Tipps & Tricks 31.12.2004, 10:15 Uhr

Outlook: Systematisches Archiv anlegen

In Outlook kann ein Archiv erstellt werden. Dieses ist aber ungeordnet und wird mit der Zeit immens gross. Gibt es eine Software/ein Tool, das die Archivierung von Mails etc. vereinfacht und systematisiert?
Das macht Outlook in gewisser Weise schon selbst. Geben Sie in der "AutoArchivierung" für die einzelnen Ordner und Unterordner in Outlook, die Sie systematisch angelegt haben, jeweils einen neuen Dateinamen (entsprechend Ihrer eigenen Systematik) für die Archivierung jedes Ordners oder gewisser Ordner, die zusammengehören, ein. Dann werden die Mails aufgeteilt, und die Dateien werden nicht so gross, zudem haben Sie automatisch in jedem Ordner nur die Mails, die zu einem bestimmten Geschäftsvorgang, zu einem bestimmten Kunden oder zu einem bestimmten Zeitraum gehören, je nachdem, wie Sie es aufgeteilt haben.
Sie könnten einen bestimmten Ordner beispielweise "Korrespondenz_Lieferanten" nennen. Am Ende jedes Monats oder nach einem bestimmten Zeitplan, je nach Mailaufkommen, brennen Sie die vorhandenen Dateien auf CD, um sie zu archivieren, löschen Sie auf Ihrer Platte oder benennen Sie um, z.B. in "Korrespondenz_Lieferanten_2004_12.pst". Da die Archivdatei "Korrespondenz_Lieferanten.pst" nun nicht mehr existiert, legt Outlook beim nächsten Archivierungsvorgang eine neue Datei mit diesem Namen an. So behalten die Archivdateien eine übersichtliche Grösse.
Ende des nächsten Monats benennen Sie die Archivdatei "Korrespondenz_Lieferanten.pst" wieder um in "Korrespondenz_Lieferanten_2005_01.pst", woraufhin Outlook erneut eine neue Archivdatei anlegt, usw.
Um die Archivdateien für jeden einzelnen Ordner anders zu benennen, klicken Sie mit der rechten Maustauste auf den gewünschten Ordner und wählen die Registerkarte "AutoArchivierung". Wenn Sie die AutoArchivierung aktiviert haben, wird Ihnen automatisch der Ordnername "C:\...\archive.pst" vorgegeben. Ändern Sie diesen nach Ihren Wünschen, z.B. in "C:\...\Korrespondenz_Lieferanten.pst". Sie können auch für mehrere Ordner dieselbe PST-Datei angeben.
Ab nun wird Ihre Post automatisch in systematischer Form abgelegt, und wenn Sie die Dateien regelmässig umbenennen, wachsen Sie nicht zu sehr an.


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