Office: Screenshots in Office-Dokumente einbauen

Für Dokumentationen von Webseiten, firmeneigenen Programmen und Ähnlichem benötigen Sie immer wieder mal Screenshots. Mal von ganzen Programmfenstern, mal von frei wählbaren Bildschirmausschnitten. Falls Sie die Bilder nicht mehr anderweitig brauchen, greifen Sie ruhig zum nachfolgend beschriebenen Office-eigenen Knipswerkzeug. Aber falls es wahrscheinlich ist, dass Sie die gleichen Bilder später z.B. in anderen Dateien oder in besserer Qualität brauchen, verwenden Sie besser die herkömmliche Methode, siehe am Ende des Artikels.

Lösung: Öffnen Sie das Programm, dessen Fenster Sie gerne knipsen wollen und ziehen Sie dieses in die gewünschte Grösse. Aus eigener Erfahrung können wir Ihnen sagen, dass Sie hierbei speziell zwei Dinge beachten sollten: Erstens sollte das Fenster möglichst gut erkennbar jene Ausschnitte enthalten, die Sie abbilden möchten. Achten Sie – zweitens – darauf, dass das Fenster allenfalls bereits ungefähr das richtige Seitenverhältnis hat.

Wechseln Sie zu Word, Excel oder PowerPoint. Gehen Sie im Reiter Einfügen über Illustrationen zu Screenshot. Hier sehen Sie alle aktuell geöffneten Programmfenster in einer Vorschau. Klicken Sie entweder eines von diesen an, um direkt dessen Fenster zu knipsen. Das landet dann auch ohne Umschweife im Dokument und wartet darauf, dass Sie es in der Grösse anpassen, zuschneiden oder sonstwie passend zurechtrücken. 

Alternativ verwenden Sie darunter Bildschirmausschnitt. Damit minimiert sich das aktuelle Office-Fenster und der ganze Bildschirm taucht in einen transparenten Nebel. Die Maus mutiert zum Zielkreuz. Ziehen Sie damit an der gewünschten Stelle ein Rechteck in der gewünschten Grösse auf. Sobald Sie die Maustaste loslassen, landet der ausgewählte Ausschnitt in der Office-Datei.

Wichtig: Die oben beschriebene Methode empfiehlt sich nur, wenn Sie nicht vorhaben, die Bilder nochmals anderweitig zu verwenden. Denn beim Speichern in Word oder Excel bleibt von der Originalauflösung der Screenshots nicht mehr viel übrig. Wenn Sie denken, dass Sie diese Screenshots nochmals für ein anderes, allenfalls sogar druckfähiges Dokument verwenden wollen, raten wir zur herkömmlichen Methode. 

Drücken Sie die Taste PrintScrn (DE-Tastaturen: Druck) zum Fotografieren des gesamten Bildschirms. Wenn es nur das aktuelle Fenster sein soll, holen Sie jenes in den Vordergrund und verwenden stattdessen die Tastenkombination Alt+PrintScrn (Alt+Druck). Beides befördert das Bild des Bildschirms oder Fensters in die Windows-Zwischenablage. Öffnen Sie ein Zeichenprogramm, zum Beispiel das in Windows immer vorinstallierte Zubehör Paint und drücken Sie Ctrl+V (Strg+V), um das Bild einzufügen. Tipp: Gewöhnen Sie sich direkt nach dem Einfügen in Paint den Klick aufs Zuschneiden-Symbol an. Speichern Sie die Datei als PNG oder JPG. Nun können Sie diese auch so per Einfügen/Bild oder per Maus in ein Word-Dokument bugsieren, haben aber immer noch die Möglichkeit, auf die Originaldatei zurückzugreifen.