Schon im ersten Teil unserer Serie (gestern, 24. Februar) haben wir uns mit dem Organisieren von Dateien beschäftigt. Dazu haben wir aktuell zwei weitere Tipps auf Lager. Ausserdem widmen wir uns dem Themen Suchen und Finden.

Tipps zum Dateien organisieren:

Zusatzbefehle im Kontextmenü
Fänden Sie es nicht praktisch, wenn Sie beim Rechtsklick auf Dateien oder Ordner im Kontextmenü die Befehle Verschieben nach und Kopieren nach griffbereit hätten? Das lässt sich mittels Windows-Registry erledigen. Seien Sie im Folgenden bitte vorsichtig und halten Sie sich genau an unsere Anweisungen. Klicken Sie auf den Start-Knopf von Windows, tippen Sie regedit ins Suchfeld ein und starten Sie das gefundene Programm. Navigieren Sie nun zu folgendem Registry-Zweig:

HKEY_CLASSES_ROOT\AllFilesystemObjects\shellex\ContextMenuHandlers

Klicken Sie ContextMenuHandlers mit der rechten Maustaste an und gehen Sie zu Neu/Schlüssel. Taufen Sie den Eintrag beispielsweise Kopieren nach. Im rechten Fensterteil klicken Sie doppelt auf den (Standard)-Eintrag. Als Wert tragen Sie Folgendes ein:

{c2fbb630-2971-11d1-a18c-00c04fd75d13}

Falls Sie auch gleich einen Befehl Verschieben nach einfügen wollen, klicken Sie nochmals mit Rechts auf ContextMenuHandlers, wählen Neu/Schlüssel und nennen den Eintrag Verschieben nach. Auch hier doppelklicken Sie im rechten Fensterteil den (Standard)-Eintrag und tippen folgenden Wert ein, Screen 1:

{c2fbb631-2971-11d1-a18c-00c04fd75d13}

Ab sofort stehen beim Rechtsklick auf eine Datei oder einen Ordner die zwei zusätzlichen Befehle In Ordner kopieren und In Ordner verschieben zur Auswahl.

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Schnellverknüpfung
Sie möchten vom aktuell geöffneten Ordner gerne eine Verknüpfung auf dem Desktop oder in der Windows-Taskleiste ablegen. Schnappen Sie per Maus sein Ordnersymbol in der Adressleiste vom Windows-Explorer und lassen Sie es auf den Desktop oder auf eine freie Stelle in der Taskleiste fallen. Schon ist die Verknüpfung erstellt. In der Taskleiste heftet sich die Verknüpfung ans Explorer-Icon.

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Suchen und finden

Sind die Bibliotheken einmal richtig angepasst, ist die Suche in Windows ein Pappenstiel: Klicken Sie einfach auf den Start-Knopf von Windows und tippen Sie den gewünschten Begriff ins Suchfeld ein. Damit wird alles durchforstet, was im Suchindex respektive in den Bibliotheken steckt. Übrigens: Das Suchfeld oben rechts im Windows-Explorer sucht nur im aktuell geöffneten Ordner.

Eine Einstellung sollten Sie noch einschalten: Öffnen Sie im Windows-Explorer Organisieren/Ordner- und Suchoptionen/Suchen. Aktivieren Sie dort «Unter Verwendung natürlicher Sprache suchen». So gibt es mehr Suchtreffer. Haben Sie viele Dokumente in Zip-Dateien verpackt, empfiehlt sich hier auch die Option «Komprimierte Dateien (.Zip, .Cab usw.) einbeziehen».

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Troubleshooting
Der Erfolg beim Verwenden der Windows-eigenen Suche steht und fällt mit dem Suchindex, den Windows fortlaufend erstellt. Sollte das System eines Tages bestimmte Dateien nicht mehr finden, prüfen Sie die entsprechenden Einstellungen. Klicken Sie auf den Start-Knopf, tippen Sie indizier ins Suchfeld ein und starten Sie die Indizierungsoptionen. Prüfen Sie, ob die richtigen Ordner eingetragen sind. Per Klick auf Ändern lassen sich Laufwerke aufklappen und darin weitere Ordner anhaken.

Liefert die Suche fehlerhafte Resultate, obwohl alle relevanten Ordner im Index stehen? Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert und benutzen Sie den Link Problembehandlung für Suche und Indizierung. Wenn die vom Assistenten vorgeschlagenen Massnahmen keine Lösung bringen, greifen Sie zu Neu erstellen, Screen 2. Es dauert etwas, bis alle Ihre Dateien indiziert sind.

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Spezialfall PDFs
Text- oder Office-Dateien lassen sich von der Windows-Suche einfach und zuverlässig aufspüren. Eine eher überraschende Ausnahme stellen PDF-Dateien dar. Anleitungen, Kochrezepte, Handbücher – um das Dateiformat PDF kommt man fast nicht herum. Die Windows-Suche ist jedoch von sich aus nicht in der Lage, PDF-Dateien zu durchsuchen. Eine Suche nach Kartoffel in Ihren Rezepte-PDFs schlägt also fehl. Eine Ausnahme sind PDFs, die Sie bereits einmal im Adobe Reader geöffnet haben.

Falls Sie kein Desktop-Suchprogramm installieren wollen (siehe nächster Abschnitt), gibt es bei der PDF-Suche eigentlich nur eines: Benutzen Sie zum Durchsuchen Ihrer PDFs den Adobe Reader. Öffnen Sie darin Bearbeiten/Erweiterte Suche. Wählen Sie oben «Alle PDF-Dokumente in» und danach den Ordner oder das Laufwerk, in dem Sie die Datei vermuten. Standardmässig ist «Eigene Dokumente» gewählt. Tippen Sie die Zeichenfolge ein, nach der gesucht werden soll. Der Adobe Reader findet nun das Gewünschte.

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Desktop-Suchmaschinen
Die Bordmittel von Windows 7 sind punkto Suchmöglichkeiten etwas spärlich. Es gibt Gratisprogramme, die in diese Bresche springen und beispielsweise auch PDFs durchkämmen können. Eine Kurzübersicht über die besten Programme inklusive unserer eigenen Einschätzung liefern wir jetzt:

«Suchgenies für Anspruchsvolle»

Wo Windows versagt, sind Zusatzprogramme nicht weit. Wir stellen drei Suchprogramme vor, die unterschiedliche Ansprüche erfüllen. Seien Sie sich dessen bewusst, dass diese
einen eigenen Suchindex verwalten. Das zerrt ein wenig an der Rechenleistung, auch wenn die Tools mit dem Indexiervorgang meistens pausieren, während Sie am Computer arbeiten. Installieren Sie nicht alle Suchprogramme, sondern entscheiden Sie sich für jenes, das Ihren Ansprüchen am besten gerecht wird. Die gute Nachricht: Alle durchsuchen PDFs.

Tipp 1: Copernic Desktop Search

Sehr leistungsfähige Desktop-Suche, mit der das Suchresultat über Ankreuzkästchen auf bestimmte Dateiformate eingeschränkt werden kann. Praktisch ist die Vorschau der gefundenen Dateien. Das Tool zeigte bei der Suche nach Videodateien ein paar Schwächen, ansonsten lieferte es gute Resultate. Die gefundenen Dateien lassen sich nicht nur per Klick öffnen, sondern aus dem Suchresultat heraus auch kopieren, verschieben etc.
Hier können Sie Copernic Desktop Search herunterladen.

Tipp 2: Exalead Desktop

Ähnlich wie das hier nicht besprochene Google Desktop nutzt Exalead Desktop als Oberfläche den Browser. Die Resultate sind übersichtlicher als bei Google dargestellt und bieten zudem bessere Filteroptionen. Schreiben Sie ins Suchfeld am besten zuerst die Suchbegriffe und filtern Sie nach der ersten Suche anhand der Kriterien in der rechten Spalte. Das Programm ist gratis, erfordert aber eine Registrierung. Momentan muss man sich mit der englischen Version begnügen. Laut Hersteller gibt es bald eine in Deutsch.

Hier können Sie Exalead Sektop herunterladen.

Tipp 3: Hulbee Desktop

Hat Hulbee Desktop erst den Datenbestand im Index, sind die Resultate schnell zur Hand. Nur bei der Suche über Dateinamen (etwa bei Videos) zeigte das Tool bei unserem Kurztest Schwächen. Die Spezialität der Software ist die Begriffswolke, mit der Sie die Resultate verfeinern können. Auch hier empfiehlt es sich, zuerst nach den wichtigsten Stichworten zu suchen und die Suche danach nach Kriterien wie Sprache, Dateityp etc. einzugrenzen.

Hier können Sie Hulbee Desktop herunterladen.