So sparen Sie beim Drucken

Wissen Sie, wie viel Ihre Firma pro gedruckte Seite bezahlt? In den meisten Unternehmen kann niemand diese Frage genau beantworten. Denn nebst Ausgaben für Papier, Toner und Tinte müssen auch Anschaffungs- und Servicekosten miteinberechnet werden. Aber damit noch nicht genug: Nicht nur beim Bestellen von Papier und Toner geht Arbeitszeit verloren, auch der Weg vom Arbeitsplatz zum Drucker und wieder zurück kostet wertvolle Arbeitszeit. Und schliesslich beanspruchen Drucker, Papier, Toner- und Tintenvorräte auch noch einiges an Raumfläche, was ebenfalls Kosten verursacht. Je grösser das Unternehmen, desto relevanter werden die kostentreibenden Faktoren. Doch schon allein die Analyse des Ist-Zustandes dürfte für die meisten Unternehmen eine Überforderung darstellen. Deshalb gehört diese Analyse bei den meisten Anbietern von Managed Print Services (MPS) zum Service und wird bei grösseren Unternehmen vor Ort durchgeführt, damit eine konkrete Offerte erstellt werden kann.

Der Hauptvorteil von Managed Print Services – das steht im Mittelpunkt der Versprechen aller Anbieter – ist die Kostenersparnis und eine bessere Kostenkontrolle. In den letzten Jahren hat aber auch der Aspekt der Sicherheit an Bedeutung gewonnen. Ebenfalls deutlich wird: Alle Anbieter von MPS untermauern ihre Versprechen mit allgemeinen Zahlen und Hinweisen auf Studien – doch konkrete Preisbeispiele sind nicht zu finden. Das hat einen guten Grund: So individuell wie Ihr Unternehmen sind auch Ihre Bedürfnisse – und das lässt sich nicht auf ein paar Eckdaten herunterbrechen. Sie kommen also nicht darum herum, selbst Offerten anzufordern. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie dabei und bei Managed Print Services besonders achten sollten.

Jedes Managed-Print-Service-Projekt startet mit einer Analyse des Ist-Zustandes. Dabei werden nicht nur die Geräte erfasst, sondern auch die Nutzungsfrequenz, der Materialverbrauch, die Standorte und Servicekosten.

Managed Print Services werden heute von allen grossen Druckerherstellern angeboten, aber auch von Dritt­anbietern, die herstellerübergreifende Angebote machen. Beachten Sie das beim Einholen der Offerten.

Schon bei der Analyse des Druckverhaltens in Ihrer Firma werden sehr viele Daten erhoben. Lassen Sie sich genau erklären, wie die Daten erhoben und wofür sie verwendet werden.

Klären Sie ab, welche Geräte im Angebot sind. Wenn Sie die Dienstleistung direkt bei einem Druckerhersteller beziehen, kann es sein, dass er trotzdem in der Anfangsphase auch bereits vorhandene Geräte von Drittanbietern miteinbezieht.

Das einfachste Modell ist die Abrechnung pro ausgedruckte Seite. Der Seitenpreis wird so berechnet, dass alle Kosten für Wartung und Material­verbrauch einberechnet sind. Vorteil: Es wird nur bezahlt, was gedruckt wird. Nachteil: Die Kosten variieren von Monat zu Monat. Daneben gibt es die Abrechnung nach Volumen: Bei der Analyse wird das monatlich erwartete Druckvolumen berechnet, woraus eine Monatspauschale kalkuliert wird. Der Vorteil: Die Kosten sind klar vorhersehbar. Der Nachteil: Geht das Druckvolumen zurück, wirkt sich das nicht unmittelbar auf den Preis aus.