Outlook: Aus Kontakt einen Termin erstellen

Lösung: Wie Sie aus einer E-Mail schnell einen Termin erstellen, haben Sie hier grad kürzlich gelesen. Aber wie geht das mit einem Kontakt?

Das allereinfachste ist Drag & Drop. Schnappen Sie in Outlook mit gedrückter rechter Maustaste den betroffenen Kontakt-Eintrag, ziehen Sie ihn direkt auf Kalender und lassen Sie ihn fallen. Jetzt erscheint in Outlook 2007, 2010 und 2013 ein Kontextmenü wie das folgende.

Die einzelnen Optionen im Menü bedeuten dies - von oben nach unten:

Adresse neu Besprechung: Benutzen Sie diesen Menüpunkt, wenn Sie den Kontakt erst um einen Termin bitten wollen, denn dieser Befehl erstellt eine Terminanfrage an den Kontakt. Es öffnet sich also das E-Mail-Formular für Terminanfragen. Tragen Sie die gewünschten Datumsangaben ein, ergänzen Sie die Mail, dann können Sie sie absenden. Der Kontakt wird die Mail auch als Terminanfrage erhalten. Falls er ebenfalls Outlook benutzt und den angefragten Termin akzeptiert, können Sie ihn danach automatisch eintragen. Nicht jedes Mailprogramm versteht die von Outlook erzeugten Terminanfragen. In Outlook 2013 heisst der Menüpunkt übrigens Neue Adresse Besprechung. Die anderen Menüpunkte heissen in Outlook 2007/2010/2013 gleich.

Hierhin kopieren als Termin mit Text: Das dürfte in Zukunft ein häufig gebrauchter Befehl sein. Damit erscheint das Outlook-Formular zum Eintragen eines Termins. Legen Sie Zeit und Ort fest. Die Kontaktdaten des Kontaktes, den Sie auf den Kalender gezogen haben, sind damit im Beschreibungstext des neuen Termins schon enthalten.

Hierhin kopieren als Termin mit Verknüpfung: Es öffnet sich ebenfalls ein Termin-Formular. Im grossen Beschreibungsfeld des Termins steht hiermit aber nicht der ganze Kontaktdatensatz, sondern lediglich eine Verknüpfung auf den Kontakt.

Hierhin kopieren als Termin mit Anlage: Sehr ähnlich wie die zwei vorhergehenden Befehle. Anstelle der Kontaktdaten oder einer Kontakt-Verknüpfung wird der Kontakt als Datei an den Termin angehängt. 

Welche der drei Optionen Sie verwenden, müssen Sie selbst entscheiden. Wenn Sie die Termine auch mit einem Smartphone synchronisieren, erstellen Sie am besten über jeden der drei Befehle einmal einen Testtermin und lassen die Daten abgleichen. Betrachten Sie die Termine dann auf dem Smartphone, damit Sie entscheiden können, welche Form Ihnen auch dort am meisten nützt.

Hierhin verschieben als Termin mit Anlage: Der Kontakt wird in die Termine verschoben. Dürfte seltener gebraucht werden.

Sie hätten gerne auch gleich den Ort im Termin eingetragen? Das ist ein etwas grösseres Unterfangen. Einer unserer Forumsanwender hat am Beispiel eines Makros von Outlook-Stuff.com eine detaillierte Anleitung verfasst. 

Sie umfasst das Aktivieren der Entwicklertools, das Einrichten eines eigenen digitalen Zertifikats für eigene Makros (was lästige Makro-Warnungen verhindert), das Einpflegen des Makro-Codes und das Hinzufügen des Makros zum Outlook-Menüband. (PCtipp-Forum)