Tipps & Tricks 21.01.2009, 16:38 Uhr

Word: Serienbrief übernimmt Stunden aus Excel falsch

Problem: In meiner Exceltabelle stehen Ferienguthaben in Stunden und Minuten, die ich in einen Word-Serienbrief einfügen möchte. Leider übernimmt Word die Zahlen nicht korrekt: Aus 0:00 im Excel macht Word 0:01, aus 200:00 wird 200:01, aus 200:50 wird ebenfalls 200:01. Vermutlich muss ich bei den Feldfunktionen (Mergefield) etwas eingeben, damit die Stunden korrekt dargestellt werden; aber was bloss?
Lösung: Prüfen Sie zuerst, ob das Feldformat stimmt. Klicken Sie in Ihrem Serienbrief ins Datumsfeld und drücken Sie Alt+F9, um die Feldfunktionen anzuzeigen. Falls hinter dem Feldnamen (in "" Anführungszeichen) nichts steht, fügen Sie dahinter ein Leerzeichen ein sowie das Format \@ "HH:mm", siehe Screenshot:
Wenn der Fehler trotz korrektem Feldformat vorhanden ist, gehen Sie übers Menü Extras/Optionen zum Register Allgemein. Setzen Sie dort den Haken bei der Option «Konvertierung beim Öffnen bestätigen».
Zahlen- oder Formatierungsfehler werden dank der «DDE»-Methode oft verhindert
Hängen Sie nun Ihre Excel-Mappe frisch als Datenquelle an: Zuerst gehts in Word zu Extras/Briefe und Sendungen/Seriendruck-Symbolleiste einblenden. Klicken Sie aufs erste Symbol für «Hauptdokumentsetup». Wählen Sie «Normales Word-Dokument» und klicken auf OK. Die Seriendrucksymbole werden grau. Klicken Sie aufs zweite Icon, um die Datenquelle zu öffnen.
Wählen Sie Ihre Excel-Tabelle nochmals aus. Jetzt, da Sie die Tabelle neu verbinden, erscheint ein Fenster, in dem Sie die Datenquelle bestätigen müssen. Wählen Sie hier die DDE-Methode aus, siehe Screenshot. So sollten die Daten 1:1 übernommen werden. (PCtipp-Forum)


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