Rund 25 Mails erhält jeder Internetnutzer am Tag – das sind über 9100 im Jahr. Kein Wunder, platzt der Posteingang schnell aus allen Nähten und wird unübersichtlich. Zudem verlangsamen die vielen Nachrichten die Mailsoftware. Die E-Mails nach einiger Zeit in den Papierkorb zu werfen, ist nicht empfehlenswert. Dabei riskieren Sie, wichtige Nachrichten (zum Beispiel Registrierungsdaten oder Rechnungen) zu löschen. Besser ist es, Sie archivieren ältere Mails. Das bietet Ihnen mehrere Vorteile: Alle Nachrichten sind zentral an einem Ort versammelt, der Posteingang wird entlastet und wichtige Mails gehen nicht verloren.

Die bekannten Programme Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird bringen bereits von Haus aus eine Archivierungsfunktion mit. Wir erklären diese im Detail.

Für Programme wie Outlook Express, Windows Mail und weitere springt die Gratisanwendung MailStore Home in die Bresche. Diese ist sogar als Portable-Version für den USB-Stick erhältlich. Besonders praktisch: Mit MailStore Home archivieren Sie ebenfalls Nachrichten aus Webmaildiensten. Darüber hinaus bietet das Programm auch für Outlook- und Thunderbird-Nutzer Vorteile. Wir stellen Ihnen MailStore Home ausführlich vor.

Archivieren mit Thunderbird

Das leistungsfähige, kostenlose Mailprogramm der Firefox-Macher besitzt seit Version 3 eine Archivfunktion. Stellen Sie sicher, dass die neuste Version 3.1.6 bei Ihnen installiert ist. Sie finden diese auch auf der PCtipp-Seite.

Archivfunktion verwenden:
Das Archivieren von Mails ist in Thunderbird einfach. Öffnen Sie eine Nachricht, kann diese per Klick auf Archivieren, Screen 1 A, oder via Rechtsklick und Archivieren Screen 1 B abgelegt werden. Noch schneller geht es mit Drücken der Taste A. Bei mehreren Nachrichten funktioniert es sehr ähnlich: Wählen Sie die gewünschten Nachrichten zuerst mit gedrückter Umschalt- oder Ctrl-Taste aus. Drücken Sie nun ebenfalls die A-Taste oder nehmen Sie den Archivieren-Befehl.

Die Mails verschwinden danach automatisch aus dem Posteingang, sind aber keinesfalls gelöscht. Sie befinden sich neu im Archiv, sortiert nach dem Empfangsjahr, Screen 2 A. Gut zu wissen: Über die Thunderbird-Suche sind die Nachrichten problemlos auffindbar.

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Sonderfall IMAP:
Leider funktioniert das Archivieren nur bei POP3 optimal. Nutzen Sie hingegen die Mailtechnik IMAP, verschwinden die Nachrichten zwar aus dem Posteingang, allerdings wird kein Archivordner erstellt. Sie finden die Mails unter Alle Nachrichten Screen 2 B.

Besser als die Archivfunktion ist in diesem Fall Handarbeit: Erstellen Sie per Rechtsklick auf Ihr IMAP-Konto einen neuen Ordner und geben Sie ihm zum Beispiel den Namen Archiv. Alte Nachrichten ziehen Sie künftig mit der Maus vom Posteingang in den neuen Archivordner.

Ob Sie ein POP3- oder ein IMAP-Konto nutzen, finden Sie über die Konteneinstellungen Ihrer Mailsoftware heraus. Dort ist erwähnt, um was für einen Kontentyp es sich handelt. Bei Thunderbird stecken diese unter Extras/Konten-Einstellungen/Server-Einstellungen.

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Alles automatisch:
Eine vollautomatische Lösung zur Mailarchivierung bietet Thunderbird nicht. Ziemlich bequem sind aber Filter. Klicken Sie auf Extras/Filter, wählen Sie das gewünschte Konto und greifen Sie zu Neu, Screen 3.

Es öffnet sich ein Fenster, Screen 4. Geben Sie dort einen Namen für den Filter ein Screen 4 A. Bei Screen 4 B wählen Sie Manuellem Ausführen, da der Filter nicht für eintreffende Mails gilt, sondern für ältere Nachrichten. Aktivieren Sie «Alle Bedingungen erfüllen» Screen 4 C. Greifen Sie nun zu Alter in Tagen Screen 4 D und danach zu ist grösser als Screen 4 E. Jetzt legen Sie unter Screen 4 F fest, wie viele Tage alt eine Nachricht sein muss, um ins Archiv verschoben zu werden. Zum Schluss gehen Sie zu Verschiebe Nachricht in Screen 4 Gund wählen das gewünschte Archiv Screen 4 H. Nach einem Klick auf OK Screen 4, I wird der Filter erstellt. Besitzen Sie mehrere Mailkonten, wiederholen Sie den Vorgang für jedes. Um den Filter auszuführen, markieren Sie zuerst Ihren Posteingang und klicken danach auf Extras/Filter auf Ordner anwenden.

Ein Wermutstropfen: Den Filter müssen Sie stets von Hand starten. Ausserdem funktioniert das automatische Sortieren in die verschiedenen Jahresordner nicht.

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Die Archivfunktion von Outlook ist leistungsfähiger als die von Thunderbird. Nachrichten werden standardmässig nicht einzeln ins Archiv verfrachtet, sondern der ganze Vorgang geschieht automatisch. Outlook verschiebt die Mails dabei vom Postfach in den Ordner Archiv. Die Ordnerunterteilung in «Posteingang», «Gesendete Elemente» etc. bleibt erhalten, Screen 5.

Archivfunktion aktivieren:

Um die Archivfunktion einzuschalten, klicken Sie in Outlook 2007 und älter auf Extras/Optionen/Weitere/AutoArchivierung. Im neuen Outlook 2010 wählen Sie Datei/Optionen/Erweitert/Einstellungen für AutoArchivierung. Dort legen Sie die Standardeinstellungen fest, Screen 6.

Im Feld A (Screen 6) bestimmen Sie, nach wie vielen Tagen die «AutoArchivierung» ausgeführt werden soll. In der Regel ist «alle 14 Tage» ein guter Wert. Soll die Funktion jeweils im Hintergrund und ohne Bestätigung ablaufen, entfernen Sie das Häkchen bei B (Screen 6). Mit den Optionen C und D (beide Screen 6) bestimmen Sie, ob alte Nachrichten ins Archiv verschoben oder ganz gelöscht werden. Meistens ist Ersteres zu empfehlen. Klicken Sie auf die Schaltfläche E (Screen 6), um die Einstellungen für alle Mailordner anzuwenden. Nun werden Ihre Nachrichten archiviert. Bestätigen Sie mit OK Screen 6, F.

Auch bei Outlook klappt das Archivieren nur mit POP3-Konten. Verwenden Sie IMAP, bleibt wie bei Thunderbird einzig das manuelle Verschieben der Mails. Klicken Sie in diesem Fall mit der rechten Maustaste auf Ihr Konto, danach auf Neuer Ordner und erstellen Sie einen Ordner namens Archiv. Ab sofort können Sie die gewünschten Mails jeweils mit gedrückter Maustaste in den neuen Ordner ziehen.

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Auf der nächsten Seite: ordnerspezifische Einstellungen

Outlook bietet nicht nur allgemeine Einstellungen für das Archivieren Ihrer Nachrichten. Sie können bei jedem Ordner ganz separate Regeln festlegen. Klicken Sie dazu mit Rechts auf einen Ordner, wählen Sie Eigenschaften und öffnen Sie den Reiter AutoArchivierung.

Manuelle Archivierung:

Wünschen Sie kein automatisches Archivieren, entfernen Sie das Häkchen vor «AutoArchivierung alle», Screen 6 A. Nun können Sie die Funktion auf Wunsch manuell starten. In Outlook 2007 und älter ist dazu ein Klick auf Datei/Archivieren erforderlich. In Outlook 2010 gehen Sie zu Datei/Informationen/Tools zum Aufräumen und wählen Archivieren.

Jetzt können Sie entweder alle Ordner und Konten anhand Ihrer Archivierungseinstellungen sortieren, Screen 7 A, oder aber mit Option Screen 7 B einzelne Ordner auswählen. Entscheiden Sie sich für Letzteres, legen Sie unter Screen 7 C fest, wie alt die Mails fürs Archiv sein müssen.

Im nächsten Teil dieser Serie (morgen, 2. Februar 20119 widmen wir uns allen Anwendern, die weder Outlook noch Thunderbird verwenden.