Outlook 2013: E-Mail schnell in einen Termin verwandeln

Termin aus Kontakt Ich glaube, es gibt keinen "einfachen" Weg, das zu realisieren. Trotzdem ist es möglich. 1. Aktivieren der Entwicklertools unter Outlook 2013 Damit Makros erstellt werden können, müssen zuerst die Entwicklertools aktiviert werden. Dies geschieht in Outlook über Datei -> Optionen -> Menüband anpassen und dort im rechten Fenster "Entwicklertools" aktivieren. Danach mit OK bestätigen. Outlook kann nun geschlossen werden. 2. Einrichten eines digitalen Zertifikats Um eigene Makros programmieren zu können, ist es notwendig, sich ein eigenes Sicherheitszertifikat zu erstellen. (Das ist quasi der Ausweis dafür, dass das Makro keinen schädlichen Code enthält und wird normalerweise für Softwareentwickler ausgehändigt. Microsoft bietet aber die Option, sich selber Zertifikate zu erstellen, damit man für die Ausführung von Makros nicht auf die Zertifikatsprüfung verzichten muss.) Das Programm zur Erstellung der Zertifikate kommt in der Regel mit der Installation von Office 2013/365 mit. Zu finden ist das Programm dann unter Für Office 2013 C:\Program Files\Microsoft Office\Office 2013 Für Office 365 C:\Program Files\Microsoft Office 15\root\office15 und heisst SELFCERT.EXE (Die Datei kann nicht über die Windows-Taste und anschliessendem Eintippen des Namens gefunden werden, zumindest nicht unter meiner Win8.1-Version! Falls die Datei tatsächlich nicht vorhanden ist, ist es nötig, die Installation des Office-Pakets zu ändern, siehe dazu Kapitel 5) Die Ausführung ist sehr simpel. Doppelklick auf die SELFCERT.EXE und unter "Ihr Zertifikatsname" einen Namen eintippen, danach mit OK bestätigen. Der Name ist dabei völlig egal. Er dient nur dazu, das eigene Zertifikat wiederzuerkennen. Nun muss Outlook noch erfahren, dass zukünftige Makros mit dem eben erstellen Zertifikat zertifiziert werden sollen. Dazu öffnet man Outlook und drück die Tastenkombination ALT+F11. (Oder öffnet über den Reiter "ENTWICKLERTOOLS" und einem Klick auf Visual Basic den Editor.) Mit einem Klick auf Extras -> digitale Signatur... öffnet sich ein neues Menü. Darin kann nun mittels "wählen" die erstelle Signatur ausgewählt werden. Durch erneutes Drücken der Tastenkombination ALT+F11 landen wir wieder in der gewohnten Outlookumgebung. Dort sollten die Makroeinstellungen noch kontrolliert werden. Über Datei -> Optionen -> Trust Center -> Einstellungen für das Trust Center -> Makroeinstellungen öffnet sich das Optionsfenster. Hier sollte "Benachrichtigungen für digital signierte Makros. Alle anderen Makros sind deaktiviert." ausgewählt sein. Mit einem Klick auf OK bestätigen. Outlook muss nun noch einmal geschlossen werden. Sicherungsvorgänge für das VBA-Projekt mit JA bestätigen. Öffnet man nun Outlook erneut und öffnet mit ALT+F11 nochmals den Editor, so müsste eine Sicherheitsbenachrichtigung auftauchen. Diese wird durch das eigene Makroprojekt ausgelöst. (Man kann sich mit einem Klick auf "Zeige Signatur Details" anzeigen lassen, was für ein Zertifikat bei dem Makro hinterlegt ist. Da es das eigene Makroprojekt ist, muss hier nun der eigene Zertifikatsname auftauchen!) Die Benachrichtigung mit "Makros aktivieren" akzeptieren. Die Vorarbeit ist nun vorbei... 3. Das Makro programmieren Um das Makro programmieren zu können, in Outlook im Reiter ENTWICKLERTOOLS auf Makros klicken. (Oder ALT+F8 drücken) Im sich öffnenden Fenster muss dem neuen Makro erst ein Name gegeben werden. Danach kann mit einem Klick auf "Erstellen" das Makro programmiert werden. Im Editor müsste nun ein Codeschnipsel vorhanden sein, der ungefähr so aussieht: [CODE] Sub makro() End Sub[/CODE] An diesem ist nichts zu ändern! Das nachfolgende Makro habe ich von http://www.outlook-stuff.com/ kopiert und um deinen Wunsch nach dem Ort ergänzt. Kopiere einfach den ganzen Kram der im Codeteil steht zwischen deinen bestehenden Code. [CODE]'===================================================================== ' Bildet die Funktion "Neuer Termin mit Kontakt" für Benutzer von ' Outlook® 2007 nach. ' (c) Peter Marchert - http://www.outlook-stuff.com/ ' 2008-11-21 Version 1.0.0 ' 2008-11-23 Version 1.0.1 '===================================================================== Dim objCalendar As Outlook.MAPIFolder ' Standardkalender Dim objContact As Outlook.ContactItem ' Kontakt Dim objAppointment As Outlook.AppointmentItem ' Neuer Termin '--------------------------------------------------------------------- ' Nachfolgende Konstanten mit "" vorbelegen, wenn nicht gewünscht '--------------------------------------------------------------------- Const MYCATEGORIES As String = "Geschäftlich" ' Kategorie (mehrere ' durch ";" trennen) Const REMINDER As String = "30" ' Erinnerung in min Const MYDURATION As String = "60" ' Dauer in min Const PERSONAL As String = "" ' "Wahr", wenn Privattermin Const SHOWDIALOG As String = "Wahr" ' "Wahr", wenn Kategorie- ' auswahl angezeigt werden ' soll On Error Resume Next '--------------------------------------------------------------------- ' Aktuell geöffneten Kontakt refernzieren '--------------------------------------------------------------------- Set objContact = Outlook.ActiveInspector.CurrentItem '--------------------------------------------------------------------- ' Ist kein Kontakt geöffnet, wird der gerade markierte verwendet '--------------------------------------------------------------------- If objContact Is Nothing Then Set objContact = Outlook.ActiveExplorer.Selection(1) '--------------------------------------------------------------------- ' Auch kein Kontakt markiert? '--------------------------------------------------------------------- If objContact Is Nothing Then MsgBox "Bitte markieren bzw. öffnen Sie einen Kontakt." _ , vbCritical + vbOKOnly, "Neuer Termin mit Kontakt" Exit Sub End If '--------------------------------------------------------------------- ' Standardkalender referenzieren '--------------------------------------------------------------------- Set objCalendar = Outlook.Session.GetDefaultFolder(olFolderCalendar) '--------------------------------------------------------------------- ' Neuen Termin erstellen '--------------------------------------------------------------------- Set objAppointment = objCalendar.Items.Add '--------------------------------------------------------------------- ' Termin mit Werten füllen '--------------------------------------------------------------------- With objAppointment '----------------------------------------------------------------- ' Betreff festlegen '----------------------------------------------------------------- .Subject = "Termin mit " & objContact.Subject '----------------------------------------------------------------- ' Ort festlegen '----------------------------------------------------------------- If objContact.BusinessAddressPostalCode = "" And objContact.BusinessAddressCity = "" And objContact.BusinessAddress = "" Then .Location = objContact.HomeAddressPostalCode & " " & objContact.HomeAddressCity & " " & objContact.HomeAddress Else .Location = objContact.BusinessAddressPostalCode & " " & objContact.BusinessAddressCity & " " & objContact.BusinessAddress '----------------------------------------------------------------- ' Konstanten berücksichtigen '----------------------------------------------------------------- If MYCATEGORIES <> "" Then .Categories = MYCATEGORIES If REMINDER <> "" Then .ReminderMinutesBeforeStart = CLng(REMINDER) If MYDURATION <> "" Then .Duration = CLng(MYDURATION) If PERSONAL <> "" Then .Sensitivity = olPrivate '----------------------------------------------------------------- ' Kontakt als Link einfügen '----------------------------------------------------------------- Call .Links.Add(objContact) '----------------------------------------------------------------- ' Termin anzeigen '----------------------------------------------------------------- .Display '----------------------------------------------------------------- ' Dialog zur Kategorieauswahl anzeigen? (erst ab 2002) '----------------------------------------------------------------- If SHOWDIALOG <> "" Then .ShowCategoriesDialog End With '--------------------------------------------------------------------- ' Referenzen löschen '--------------------------------------------------------------------- Set objContact = Nothing Set objAppointment = Nothing Set objCalendar = Nothing[/CODE] Das Makro füllt die Ortsangabe mit der "Firmenadresse" oder mit der "Privatadresse", falls keine Firmenadresse hinterlegt ist. (jeweils PLZ, Wohnort, Strasse). Den Rest vom Makro habe ich nicht angepasst. Die wichtigsten möglichen Anpassungen wurden aber bereits im Code an der Stelle von dem folgenden Ausschnitt dokumentiert: [CODE] '--------------------------------------------------------------------- ' Nachfolgende Konstanten mit "" vorbelegen, wenn nicht gewünscht '--------------------------------------------------------------------- Const MYCATEGORIES As String = "Geschäftlich" ' Kategorie (mehrere ' durch ";" trennen) Const REMINDER As String = "30" ' Erinnerung in min Const MYDURATION As String = "60" ' Dauer in min Const PERSONAL As String = "" ' "Wahr", wenn Privattermin Const SHOWDIALOG As String = "Wahr" ' "Wahr", wenn Kategorie- ' auswahl angezeigt werden ' soll On Error Resume Next[/CODE] Das Makro sollte nun gespeichert werden. 4. Makro ins Menüband einpflegen Damit man das Makro nicht ständig in den Entwicklertools suchen muss, was sehr mühsam ist, kann man es der Einfachheit auch ins bestehende Menüband einfügen. Dazu öffnet man über Datei -> Optionen -> Menüband anpassen das zuständige Menü. Hier erstellt man unter Start (Kontakte) eine neue Gruppe, woraufhin eine neue Gruppe namens "Neue Gruppe (Benutzerdefiniert) erscheint. Mit einem Rechtsklick darauf können wir das Ding umbenennen. Ich habe es in diesem Fall "Makros" genannt. Nun muss noch das Makro eingefügt werden. Dies geschieht, indem wir in der Spalte links die Befehle "Makros" auswählen. Dann sollte unser einziges Makro zu sehen sein. Dies kann man nun in die zuvor erstelle Gruppe ziehen. Auch das Makro wollen wir umbenennen. Im gleichen Schritt kann ein Icon festgelegt werden. Ich habe dafür den Namen "Termin" und das Icon der Agenda gewählt. Mit einem Klick auf OK in allen geöffneten Fenster, werden die Änderungen übernommen. Befindet man sich nun in dem Menü "Personen" wird im Tab "Start" das Icon für das erstellte Makro angezeigt und kann von dort aus angeklickt werden. 5. Falls SELFCERT.EXE nicht vorhanden ist Mit der Tastenkombination WIDOWS+E den Windows Explorer öffnen. Über Programm deinstallieren oder ändern ins Menü Programme und Features gelangen. Danach den Eintrag für Office 2013 suchen. Rechtsklick darauf und "ändern" wählen. Nun kann unter den "Office Shared Tools" das "Digitale Zertifikat für VBA Projekte" installiert werden. Ich hoffe das war einigermassen verständlich und hat helfen können. Gruss Triggerfish

Danke Hallo Triggerfish Vorerst einmal herzlichen Dank für die Anleitung. Ich werde dies nächste Woche mal probieren. Gerne schreibe ich dann ein Feedback schreiben.

Hallo Of84 Ja, ich weiss, es ist ein wenig viel Arbeit ;) Falls dir aber der automatische "Ort" nicht so wichtig ist, könntest du einfach deinen Kontakt mit einem Rechtsklick(!) auf deinen Kalender ziehen. http://i60.tinypic.com/5x5onr.jpg Dabei kriegst du mehrere Auswahlmöglichkeiten. Diese sollten eigentlich selbsterklärend sein, sonst einfach mal ausprobieren. Die Terminanfrage erhältst du automatisch auch, wenn du den Kontakt mit einem Linksklick "in" den Kalender ziehst. Ist aber meiner Meinung nach sehr rudimentär. Trotzdem ist's nicht mit ganz so viel Aufwand verbunden. Gruss Triggerfish

Vielen Dank Hallo Triggerfish Besten Dank für deine super Lösung des Problems. Ich habe es noch ein wenig nach meinen Wünschen angepasst. Funktioniert einwandfrei. Das ist genau das was ich wollte. Vielen Dank Gruss Of84