Business Software aus der Cloud? Sounds good!

Dieser Shop rockt, aber richtig. Wo sich heute Gitarren vom Feinsten und beste Bässe präsentieren, hat vor 500 Jahren kein Geringerer als der berühmte Humanist und Reformator Vadianus gewohnt. Ein weltoffener, fortschrittlicher Geist, der an den hochwertigen Instrumenten, Effekten und Verstärkern in Mani’s Guitar Shop seine Freude gehabt hätte. Drei Etagen umfasst das Ladenlokal und erstreckt sich über das Kellergewölbe und die ehemalige Vorratskammer. Alles aufwendig und liebevoll restauriert, ist es heute eine der schönsten Ladenlokalitäten der Stadt St. Gallen. Mani's Team hat sich seit 2005 einer Sache verschworen: «Tone To The Bone» – der Suche nach dem ultimativen, ehrlichen Ton. Der Shop ist die Anlaufstelle für Anfänger, Amateure und Profis aus der ganzen Schweiz und dem Ausland, wenn es um hochwertige Saiteninstrumente und Zubehör geht. Kein Wunder ist die Anzahl Mitarbeitender von einem auf inzwischen zehn feste und drei freischaffende Mitarbeiter gestiegen. Aus der ehemaligen One-Man-Show ist ein richtiges KMU mit einer Filiale in Zürich und einem jährlichen Jahresumsatzzuwachs von durchschnittlich 12 Prozent geworden.

Was Mani’s so einzigartig macht, ist die Tatsache, dass Instrumente und Unikate zum Kauf angeboten werden, die nirgends sonst zu finden sind. Zu den Kunden gehören professionelle Musiker, ambitionierte Amateure oder Sammler aus der Schweiz und Europa, aber auch aus Fernost und den USA. Das Unternehmen ist seit Jahren auf Wachstumskurs, was allerdings auch einiges an administrativem Aufwand in Sachen Kundenadressen, Interessentenlisten, Reparatur- und Service-Aufträge und vielem mehr nach sich zieht.

Mit dem zunehmenden Unternehmenswachstum entstand der Bedarf nach einer Software, mit der «Standardaufgaben» wie Adressverwaltung, Fakturierung usw. bewältigt werden konnten. Eine solche Lösung sollte unbedingt «cloudfähig» und übers Internet nutzbar sein, damit der Zugriff von verschiedenen Standorten wie den Filialen oder vom Home- Office möglich ist. Selbstverständlich sollte die Cloud-Lösung über eine sichere bzw. verschlüsselte Datenverbindung und eine dezentrale Datenspeicherung verfügen.

Bei der Suche nach einer passenden Lösung verliess man sich bei Mani’s Guitar Shop auf die Empfehlung eines Bekannten, man solle sich doch europa3000 einmal näher anschauen. Das Produkt sei als Cloud-Lösung ideal für die Anforderungen von Mani’s Shop. Man könne mit einer «kleinen» Einsteigerversion starten und danach auf die Vollversion umsteigen. Für das St. Galler Fachgeschäft tönte ein solches Vorgehen wie Musik in den Ohren. Auch die Probe aufs Exempel überzeugte: Die

Oberfläche der Lösung erlaubte eine intuitive Bedienung und damit eine harmonische Integration in das Unternehmen. Noch wichtiger aber war es für den Inhaber Manfred Pristas, dass der Anbieter die Anliegen der Benutzer ernst nahm und auf deren Bedürfnisse mit konkreten Lösungsvorschlägen einging. In Ergänzung dazu holte sich Pristas von externer Seite noch wertvolle Inputs, welche in die Umsetzung einflossen.

Realisiert wurde die neue Unternehmenslösung mit europa3000 (ERPaaS) in der Swisscom Cloud, welche eine dezentrale Datenspeicherung im Swisscom Datacenter ermöglicht. Dabei werden folgende Module genutzt: Adressverwaltung, Fakturierung, Finanzbuchhaltung, Kreditoren/Debitoren-Verwaltung sowie das Reparatur- und Servicemodul. Da die Lösung vollumfänglich in der Cloud läuft, kann die Software von überall her genutzt werden.

Aktuell sind vier User an den beiden Standorten St. Gallen (Hauptsitz) und Zürich (Filialbetrieb) im Einsatz. Individuelle Anpassungen wurden von «Mani» Manfred Pristas selber vorgenommen, soweit es die Parametrierung durch den Benutzer erlaubte. Für weitergehende Anpassungen kamen die Spezialisten von europa3000 zum Zug, wie zum Beispiel bei der Programmierung und Parametrierung des Reparatur-Annahmeprotokolls und dessen nahtlose Integration in die Adressverwaltung und Fakturierung. Dieser Funktionsbereich ist heute ein unverzichtbarer Bestandteil des Tagesgeschäfts.

Eine besondere Herausforderung war die Ansteuerung der an beiden Standorten eingesetzten Drucker mit Mehrfachpapierkassetten und einem Bon-Drucker. Dies gestaltete sich anfangs als sehr komplex, wurde aber innert kurzer Zeit von europa3000 kompetent gelöst. Die gesamte Einführung von europa3000 basierte auf einem speditiven Terminplan, der absolut pünktlich, aber mit viel Verständnis und Rücksichtnahme auf die Möglichkeiten des Kunden eingehalten wurde. Die verantwortlichen Mitarbeiter bei europa3000 engagierten sich sehr, um die Bedürfnisse von Mani’s Guitar Shop zu verstehen und umzusetzen. «Die Projektverantwortlichen hatten immer Zeit für uns und waren ein hochmotiviertes Team», lobt Inhaber Manfred Pristas. Es sei wichtig, dass man als Kunde von den Spezialisten ernstgenommen werde und dass diese «zuhören» können, um eine individuelle und funktionierende Lösung zu erreichen.

Für Inhaber Manfred Pristas ist europa3000 heute die «Schaltzentrale» des Betriebs. Dass die Lösung und die Daten in der geschützten Swisscom-Cloud ausgelagert sind, wertet er als grossen Vorteil. Dadurch entfallen nämlich hohe Investitionskosten, die für ein KMU wie Mani’s Guitar Shop eine erhebliche Belastung darstellen würden. Sehr geschätzt wird natürlich der permanente plattform- und standortunabhängige Zugriff auf das europa3000-System (ERPaaS). Ob weiteres Wachstum des Unternehmens oder Optimierung von Arbeitsprozessen – bei Mani’s Guitar Shop hat man die Gewähr, dass sich die Business Software jederzeit den Veränderungen anpassen kann.