Immer dasselbe: Die Präsentation sollte bereits begonnen haben; stattdessen stehen drei Personen um den Beamer herum und rätseln darüber, warum kein Bild (oder ein verzerrtes) angezeigt wird. Jeder der Zuschauer kennt einen gutgemeinten, aber nutzlosen Rat, was die Nervosität des Referenten nur noch steigert.

Gegen solche peinlichen Momente hilft eine gründliche technische Vorbereitung und ein wenig Übung. Denn in den meisten Fällen findet man im Saal oder Sitzungszimmer bereits einen Beamer vor, so dass man keine andere Wahl hat, als sich mit einem unbekannten Gerät zu arrangieren. Damit die Präsentation pünktlich beginnen kann, sollten Sie deshalb dafür sorgen, dass zumindest von Ihrer Seite her alles reibungslos verläuft.

Keine Präsentation ohne Kabelverbindung – das leuchtet ein. Deshalb müssen Sie auf alle Eventualitäten vorbereitet sein. Das Kabel zum Beamer ist praktisch immer vorhanden, doch es muss auch zum Notebook passen. Wenn Sie häufig Vorträge halten, muss der Rechner mit den folgenden drei Stecker-Typen umgehen können – entweder durch die eigebauten Anschlüsse oder über einen Adapter, den Sie selber mitbringen:

VGA. Die angegraute VGA-Verbindung findet man heute noch bei den meisten Beamern, vor allem bei älteren Modellen. Viele Notebooks unterstützen diesen Stecker direkt, sodass die Verbindung als unproblematisch gilt. Wenn Ihr Gerät jedoch nicht mit einem solchen Anschluss ausgerüstet ist, muss auf jeden Fall ein Adapter her.

DVI. Der grössere, klobige DVI-Stecker war früher häufig bei Monitoren anzutreffen, und auch Beamer wurden damit ausgestattet. Der Stecker überträgt nur Video-, aber keine Audiosignale.

HDMI. Die modernste Schnittstelle, die bei HD- und Full-HD-Beamern zum Einsatz kommt. Der Stecker ist nicht nur schlank, sondern kann auch Audio-Signale übertragen.

Audio-Kabel. Wenn der Ton nicht über den Beamer, sondern über externe Lautsprecher übertragen wird, dann kommt mit Sicherheit ein Kabel zum Einsatz, das auf beiden Seiten mit einem 3.5 mm Klinkenstecker bestückt ist. Verbinden Sie damit den Lautsprecher mit dem Kopfhörer-Ausgang des Notebooks.

Strom. Auch die beste Verbindung bringt nichts, wenn die Batterie des Notebooks zur Neige geht und keine Steckdose in der Nähe ist. Für einen gut vorbereiteten Redner gehört ein eigenes Verlängerungskabel zur Ausrüstung, zusammen mit einem Verteiler, falls die einzige Steckdose vom Beamer in Beschlag genommen wird.

Als nächstes kümmern wir uns um den Beamer. Er ist für die meisten Redner der Angstgegner schlechthin, denn man weiss nie, was einem genau erwartet. Über den Beamer müssen Sie drei Dinge wissen:

Kabel. Welcher Stecker kommt zum Einsatz? Wenn Sie mit den erwähnten Adaptern ausgerüstet sind, werden Sie damit keine Probleme haben.

Eingang. Die meisten Beamer können das Signal aus mehr als einer Quelle entgegennehmen. Meistens finden Sie am Gerät oder auf der Fernbedienung eine Taste wie «AV» oder «Source». Zappen Sie durch die verschiedenen Eingänge, bis Sie den Bildschirm des PCs sehen. Geben Sie dem Beamer nach jedem Wechsel des Eingangs einige Sekunden Zeit, damit er sich anpassen kann – ansonsten könnte es sein, dass Sie versehentlich über die richtige Quelle hinausschiessen.

Auflösung. Jeder Beamer liefert nur dann die bestmögliche Bildqualität, wenn er exakt in seiner nativen Auflösung angesprochen wird. Es spielt keine Rolle, wie schlecht die Präsentation auf Ihrem Notebook aussieht, solange sich die Auflösung mit derjenigen des Beamers deckt. Erkundigen Sie sich nach Möglichkeit beim Organisator. Im schlimmsten Fall müssen Sie fünf Minuten investieren, um am Notebook einige Auflösungen durchzutesten, bis Sie die passende gefunden haben.

Um die Auflösung des Notebooks an jene des Beamers anzupassen, müssen Sie die richtigen Einstellungen kennen und finden. Doch kaum etwas wirkt ermüdender, als ein verzögerter Start, weil der Redner nicht weiss, wo er die Darstellung ändern kann. Soviel vorweg: Dafür ist die Systemsteuerung «Anzeige» zuständig. Damit Sie diese schnell zur Hand haben, ziehen Sie das Symbol der Systemsteuerung auf das Startmenü oder auf den Desktop – so kennen Sie den schnellsten Weg zum Ziel. Denn eines ist sicher: Sie werden diese Einstellungen bei jeder einzelnen Präsentation aufrufen müssen:

Wenn Sie nicht täglich mit Beamern zu tun haben, dann ist es schwierig, sich Routine im Umgang anzueignen. Allerdings sind die Einstellungen in der Systemsteuerung «Anzeige» universell und nicht an einen bestimmten Projektor oder an eine Marke gebunden. Deshalb ein Tipp: Verbinden Sie das Notebook zuhause mit dem Fernseher oder einem zweiten Monitor, die in die Rolle des Beamers schlüpfen. So können Sie bereits vor Ihrem grossen Auftritt sattelfest werden – zumindest, was die Einstellungen zur Anzeige betrifft.

Der Anschluss des Beamers verläuft immer nach demselben Muster: Schliessen Sie das laufende Notebook an und zappen Sie am Beamer durch die Eingänge, bis Sie die Windows-Oberfläche sehen. Anschliessend öffnen Sie die Systemsteuerung «Anzeige», von der Sie (hoffentlich) eine Verknüpfung auf dem Desktop oder im Startmenü angelegt haben.

Klicken Sie in der Systemsteuerung am linken Rand auf «Auflösung anpassen»:

Die Einstellungen für die Verwaltung mehrerer Monitore wird eingeblendet. Klicken Sie auf «Verbindung mit einem Projektor herstellen». Nun sehen Sie die verschiedenen Varianten, wie sich der Beamer am Notebook verhalten soll:

Doppelt. Notebook und Beamer zeigen dasselbe Bild – Sie sehen also vor sich, was auch die Zuschauer hinter Ihrem Rücken zu sehen bekommen. Achten Sie darauf, dass Sie in diesem Dialogfeld im Einblendmenü «Auflösung» jene Pixelzahl wählen, die zum Beamer passt – auch wenn die Darstellung auf dem Notebook darunter leidet.

Nur Projektor. Das Bild wird nur auf dem Beamer ausgegeben. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie die Präsentation stehend in einem dunkle Saal zum Besten geben und nicht von unten angestrahlt werden möchten.

Erweitert. Der Beamer funktioniert wie ein zweiter Monitor, der die Arbeitsumgebung des Rechners ausdehnt. Klicken Sie auf jene Miniaturabbildung, die den Beamer repräsentiert und kontrollieren Sie die Auflösung:

Sie können ausserdem den Beamer einmal anklicken und dann die Option «Diesen Bildschirm als Hauptbildschirm verwenden» aktivieren:

Jetzt werden die Taskleiste, die Menüs und andere Windows-Elemente auf dem Beamer dargestellt. Diese Funktion ist ein Muss, wenn Computerkurse abgehalten werden, aber für Präsentationen ist sie meistens ungeeignet.

Die Darstellung «Erweitert» eignet sich perfekt für Präsentationen, die mit Microsoft PowerPoint gehalten werden, wobei das Notebook als Hauptbildschirm verwendet wird. Öffnen Sie die Präsentation und klicken Sie in PowerPoint auf den Bereich «Bildschirmpräsentation»:

Wählen Sie, auf welchem Monitor die Präsentation stattfinden soll, also den Beamer:

 Markieren Sie die Option «Referentenansicht»:

Starten Sie die Präsentation:

Jetzt wird die Präsentation auf dem Beamer vorgeführt. Gleichzeitig sehen Sie auf dem Notebook die vorhergehenden und die nächsten Folien sowie die Notizen, die zu einer Folie geschrieben wurden. Dadurch bewahren Sie die vollständige Übersicht über den Verlauf der Dinge.