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Word: Einmal eingeben, mehrmals nutzen

In Ihrem Dokument möchten Sie z.B. zwei lange Kunden- und Vertragsnummern nur einmal eingeben, um sie aber automatisch an mehreren Stellen im Dokument zu wiederholen.

von Gaby Salvisberg 05.12.2013 (Letztes Update: 15.11.2019)

Die Kurzfassung der Lösung: Setzen Sie den Begriff am Ort der ersten Eingabe in eine Textmarke oder zuerst in ein «Ask»-Feld, dann in eine Textmarke. Diese können Sie dann an anderen Stellen im Dokument referenzieren. Wir zeigen es am Beispiel von Word 2019. In anderen Word-Versionen funktioniert das sehr ähnlich.

Zuerst zeigen wir die Lösung in einem normalen Dokument, auf der nächsten Seite gibts einen Tipp, wie Sie das auch in eine Vorlage bekommen.

Schritt für Schritt 

Fürs Einzeldokument geht es so am schnellsten: Nehmen wir an, Sie hätten im Briefkopf eine Kundennummer und im Betreff eine Vertragsnummer. Beide kommen später im Dokument an festgelegten Stellen noch je ein- oder zweimal vor. Deshalb wollen Sie diese nicht erneut eintippen. 

Markieren Sie die das erste Vorkommnis, also beispielsweise die erste Kundennummer. Wechseln Sie zum Reiter Einfügen und greifen im Bereich Links zu Textmarke.

Erstellen Sie aus dem ersten Vorkommnis der Kunden- oder Vertragsnummer eine Textmarke Erstellen Sie aus dem ersten Vorkommnis der Kunden- oder Vertragsnummer eine Textmarke Zoom© pctipp.ch

Benennen Sie die Textmarke zum Beispiel «KDNR» und klicken Sie auf OK. Im Betreff tun Sie dasselbe mit der Vertragsnummer, deren Textmarke Sie z.B. «PNR» taufen.

Geben Sie der Textmarke einen kurzen, gut wiedererkennbaren Namen Geben Sie der Textmarke einen kurzen, gut wiedererkennbaren Namen Zoom© pctipp.ch

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Kundennummer erneut auftauchen soll. Gehen Sie zu Einfügen und im Bereich Text via Schnellbausteine zu Feld. Wählen Sie im Ausklappmenü entweder Verknüpfungen und Verweise oder Alle. Damit finden Sie das Feld «Ref». Klicken Sie dieses an und schnappen Sie sich die Textmarke «KDNR». Wiederholen Sie dies für alle Stellen, an welchen die Kundennummer ebenfalls erscheinen soll. Tun Sie dasselbe nun auch mit der Policennummer bzw. dem Feld «Ref» und der Textmarke «PNR».

Mit Ctrl+A markieren Sie Ihren Lauftext, anschliessend können Sie via rechte Maustaste alle Felder aktualisieren.

Nächste Seite: Tipps, falls es sich um eine Dokumentvorlage handelt

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    Kommentare

    • swissbird 15.12.2016, 17.44 Uhr

      Gibt es da auch eine Möglichkeit für eine Word-Vorlage? Ich erstelle mir eine Vertragsvorlage, die ich bei einem neuen Kunden jeweils benutze. Dort werden zuerst beide Vertragsparteien genannt, gefolgt vom Satz "...nachfolgend xy genannt". Ich suche nun eine Lösung, wie ich den Kundennamen nur dort am Anfang einsetzen muss, und die "xy" quer durch den Vertrag dann automatisch übernommen werden. Der entscheidende Unterschied zur beschriebenen Lösung im Word-Dokument ist aber, dass ich jetzt[...]

    • crimle 16.12.2016, 09.00 Uhr

      Hallo Swissbird Ändere den Satz "...nachfolgend XY genannt" wie folgt und schreibe: "...nachfolgend «Titel» genannt". Das Wort "Titel" darf auch von anderen Zeichen eingerahmt sein, «» ist nur ein Vorschlag. Markiere « und wähle im MENÜ Schriftart das Format Ausgeblendet Markiere auch noch » und wähle im MENÜ Schriftart das Format Ausgeblendet Markiere den ganzen Begriff «Titel» dann MENÜ Einfügen > Textmarke Gib der Textmarke den Namen "Titel" (siehe Screenshot) 5254 Positioniere d[...]

    • swissbird 16.12.2016, 18.41 Uhr

      Hallo Christof Herzlichen Dank für Deine sehr ausführliche Antwort! Ich werde das über's Wochenende durcharbeiten. Gelernt habe ich jetzt schon daraus. Gruss Johannes

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