Tipps & Tricks 25.09.2002, 09:15 Uhr

Die Dateigrösse von Word-Dokumenten in Schach halten

Ich schreibe gerade meine Promotionsarbeit und habe das Phänomen beobachtet, dass meine Worddatei aus unerfindlichen Gründen immer grösser wird (jetzt 45 MB). Sie besteht aus lächerlichen 30 Seiten, und seit ich darin Bilder eingefügt habe, steigt das Dateivolumen derart an, dass ich an einigen unproduktiven Tagen, obwohl ich nur eine halbe Seite hinzufügte, plötzlich bis zu 3 MB mehr zu speichern hatte. Ich versuchte sie in einer Testversion zu schrumpfen - durch Löschen der Bilder bzw. durch Löschen von unnützen Versionen, durch Abschalten der Schnellspeicherung sowie der Einbettung nur verwendeter Truetype-Zeichen - alles ohne grossartigen Erfolg. Sie wird grösser und grösser.
Wenn Sie im Word Grafiken einbinden, dann werden diese umkomprimiert gespeichert. Das kann dazu führen, dass die Grösse einer Grafik bei grösseren Auflösungen (die ja für einen sauberen Ausdruck wichtig sind) auf einige Megabyte anwächst. Bei einem 30-seitigen Dokument mit mehreren Grafiken kann es durchaus sein, dass sich die Dateigrösse exponentiell aufbläht. Ein Löschen von Grafiken bringt im ersten Moment nichts, weil die Grafiken dennoch im Dokument verbleiben - unsichtbar - um für den Fall, dass Sie Änderungen wieder rückgängig machen wollen, wieder hervorholbar zu sein.
Möglicherweise wird Ihr Word-Dokument zusätzlich noch mit einer Menge Datenmüll aufgeblasen, der im Hintergrund steht, eigentlich überflüssig ist, sich aber nicht löschen lässt.
Versuchen Sie, mit dem reinen Text ein neues, schlankes Dokument zu erstellen. Betten Sie darin anschliessend die Grafiken nicht ein, sondern verknüpfen Sie sie nur. Die Grafik bleibt dann extern gespeichert, sie wird nicht in die Datei übernommen.
Das Einbetten von Schriftarten ist generell nur dann sinnvoll, wenn Sie das Dokument auf einen PC kopieren und vorführen wollen, von dem Sie nicht wissen, ob die verwendeten Schriften darauf installiert sind (das trifft nur auf Schriften zu, die nicht standardmässig zu Windows oder Word gehören). Wenn Sie das Einbetten also weglassen und Grafiken nur verknüpfen, sollte sich die Dateigrösse in Zukunft in Grenzen halten.


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