Tipps & Tricks 03.01.2011, 07:10 Uhr

Outlook 2007/2010: Kontakte nach Kategorien ordnen

Problem: Im Büro verwende ich Outlook 2003. Dort kann ich die Kontakte nach verschiedenen Kategorien gliedern: Familie, Geschäftlich, Persönlich etc. Beim Office 2010, das ich zu Hause installiert habe, finde ich diese Möglichkeiten nicht. Wo haben sie sich versteckt?
Lösung: Auch in Outlook 2007 und 2010 werden die Kategorien noch unterstützt. Nur müssen Sie die einzelnen Bezeichnungen selbst festlegen.
Nehmen wir an, Sie brauchen die zwei Kategorien «Familie» und «Geschäftlich». Klicken Sie mit Rechts auf einen Kontakt und werfen Sie einen Blick ins Untermenü Kategorisieren. Momentan heissen diese noch «Blaue Kategorie», «Gelbe Kategorie» etc.
Bei der ersten Nutzung einer Farbkategorie verpassen Sie ihr einen Namen
Aber sobald Sie eine Farbkategorie erstmals einem Kontakt zuweisen, werden Sie aufgefordert, sie zu benennen. Weisen Sie also etwa einem beruflichen Kontakt zuerst die «Gelbe Kategorie» zu und nennen Sie die Kategorie z.B. «Geschäftlich».
Wiederholen Sie das mit Ihrer Kategorie «Familie» und welche Sie sonst noch brauchen. Via Rechtsklick/Kategorisieren können Sie auch Alle Kategorien öffnen und alle benötigten Kategorien aufs mal festlegen. Verwenden Sie dazu einfach den Umbenennen-Knopf. Kategorien, die Sie nicht brauchen, können Sie dort auch gleich Löschen. Sind die Kategorien erstellt, weisen Sie Ihre Kontakte via Rechtsklick und Kategorisieren den gewünschten Kategorien zu. Markieren Sie wahlweise gleich mehrere mit Ctrl+Klick und teilen Sie sie entsprechend zu, damit Sie nicht jeden Kontakt einzeln behandeln müssen.
Sobald die Kontakte den Kategorien zugeordnet sind, können Sie Ansichten nutzen oder neue erstellen. Das funktioniert in Outlook 2007 und 2010 leicht unterschiedlich.
Legen Sie die verschiedenen Optionen für Ihre Kontaktansicht fest
In Outlook 2007 öffnen Sie in Ihrem Kontakte-Ordner das Menü Ansicht/Aktuelle Ansicht/Ansichten definieren. Klicken Sie auf Neu, nennen Sie die Ansicht z.B. «Adressliste geschäftlich», wählen Sie einen Ansichtentyp wie z.B. «Tabelle» und bestätigen mit OK. Im nächsten Fenster haben Sie Gelegenheit, Feineinstellungen vorzunehmen. Via Felder legen Sie fest, welche Adresselemente (z.B. Tel-Nr.) angezeigt werden sollen. Unter Sortieren wählen Sie die Sortierreihenfolge (z.B. aufsteigend nach Nachname).
Einer Ansicht lässt sich auch ein Filter nach Kategorie festlegen
Für die Nutzung Ihrer Kategorien ist jetzt Filtern interessant. Klicken Sie darauf, wechseln Sie zu Weitere Optionen und schnappen sich im Ausklappmenü «Kategorien» die gewünschte Kategorie. Nach zwei Klicks auf OK ist die neue Ansicht «Adressliste geschäftlich» gespeichert und lässt sich fortan via Ansicht/Aktuelle Ansicht auswählen.
Outlook 2010: Die Listenansicht lässt sich direkt nach Kategorien gruppieren
In Outlook 2010 wechseln Sie zum Reiter Ansicht. Via Ansicht ändern greifen Sie z.B. zur Liste und können unter Anordnen nach direkt jene nach Kategorien auswählen. Über Ansicht ändern/Ansichten verwalten stehen Ihnen in Outlook 2010 dieselben Werkzeuge zur Verfügung, die oben für Outlook 2007 beschrieben sind. Auch hier lassen sich auf dem schon beschriebenen Weg neue erstellen - mit denselben Feldauswahl-, Filter- und Sortiermöglichkeiten. (PCtipp-Forum)


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