Tipps & Tricks
22.06.2006, 18:15 Uhr
Word: Verlinkte Texte werden nicht aktualisiert
Wir arbeiten mit Office 2003. Unsere Marketingabteilung verwaltet eine zentrale Word-Datei, die eine wöchentlich wechselnde Spezialaktion beinhaltet. Die Datei verlinken wir in unseren Briefvorlagen mit einem «IncludeText»-Feld. Die Idee dahinter: In den Briefen wird z.B. im PostScriptum jeweils unser aktuelles «Schnäppchen der Woche» aufgeführt, ohne dass wir uns selber um den Text kümmern müssen. Leider gibts folgendes Problem: Beim Erstellen eines Briefes aus unseren Vorlagen wird dieser inkludierte Text nicht automatisch aktualisiert. Das hat dann peinliche Fehler zur Folge, wenn man das nicht rechtzeitig merkt. Gibts da eine Abhilfe?
Dieses unerwünschte Verhalten von Word ist bekannt. In erster Linie ist hierfür ein Sicherheitsupdate von Microsoft verantwortlich. Dieses hat offenbar zwar eine Sicherheitslücke geschlossen, dafür aber Word einer wichtigen Funktionalität beraubt. Das Aktualisieren klappt auf jeden Fall manuell: Klicken Sie das Feld an und drücken Sie die Funktionstaste F9. Dann wird der per "IncludeText" verlinkte Text korrekt aus dem zentral abgelegten Dokument erneuert. Allerdings besteht natürlich die Gefahr, dass man dies während der Arbeit gelegentich vergisst.
Sie könnten noch folgendes versuchen: Öffnen Sie in Word das Menü "Extras/Optionen" und wechseln Sie zum Register "Drucken". Haken Sie die Optionen "Felder aktualisieren" und "Verknüpfungen aktualisieren" an und bestätigen Sie dies mit OK. Leider funktioniert aber auch dies nicht immer. Der Word-Spezialist René Probst hat diesem Thema eine ausführliche Seite [1] gewidmet. Darin finden Sie einige (teils nicht ganz triviale) Ansätze, die zur Lösung des Problems beitragen könnten.
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