt es Betragslimiten (Spalte 2) und Benutzer der Betragslimiten (Spalte 3). Ich möchte nun die erste Spalte so filtern, dass jede Kostenstelle nur einmal vorkommt, die verschiedenen Betragslimiten und Benutzer jedoch alle, neben der dazugehörigen Kostenstelle, aufgelistet werden.
Es gibt einen kleinen Trick, mit dem man eine solche Anzeige bewerkstelligen kann. Dabei wird die "Bedingte Formatierung" von Excel verwendet, um die Farbe der Schrift in der Zelle zu verändern.
Sie tragen ganz normal Ihre Kostenstellen, Limiten und Benutzer ein und sortieren die Tabelle nach Kostenstelle. Sie haben also nun alle Benutzer, die zu derselben Kostenstelle gehören, untereinander stehen.
Wir gehen der Einfachheit halber einmal davon aus, dass Ihre Tabelle mit Zelle A1 beginnt. In Zelle A1 steht die Überschrift "Kostenstelle". Die Nummern der Kostenstellen beginnen in Zelle A2. Diese Zelle aktivieren Sie. Als nächstes wählen Sie "Format/Bedingte Formatierung..." und geben als Bedingung ein:
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Format" und wählen Sie als Schriftfarbe "Weiss".
Bestätigen Sie mit "OK" und dann noch einmal "OK".
Diese Formatierung ruft keine Veränderung in Zelle A2 hervor, denn in Zelle A2 ist die Bedingung noch nicht erfüllt. Das ist erst ab Zelle A3 der Fall. Deshalb müssen Sie nun die Bedingung noch auf die restlichen Zellen der Spalte A übertragen.
Da Sie verschiedene Kostenstellen haben, können wir diese Formatierung nun nicht einfach mit "AutoAusfüllen" für alle Zellen in Spalte A herunterziehen. Gehen Sie statt dessen folgendermassen vor:
Kopieren Sie Zelle A2, markieren Sie alle anderen Zellen ausser A2, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Zellen und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Inhalte einfügen..." und haken Sie dann an: "Formate".
Bestätigen Sie mit "OK", und wie von Geisterhand verschwinden alle doppelten Kostenstellen:
Wenn Sie die Zellen markieren, sehen Sie, dass der Text immer noch da ist, der Text aber nun mit weisser Schrift auf weissem Hintergrund dargestellt wird:
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