Das müssen Sie über «Work Smart» wissen

Neue Arbeitsformen erobern die Geschäftswelt: Das flexible Arbeiten stärkt die Zufriedenheit und fördert die Produktivität. Damit «Work Smart» funktioniert, müssen gewisse technische und organisatorische Voraussetzungen gegeben sein.

von Swisscom AG 05.11.2018
Work Smart Work Smart Zoom

Morgens in die Firma, über Mittag in die Kantine, abends nach Hause. So haben Arbeitnehmer mit Bürojob seit Jahrzehnten ihren Alltag verbracht. In den letzten Jahren lösen neue Arbeitsformen die fixen Bürostunden zunehmend ab. Viele Erwerbstätige, die in ihrem Beruf mit Informationen umgehen – so genannte Wissensarbeiter –, gehen ihren Aufgaben im Homeoffice nach, arbeiten unterwegs oder nutzen ein Gemeinschaftsbüro, neudeutsch «Coworking Space» genannt – ein Beispiel dafür ist der Impact Hub in Zürich.

Zusammengefasst bezeichnet man diese neuen, orts- und zeitunabhängigen Arbeitsformen als «flexibles Arbeiten», «Flexwork», «mobiles Arbeiten» oder auch «Work Smart».

Hohes Potenzial für smartes Arbeiten

Laut dem «Flexwork Survey 2016» der Fachhochschule Nordwestschweiz arbeitet ein Viertel der Erwerbstätigen in der Schweiz regelmässig mobil. Und sie tun es gerne, weil flexibles Arbeiten Autonomie ermöglicht und die Zufriedenheit steigert. Originalton eines Smart Workers: «Ich bin nicht mehr bereit, mich wegen der Arbeit auf einen Ort und eine Zeit einschränken zu lassen. Und ein langer Arbeitsweg ist Zeitverschwendung.»

Fast ein Drittel der Studienteilnehmer möchte eigentlich öfter flexibel arbeiten – aber der Job oder der Arbeitgeber erlauben es ihnen nicht, oder es fehlt die technische Unterstützung. Denn nicht alle Firmen und nicht alle Chefs sind gewillt, ihren Mitarbeitenden etwas anderes anzubieten als den klassischen «9-to-5»-Arbeitstag.

Einige der grössten Schweizer Unternehmen, darunter die SBB, die Post, die Mobiliar und Swisscom, haben deshalb die «Work Smart Initiative» ins Leben gerufen. Ziel ist, die flexiblen Arbeitsformen in der Schweizer Wirtschaft zu fördern und die Unternehmen dabei zu begleiten. Dabei soll die «Work Smart Charta» helfen – bis heute haben sie 165 Unternehmen unterzeichnet.

Das Potenzial wäre da. Laut der Studie «Der Arbeitsplatz der Zukunft» von Deloitte könnte die Hälfte aller Schweizer Beschäftigten ihre Arbeit mobil verrichten. Denn in der Schweizer Wirtschaft ist der Dienstleistungssektor mit 75 Prozent der Beschäftigten besonders ausgeprägt, und viele dienstleistungsorientierte Tätigkeiten benötigen nicht zwingend eine Präsenz am Firmenstandort. Beim Anteil wissensintensiver Tätigkeiten, die sich bestens für Flexwork eignen, liegt die Schweiz mit 43 Prozent auf den Spitzenplätzen – der EU-Durchschnitt liegt bei 36 Prozent. Laut Deloitte wird dieser Anteil künftig weiter steigen.

Technik muss sein

Flexibles Arbeiten funktioniert nicht ohne Technik. Angefangen hat alles 1999 mit dem Blackberry: Zum ersten Mal war es möglich, unterwegs automatisch E-Mails zu empfangen, zu bearbeiten und Termine zu koordinieren. Um 2009 kamen dann die ersten «Unified Communication and Collaboration»-Lösungen hinzu (UCC). Sie ermöglichen Chats à la WhatsApp, Videokonferenzen ohne umfangreiche Spezialhardware, Screensharing zum gemeinsamen Arbeiten am Computer und mehr.

Cloud-Datenablagen wie Sharepoint, Dropbox oder Swisscom Storebox erleichtern den Dokumentenaustausch. Starke Mobilfunknetze und schnelle Internetanschlüsse via DSL oder Glasfaser bilden die Basis für das Arbeiten unterwegs und im Homeoffice.

Firmenkultur und Selbstorganisation

Nicht weniger wichtig als die technischen Voraussetzungen sind die organisatorischen Auswirkungen, sowohl beim Arbeitgeber als auch beim Smart Worker selbst. Flexible Arbeitsformen basieren auf Vertrauen und erfordern einen Wandel der Firmenkultur – der Vorgesetzte kann die Mitarbeitenden weniger gut kontrollieren.

Die Smart Worker ihrerseits müssen mit der Freiheit umgehen können. Es ist nicht jedem gegeben, selbstständig zu arbeiten und sich effizient zu organisieren. Die Praxis zeigt jedoch, dass eher die Gefahr besteht, zu viel als zu wenig zu arbeiten. Die Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit lässt sich mit klaren Regeln erleichtern – zum Beispiel, niemals am Sonntag oder nicht nach 20 Uhr zu arbeiten. So verhindert man, sich zu verzetteln und womöglich das Gefühl zu bekommen, das Leben bestehe nur noch aus Arbeit.

FlexWork Survey 2016, Hochschule für Angewandte Psychologie, FHNW FlexWork Survey 2016, Hochschule für Angewandte Psychologie, FHNW Zoom

Gemäss Umfrage hat fast die Hälfte der Erwerbstätigen keine Möglichkeit, mobil zu arbeiten.

Hochschule für Angewandte Psychologie, FHNW Hochschule für Angewandte Psychologie, FHNW Zoom

Die FlexWork-Studie der Fachhochschule Nordwestschweiz zeigt unter anderem, dass in der öffentlichen Verwaltung im Vergleich zu den grossen Schweizer Unternehmen vermehrt ortsgebunden gearbeitet wird. Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten kommt dort praktisch nicht zum Zug.

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