Excel: Duplikate und doppelte Einträge entfernen

Problem: «In einer meiner Excel-Listen sind mehrere Einträge doppelt oder sogar mehrfach vorhanden. Gibt es eine Möglichkeit, diese doppelten Einträge automatisch zu löschen? Die Einträge dürfen jedoch nicht sortiert werden».

Lösung: Ab Excel 2007 geht das wirklich quasi automatisch; in älteren Excel-Versionen müssen Sie ein bisschen Hand anlegen (siehe weiter unten). Aber zuerst ein allgemeiner Tipp: Wenn Sie ganz sichergehen möchten, dass die Daten nicht doch sortiert werden, fügen Sie vorne eine leere Spalte ein. Nummerieren Sie die Datensätze durch. Nach getaner Arbeit können Sie auf dem bereinigten Blatt die Daten wieder nach dieser «Kontrollnummer» sortieren. Die Spalte können Sie zum Schluss wieder löschen.

In Excel 2007 bis 2016: Im Reiter Daten finden Sie im Bereich Datentools den Punkt Duplikate entfernen. Klicken Sie drauf. Excel zeigt jetzt eine Dialogbox, in der Sie jene Spaltentitel anhaken, aufgrund derer Sie die Datensätze als Duplikate erkennen würden, z.B. Name, Geburtsdatum und PLZ.

In unserem Beispiel haben wir eine Liste von (erfundenen) Adressen. Da entspräche theoretisch die Spalte «Number» einer Art Primärschlüssel. Da es aber auch sein kann, dass dieselbe Person unter zwei verschiedenen Nummern eingetragen ist, greifen wir zu Surname, Birthday und ZipCode, weil es unwahrscheinlich ist, dass zwei Leute mit demselben Nachnamen und Geburtsdatum an der gleichen Postleitzahl leben. In Ihrer Liste könnten Sie je nach Daten die Kundennummer verwenden oder die Artikelnummer. Wollen Sie die doppelten Datensätze nur löschen, wenn alle Felder übereinstimmen, dann haken Sie selbstverständlich alle Spaltennamen an. Klicken Sie auf OK, verschwinden die doppelten Datensätze aus Ihrer Liste und Excel informiert Sie über die Anzahl der gelöschten Zeilen.

Dies ist unsere Beispieltabelle, die Ihre eben eingefügten Daten darstellt. Die Datensätze in blau und in rot sind die Duplikate. Es müssen Spaltenüberschriften vorhanden sein.

Fügen Sie jetzt oberhalb der Tabelle drei Leerzeilen ein. Kopieren Sie dann die Spaltenüberschrift jener Spalte(n), die Sie bereinigen wollen, in Zeile 1. Am besten ist eine Nummer. Sie können auch z.B. nach Name und Vorname filtern, wobei hier aber die Möglichkeit besteht, dass tatsächlich zwei verschiedene Personen mit gleichem Namen existieren.

Setzen Sie nun den Cursor irgendwo in Ihre Tabelle und rufen Sie den Spezialfilter über Daten/Filter/Spezialfilter auf. Die Tabelle sollte jetzt eigentlich sofort erkannt und markiert worden sein.

Ändern Sie nun den «Listenbereich» ab, damit nur die zu filternde Spalte durchsucht wird (hier Spalte A).

Den Kriterienbereich haben Sie vorbereitet, als Sie die Spaltenüberschrift der entsprechenden Spalte kopiert und in Zeile 1 eingefügt haben. Da wir nur nach Duplikaten suchen, braucht in der Zelle A2 nichts zu stehen, sie gehört aber trotzdem zum Kriterienbereich. Um diesen Bereich angeben zu können, klicken Sie auf den weissroten Button hinter dem entsprechenden Feld und markieren dann die Zellen in der Tabelle mit der Maus (hier A1:A2). Klicken Sie erneut auf den weissroten Button, um zum Spezialfilter zurückzukehren.

Klicken Sie nun noch die Option «Keine Duplikate» an, um sie zu aktivieren.

Klicken Sie dann auf OK, um den Spezialfilter zu starten. Die Daten werden gefiltert. Immer der oberste Datensatz von Duplikaten wird behalten, die restlichen Datensätze werden ausgeblendet. Dass der Filter momentan aktiv ist, können Sie an den blauen Zeilenbeschriftungen sehen. In der Statuszeile wird das Ergebnis «11 von 14 Datensätzen gefunden» präsentiert, was in unserem Fall bedeutet, drei Duplikate wurden ausgeblendet.

Setzen Sie nun erneut den Cursor in die Tabelle und markieren Sie Ihre Datensätze mit Ctrl+*. Kopieren Sie dann die Markierung und fügen Sie die bereinigten Datensätze in ein neues leeres Tabellenblatt ein.

Wichtig: Damit beim Kopieren der gefilterten Daten wirklich nur die eingeblendeten Zeilen mitkommen, hilft dieser Tipp.