Verschlüsselung 02.02.2022, 12:10 Uhr

Outlook 365: E-Mails verschlüsseln – so gehts

Um verschlüsselte Mails zwischen Outlook-Nutzern zu verschicken, bedarf es nur weniger Klicks.
Verschlüsselungs-Option in Outlook
Über einen kleinen Umweg finden Sie die Verschlüsselungs-Optionen in der Desktop-Version
(Quelle: Screenshot/PCtipp)
Sie können Outlook-E-Mails nach Wunsch verschlüsseln. Dies ging 2020 nur mit der Webversion, mittlerweile können Sie dies auch mit der Desktopversion von Outlook/Office 365 erledigen.

Desktopversion

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue E-Mail.
  2. In der Menüleiste oben gehen Sie zu Optionen.
  3. Hier finden Sie nun die Option Verschlüsseln.
  4. Wenn Sie auf das Schloss-Symbol klicken, wird automatisch die Option Nur verschlüsseln gewählt.
  5. Klicken Sie auf den kleinen Nach-unten-Pfeil bei Verschlüsseln, erhalten Sie weitere Optionen. Zur Auswahl stehen: Nur Verschlüsseln, Nicht Weiterleiten, Streng Vertraulich / alle Mitarbeiter sowie Vertraulich / alle Mitarbeiter.
  6. Outlook-Empfänger können diese E-Mail lesen, die Verschlüsselung aber nicht entfernen.
Screenshot einer verschlüsselten Mail bei der Empfängerin
Und so sieht das aus, wenn der Empfänger eine E-Mail erhält, die sowohl verschlüsselt ist, als auch nicht weitergeleitet werden darf
Quelle: Screenshot/PCtipp.ch

Webversion

Screenshot verschlüsselte Mail
Verschlüsselung in Outlook/Office 365 ist noch einfacher
Quelle: Screenshot/PCtipp.ch
1. Erstellen Sie eine neue Nachricht.
2. Oben bei den Menübuttons klicken Sie auf Verschlüsseln.
3. Schreiben Sie Ihre Nachricht und verschicken Sie die Mail. Outlook-Empfänger können diese E-Mail lesen, die Verschlüsselung aber nicht entfernen.
Update 03.02.22: Wie das für E-Mail-Empfänger aussieht, die statt Outlook beispielsweise Gmail, GMX oder Thunderbird verwenden, ist in diesem Tipp erklärt.
(Ursprung Februar 2020; aktualisiert am 02.02.2022)
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Claudia Maag
Kommentare
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Klarinettist
02.02.2022
Bei mir war der Befehl "Verschlüsseln" nicht vorhanden; ich konnte ihn aber zusätzlich ins Menuband einfügen. Danach ist er aber ausgegraut und kann nicht angeklickt werden. Wie weiter? (Office 365, Desktop)
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stebra
02.02.2022
Interessant wäre, was ein anderer als ein Outlook365-Empfänger sieht.
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Gaby Salvisberg
02.02.2022
Man erhält z.B. in einem Thunderbird eine Mail mit dem Text "Nachname, Vorname ([email]vorname.nachname@example.com[/email]) hat Ihnen eine geschützte Nachricht gesendet." Die Mail enthält einerseits einen Link "Weitere Informationen usw.", der hierhin führt: https://support.microsoft.com/de-de/office/informationen-zu-gesch%C3%BCtzten-nachrichten-in-microsoft-365-2baf3ac7-12db-40a4-8af7-1852204b4b67?redirectsourcepath=%252farticle%252f3dd1478b-a576-4b22-8efd-ab43fa6e9fb2 Ausserdem einen grossen blauen Button Nachricht lesen. Der Klick auf Nachricht lesen öffnet eine Seite unter outlook.office365.com. Dort kann man auf Mit einer Einmalkennung anmelden klicken, nun erhält man eine Mail mit einem OTP (One-Time-Password) an die gleiche Mailadresse. Man hat ab dann 15 Minuten Zeit, den Code einzugeben und die Mail zu lesen. Diesen Code gibt man ein und klickt auf Weiter. Jetzt lässt sich die Mail mit dem spektakulär geheimen Inhalt lesen. Ich finde dieses Vorgehen aber etwas wacklig. Man verschickt das OTP an die gleiche Adresse wie den Link zur verschlüsselten Mail. Das kann doch dann jeder mit Zugriff auf das Mailkonto lesen. Besser wäre doch eine Option, ein allfälliges OTP über einen separaten Kanal (z.B. via Signal, Threema o.ä.) zu senden. Aber es dürfte immer noch besser als gar nichts sein. Herzliche Grüsse Gaby
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Amazonas
03.02.2022
Die neuen OME Funktionen (Office 365 Advanced Message Encryption) sind leider nicht für alle Pläne verfügbar :oops: Microsoft Zitat: "Hinweis: Microsoft 365 Die Nachrichtenverschlüsselung ist Teil der Office 365 Enterprise E3-Lizenz. Darüber hinaus ist Encrypt-Only -Feature (die Option unter der Schaltfläche Verschlüsseln) nur für Abonnenten (Microsoft 365 Apps for Enterprise Benutzer) aktiviert, die ebenfalls Exchange Online." Details unter: https://docs.microsoft.com/de-DE/microsoft-365/compliance/ome-faq?view=o365-worldwide#welche-abonnements-muss-ich-verwenden--um-die-neuen-ome-funktionen-zu-verwenden-
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11291PCtipp
03.02.2022
Fürs Verschlüsseln und Signieren wird ein verifiziertes Zertifikat benötigt, das er Empfänger überprüfen kann, das z.B. hier erworben werden kann: https://www.swisssign.com/email.html
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