Elektronische Formulare sind praktisch: Die eingegebenen Daten können sofort weiterverarbeitet werden. Besonders einfach geht das mit Google Forms. Damit können Sie Formulare erstellen, mit denen Sie zum Beispiel Anmeldungen registrieren, Umfragen zu einem beliebigen Thema machen oder sogar ein Quiz anbieten. Die Möglichkeiten sind umfangreich. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt von der ersten Frage bis zur Auswertung einer Umfrage.

Geben Sie in die Adresszeile des Webbrowsers forms.google.com ein. Sie werden nun aufgefordert, sich mit Ihrem Google-Konto anzumelden (falls Sie nicht bereits angemeldet sind). Ein Google-Konto besitzen Sie, wenn Sie ein Login für einen der vielen Google-Dienste haben, zum Beispiel Gmail oder YouTube. Fall Sie noch keinen Google-Dienst nutzen, müssen Sie sich registrieren, um Forms verwenden zu können.

Sobald Sie eingeloggt sind, sehen Sie oben rechts entweder Ihr Profilbild oder den ersten Buchstaben Ihres Vornamens, Bild 1 A. Sie können nun entweder auf Leer B klicken, um ein Formular von Grund auf zu erstellen, oder auf eine der Vorlagen C. Hier sehen Sie entweder eine Auswahl von Vorlagen oder – sofern Sie bereits mit Forms gearbeitet haben – die zuletzt von Ihnen verwendeten Vorlagen.

Mehr Vorlagen zur Auswahl gibt es, wenn Sie auf Vorlagengalerie D klicken. Falls Sie bereits früher mit Forms gearbeitet haben, werden die von Ihnen erstellten Formulare unter Zuletzt verwendete Formulare E angezeigt.

Wenn Sie ein Formular öffnen, passen Sie zuerst den Titel an: Klicken Sie dazu ins Titelfeld, Bild 2 A, und schreiben Sie Ihren Titel hinein. Sie werden das Formular künftig unter dieser Bezeichnung finden. Gleich darunter können Sie in der gleichen Art eine kurze Beschreibung erfassen, die ein paar Erklärungen zum Formular enthalten kann B.

Danach geben Sie die erste Frage ein C. Und danach bestimmen Sie mit einem Klick auf das Drop-down-Menü D, wie die Frage beantwortet werden soll (dazu gleich mehr). Weitere Inhalte fügen Sie über das Menü auf der rechten Seite hinzu: Mit einem Klick auf das Plus (+) erstellen Sie eine neue Frage E. Über das Symbol unterhalb F können Sie Fragen und Einträge aus anderen bereits bestehenden Umfragen in Ihr Formular einfügen. Sobald Sie auf diese Option geklickt haben, öffnet sich ein Fenster mit all Ihren Formularen. Wählen Sie mit einem Doppelklick das gewünschte Formular, sehen Sie rechts im Bildschirm eine Auflistung aller Fragen.

Klicken Sie je nach Bedarf auf Alles auswählen oder markieren Sie all jene Fragen, die Sie gerne übernehmen möchten. Schliessen Sie den Import mit einem Klick auf Fragen importieren ab.

Um Ihre Umfrage zu strukturieren, können Sie Zwischentitel eingeben G, Bilder von Ihrer Festplatte oder anderen Google-Diensten einfügen H und YouTube-Videos anzeigen I. Die letzte Option mit den beiden waagrechten Balken K unterteilt das Formular in Abschnitte. Damit können Sie einerseits Fragen thematisch zusammenfassen, andererseits Nutzer aufgrund ihrer Antworten zu unterschiedlichen Abschnitten weiterleiten. Diese Option wird im Abschnitt «Multiple-Choice-Fragen»  genauer erläutert.

Jedes Element einer Umfrage, egal ob Frage, Titel, Bild oder Video, kann nachträglich an einem anderen Ort platziert werden. Dazu klicken Sie mit der Maus auf die sechs kleinen Punkte oben am Element L und ziehen es bei gedrückter rechter Maustaste an den gewünschten Ort. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird das Element platziert.

Fragen können auf Onlineformularen ganz unterschiedlich beantwortet werden. Das sind die Antworttypen in Google Forms:

Die Kurzantwort generiert ein einzeiliges Formularfeld, geeignet für eine Freitextantwort mit wenigen Wörtern. Es ist zum Beispiel der richtige Typ, um Kontaktdaten (Adressen) zu erfassen. Wählen Sie also im Drop-down-Menü Kurzantwort aus, Bild 3 A, und geben Sie an, was Sie erfassen möchten (in unserem Beispiel Name B. Unten rechts können Sie den Schalter bei Pflichtfrage C aktivieren. Das bewirkt, dass das Formular nicht abgesendet werden kann, wenn die Frage nicht beantwortet wurde. Falls Sie rechts davon auf den Knopf mit den drei Punkten klicken, finden Sie die Zusatzoptionen Beschreibung D und Antwortenvalidierung E.

Wenn Sie Beschreibung wählen, wird unter dem Formularfeld eine zusätzliche Zeile zum Erfassen eines Kurztextes eingeblendet. Aktivieren Sie Antwortenvalidierung, bestimmen Sie zuerst, ob Sie einen Text, eine Zahl, eine bestimmte Länge der Eingabe oder einen bestimmten Ausdruck erwarten. Nun können Sie gewisse Bedingungen festlegen und einen Text formulieren, der angezeigt wird, falls die Bedingungen nicht erfüllt werden.

Als Beispiel: Sie machen ein Formularfeld für eine E-Mail-Adresse. Sie erwarten nun einen Text mit der Bedingung, dass es eine E-Mail-Adresse ist. Falls es keine E-Mail-­Adresse ist, lautet die Fehlermeldung «Das ist keine E-Mail-Adresse». Wenn Sie eine neue Frage stellen möchten, klicken Sie auf das Plus-Zeichen (+) im Menü rechts von der Arbeitsfläche F. Ist die Frage vom selben Typ wie jene, die Sie als Letztes bearbeitet haben, klicken Sie auf das Kopieren Symbol G, um eine Frage zu verdoppeln.

Der Typ Langantwort-Text eignet sich für eine Antwort mit ganzen Sätzen, zum Beispiel Bemerkungen oder andere ausführliche Texte. Auch hier können Sie bei Bedarf eine Beschreibung und eine Antwortenvalidierung hinzufügen. So lässt sich zum Beispiel die Länge (Anzahl Zeichen) der Eingabe beschränken.

Bei diesem Fragetyp können Sie mehrere Antworten zur Auswahl stellen, aber nur eine lässt sich wählen. Nachdem Sie die Frage eingegeben haben, definieren Sie unter der Option 1, Bild 4 A, die erste Antwortmöglichkeit. Um eine weitere Antwort anzufügen, klicken Sie auf Option hinzufügen B. Wenn Sie auf «Sonstiges» hinzufügen C klicken, wird ein Feld angefügt, in das die Umfrageteilnehmenden eine individuelle Antwort schreiben können. Bei den Multiple-Choice-Fragen finden Sie zwei interessante Optionen, wenn Sie rechts auf das Symbol mit den drei Punkten klicken D:

Bei der «Kästchen»-Antwort stellt man ebenfalls mehrere Antwortmöglichkeiten zur Auswahl. Hier können aber mehrere gleichzeitig angewählt werden. Es lässt sich ausserdem bestimmen, wie viele Antworten gegeben werden müssen. Wählen Sie beim Symbol mit den drei Punkten Antwortenvalidierung, Bild 5 A. Dann stellen Sie ein, ob Sie eine genaue, eine Mindest- oder Höchstzahl an Antworten zulassen wollen B, wie viele das sind C und welche Meldung Sie anzeigen möchten, wenn diese Bedingungen nicht erfüllt sind D.

Das Drop-down-Menü ist eine Spielform der Multiple-Choice-Fragen. Anstatt die Optionen untereinander aufzulisten, werden sie erst angezeigt, wenn man auf Auswählen klickt.

Via Google Forms können auch Dateien eingereicht werden. Doch damit ist Vorsicht geboten: Google warnt gleich am Anfang, dass die Dateien in der Cloud (Google Drive) des Formularerstellers landen; und wer eine Datei einreichen will, muss über einen Google-Account verfügen und angemeldet sein. Zudem solle man diese Option nur Nutzern anbieten, denen man vertraut. Wenn Sie all dem zustimmen können, klicken Sie auf Weiter.

Erst jetzt können Sie die Einstellungen für den Datei-Upload vornehmen. Es ist empfehlenswert, den Schalter bei Nur bestimmte Dateitypen zulassen zu aktivieren, Bild 6 A, und die passende Auswahl zu treffen B. Sie können mehr als einen Dateityp zulassen. Überprüfen Sie noch die Einstellungen zur Anzahl der erwarteten Dateien E und der maximalen Dateigrösse F und passen Sie diese bei Bedarf an.

Bei der linearen Skala definieren Sie einen Wertebereich (zum Beispiel 1 bis 6) und ordnen den Grenzen der Skala eine Bezeichnung zu (zum Beispiel «trifft zu», «trifft nicht zu» oder «schlecht», «sehr gut»). Damit können die Umfrageteilnehmenden etwas mit Punkten bewerten, Bild 7.

Das Multiple-Choice-Raster ist eine weitere praktische Umfragevariante. Es ermöglicht dem Umfrageteilnehmer, mehrere Fragen nach dem genau gleichen Schema zu beantworten. Am einfachsten beginnen Sie damit, dass Sie ein Bewertungsraster für die Spalten erfassen, Bild 8.

Anschliessend tragen Sie bei der Option Zeilen die Punkte ein, die Sie bewertet haben möchten. Auch hier können Sie über den Drei-Punkte-Button die Reihenfolge zufällig generieren lassen. Des Weiteren lässt sich mit einem Klick auf den Befehl Nur eine Antwort pro Spalte möglich verhindern, dass dieselbe Spalte mehrmals angeklickt werden kann.

Aufbau, Aussehen und Funktionen sind beim Kästchenraster gleich wie beim Multiple-Choice-Raster. Bei den Kästchen können aber pro Zeile mehrere Kästchen aktiviert werden

Mit diesen beiden Funktionen können ein Datum und eine Zeit erfasst werden. Beim Datum kann man eine Zeit zusätzlich miterfassen, bei der Zeit wählen Sie, ob eine Uhrzeit oder eine zeitliche Dauer erfasst wird.

Bei einigen Antworttypen ist es möglich, auch Bilder als Antwortmöglichkeit anzuzeigen. Sie merken dies daran, dass beim Erfassen einer Antwort rechts von der Texteingabe ein Bildsymbol erscheint. Klicken Sie darauf, können Sie ein Bild suchen oder von Ihrem Computer hochladen.

Das Design eines Formulars lässt sich einfach anpassen, wenn auch nur rudimentär, Bild 9. Dazu klicken Sie oben links im Browser auf das Farbpalette-Symbol A. Rechts im Browserfenster öffnen sich die Designoptionen. Hier wählen Sie ein Bild aus oder laden es von der Festplatte hoch, das in der Kopfzeile des Formulars erscheinen wird B. Es könnte zum Beispiel ein Firmenlogo oder alternativ ein thematisch passendes Bild sein. Sie dürfen das Bild aber auch weglassen.

Gleich darunter definieren Sie die Designfarbe C. Falls die passende Farbe nicht dabei ist, klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) D und wählen Sie sie aus der Farbpalette oder durch Eingabe des hexadezimalen Farbcodes. Aufgrund der gewählten Designfarbe werden Ihnen mögliche Hintergrundfarben vorgeschlagen E (wobei es sich um aufgehellte Varianten der Designfarbe handelt). Wählen Sie eine passende aus. Gleich darunter können Sie noch die Schriftart ändern F. Es stehen allerdings nur vier zur Verfügung.

Besonders praktisch: Sie können jederzeit in Google Forms überprüfen, wie Ihre Umfrage aussieht, und auch alle Formularelemente ausprobieren. Dazu klicken Sie auf das Augen-Symbol G am Fensterrand oben. Es öffnet sich ein Fenster, in dem das Formular so dargestellt wird, wie es jene Leute sehen, die es ausfüllen.

Klicken Sie oben auf das Zahnrad-Symbol H, finden Sie die Grundeinstellungen. Das sind die wichtigsten: Im Reiter Allgemein können Sie ankreuzen, dass die Teilnehmenden ihre E-Mail-Adressen erfassen müssen. Ebenfalls ermöglichen Sie hier bei Bedarf, dass die Teilnehmer ihre Angaben nach dem Absenden des Formulars bearbeiten können.

Unter Präsentation können Sie ein Häkchen bei Fortschrittsanzeige einblenden setzen. Das hilft, bei längeren Umfragen zu erkennen, wie weit man bei der Eingabe der Antworten schon fortgeschritten ist.

Die wichtigste Einstellung finden Sie im Reiter Quizze. Wenn Sie die Option zum Quiz machen aktivieren, können Sie bei jeder Frage angeben, welche Antwort richtig ist, und ihr eine Punktzahl zuordnen. Dazu müssen Sie bei der Frage unten links auf Antwortschlüssel klicken. Danach markieren Sie die richtige Antwort und geben die Punktzahl an, die man dafür erreichen kann, Bild 10.

Wenn am Schluss alles fertig gestellt (und kontrolliert) ist, laden Sie die Teilnehmer zum Ausfüllen des Formulars ein. Falls Sie oben rechts im Fenster auf Senden, Bild 9 I, klicken, haben Sie dafür drei Möglichkeiten: Klicken Sie auf das Brief-Symbol, Bild 11 A, können Sie direkt eine Mail an die Teilnehmer versenden. Nach einem Klick aufs Link-Symbol B wird Ihnen der Link angezeigt, unter dem man die Umfrage aufrufen kann. Als Drittes C können Sie auch einen Code abrufen, mit dem Sie die Umfrage in einer Webseite einbetten. Das allerdings nur, wenn keine persönlichen Dateien eingereicht werden müssen.

Sobald die erste Person an der Umfrage teilgenommen hat, können Sie die Antworten auswerten. Dazu klicken Sie oben im Formular auf Antworten, Bild 12 A. Sie haben drei Optionen zum Ansehen der Antworten:

• Zusammenfassung B: Alle Antworten werden – soweit möglich – in Grafiken zusammengefasst. Ist dies nicht möglich, werden sie nacheinander aufgelistet.
• Frage C: Sie sehen die Antworten zu den einzelnen Fragen pro Teilnehmer aufgelistet.
• Einzelansicht D: Sie sehen alle Antworten Teilnehmer für Teilnehmer.
  

Sie können auch alle Daten in einem Google-Tabellen-Dokument anzeigen lassen. Klicken Sie hierfür auf das grüne Symbol E. Wenn Sie die Daten in Excel anschauen möchten, laden Sie dieses Dokument als CSV-­Datei herunter. Sie finden diese Möglichkeit, wenn Sie auf den Drei-Punkte-Button klicken.