Projektarbeit für unterwegs

Die gibt es – und zwar in Form einer gemeinsamen Teamablage auf einem externen Server, ein sogenannter Share Point. Alle Projektmitglieder, sowohl Mitarbeitende wie externe Partnerfirmen, haben von überall via Internet Zugriff auf diese Ablage und können die Dokumente einsehen oder bearbeiten. Der Projektleiter bestimmt jeweils, wer welche Berechtigungen erhält (etwa „nur lesen“, „bearbeiten“, „löschen“ usw.). Mit einem Share Point ist sichergestellt, dass alle Beteiligten stets über die aktuelle Version eines Dokuments verfügen. Zudem kann im Verlauf, der History, nachvollzogen werden, wer wann was am Dokument geändert hat. Die Zugriffe auf den Share Point erfolgen über sichere verschlüsselte Verbindungen.

Ein Bauleiter kann also zum Beispiel seine Einsatzpläne, Kostenkontrollen und Sitzungsprotokolle auf dem Share Point abspeichern und laufend aktualisieren. Sämtliche Lieferanten und Handwerker, die ebenfalls Zugriff auf diese Ablage haben, sind so innert kürzester Zeit auf dem neuesten Stand oder können Ergänzungen und Korrekturen ihrerseits anbringen.

Bezüglich Kosteneffizienz und –transparenz lohnt es sich für ein KMU, den Share Point als Hosted Service zu abonnieren. Das bedeutet: Der Share Point, also die Projektdokumente oder die gesamte Teamablage, ist auf einem externen Server abgelegt, der beim entsprechenden Anbieter gemietet wird. Das bringt viele Vorteile mit sich: Der Nutzer bezahlt nur den Platz, den er auf diesem Server benötigt. Grosse Investitionen in die Anschaffung eigener IT-Infrastruktur und Fachpersonal entfallen. Nebst dem auf dem Server benötigte Speicherplatz sind im monatlichen Fixpreis meist auch die professionelle Wartung sowie die technische Aktualisierung des Share Points durch den Anbieter inbegriffen.

Unternehmer haben mit einem Share Point als Hosted Service die Kosten also optimal im Griff und müssen trotzdem nicht auf eine zukunftsgerichtete, flexible und effiziente Lösung verzichten.