Tipps & Tricks 06.05.2007, 14:15 Uhr

Im Serienbrief immer den Namen mit der höheren Priorität verwenden

Ich möchte in einem Serienbrief die Adressen so erstellen, dass der Brief jeweils eine bestimmte Person in einem Unternehmen erreicht. Hier habe ich in der Datenquelle jeweils zwei mögliche Namen. Einer der Namen hat 1. Priorität, der zweite hat 2. Priorität. In der Adresse und in der Anrede soll immer die Person mit der höheren Priorität (und nur diese) angezeigt werden. Das heisst: Wenn in der Datenbank ein «Chef» eingetragen ist, soll der Brief an den «Chef», wenn ein «Mitarbeiter» eingetragen ist, soll er immer nur dann an den "Mitarbeiter" adressiert sein, wenn es keinen «Chef» gibt. Wie kann ich das lösen? Mit den Bedingungsfunktionen bin ich leider nicht weitergekommen.
Hier ist wohl die einfachste Möglichkeit, wenn Sie den zu verwendenden Namen bereits in der Datenquelle eruieren. In Excel können Sie dies ganz einfach mit einer Wenn-Formel erledigen. Erstellen Sie diese in einer leeren Spalte und überprüfen Sie ob ein "Chef" eingetragen ist. Wenn ja, dann verwenden Sie diesen Namen, ansonsten wird der Namen des Mitarbeiters in diese neue Spalte eingetragen.
Natürlich können Sie die Formel noch erweitern und den Fall abfangen in dem gar kein Name vorhanden ist und dann die Zelle leer lassen. Anhand des "Inhalts" in dieser Zelle kann dann später auch die Anrede (z.B Sehr geehrte Damen und Herren) im Serienbrief erstellt werden.


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