Tipps & Tricks 01.12.1999, 12:00 Uhr

Outlook-Adressen in Word 97

Ich benutze in Word oft die Funktion Adresse Einfügen, um Outlook-Kontakte in einen Brief einzufügen. Leider erscheint dann die gewünschte Adresse in einem vorgegebenen Format wie Name, Strasse, PLZ Ort, Land. Gibt es keine Möglichkeit, diese Reihenfolge zu ändern und mit anderen Adressinformationen zu erweitern?
Leider ist die Funktion des Adress-Imports in Word 97 und Outlook unvollständig dokumentiert und auch das Symbol für Adresse Einfügen ist auf der Standard-Symbolleiste nicht vorhanden. Um es zu bekommen, wählen Sie im Menü Extras/Anpassen/Befehle die Kategorie Einfügen. Blättern Sie in der Befehle-Liste abwärts bis zu Adreßbuch und ziehen Sie es mit der Maus auf die Symbolleiste. So lassen sich übrigens alle Symbolleisten mit weiteren Symbolen versehen. Die Outlook-Adresse wird in Word wie ein Autotext-Eintrag behandelt, was Sie sich für die Umformatierung zunutze machen können. Um nun das Adress-Layout einer eingefügten Adresse den eigenen Bedürfnissen anzupassen, öffnen Sie ein neues Dokument und schreiben die gewünschten Adress-Felder zum
Beispiel wie folgt auf:
<PR_COMPANY_NAME>
<PR_DISPLAY_NAME>
<PR_STREET_ADDRESS>
<PR_POSTAL_CODE>
<PR_LOCALITY>
<PR_COUNTRY>
<PR_BUSINESS_FAX_NUMBER>
<PR_HOME_TELEPHONE_NUMBER>
Diese Begriffe sind Outlook-Felder, auf die Word zurückgreifen kann. Geben Sie im selben Dokument nun noch den Begriff "Adreßlayout" ein - unbedingt mit dem deutschen ß! Dieses erhalten Sie über Einfügen/Sonderzeichen. Kopieren Sie das Wort mit Bearbeiten/Kopieren in die Zwischenablage. Markieren Sie jetzt den Text mit den Outlook-Adressfeldern und wählen Sie Einfügen/AutoText/Neu. Im Dialogfeld geben Sie nun als Namen für den AutoText "Adreßlayout" ein, indem Sie ihn mit CTRL+V aus der Zwischenablage einfügen - anders kommen Sie nicht zum deutschen ß. Bestätigen Sie mit OK und verwenden Sie jetzt den Befehl Adresse einfügen über das neue Symbol. Sie können die Reihenfolge der einzelnen Adressfelder auch ändern, können, wie in unserem Beispiel, Telefonnummern-Felder oder weiteren Text hinzufügen, zum Beispiel Ihren Absender.


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