Outlook: Einzelnen Ordner schützen

Lösung: Wir gehen davon aus, dass in Ihrem Unternehmen ein Microsoft Exchange Server im Einsatz ist. Dieser bietet spezielle Stellvertreter-Funktionen, damit die als Vertretung definierten Anwender die Post der anderen während deren Abwesenheit bearbeiten können. Im Normalfall beschränkt sich dieser Zugriff aber nur auf den Posteingang und die gesendeten Objekte, allenfalls noch auf Aufgaben und Termine. Falls jemand noch zusätzliche persönliche Ordner definiert hat, sollte für die Stellvertreter kein Zugriff möglich sein. Das gilt auch für Mails, die von Outlook archiviert werden. Diese Daten liegen nicht mehr auf dem Exchange Server, sondern im Benutzerprofil des Anwenders; sei es auf dem Dateiserver oder der lokalen Festplatte.

Anders sieht es aus, wenn mehrere Personen sich denselben PC und sogar dasselbe Benutzerkonto teilen. Hier könnten Sie das ebenfalls mit einem separaten «Persönlichen Ordner» erreichen, den Sie jedoch mit einem Passwort schützen. Öffnen Sie Datei/Neu/Outlook-Datendatei, wählen Sie «Persönliche Ordner (.pst) für Office Outlook». Im nächsten Dialog geben Sie einen Speicherort an, auf den Sie immer Zugriff haben, sowie einen Dateinamen (z.B. ArchivPrivat.pst). Tippen Sie darauf einen Namen für diesen Ordner ein z.B. «Geschütztes Archiv», darunter zweimal dasselbe Kennwort. Nur wer dieses Kennwort eingibt, kann den Inhalt der Datei sehen. Wir können allerdings nicht beurteilen, wie leicht oder schwierig dieser Passwortschutz zu knacken ist. Er sollte aber zumindest Ihre Arbeitskollegen davon fernhalten.

Aufgepasst: Wenn Sie den Ordner vor dem Beenden von Outlook nicht explizit schliessen, will Outlook ihn beim nächsten Start wieder öffnen. Weil Outlook damit nach dem Passwort fragt, werden allenfalls auch Ihre Arbeitskollegen auf die Existenz der Datei aufmerksam. Klicken Sie darum jeweils vor dem Beenden von Outlook mit Rechts auf den Ordner ArchivPrivat und gehen Sie zu ArchivPrivat schliessen. (PCtipp-Forum)