Google Tabellen: Eintrag aus Drop-down-Menü wählen

Was für Excel und LibreOffice beliebt ist, dürfte auch eine gefragte Funktion für Google Spreadsheets sein, sprich für die Tabellenanwendung in Google Drive bzw. Google Docs. Wir zeigen es am Beispiel einer Abteilungsauswahl für eine Mitarbeiterliste. Es funktioniert aber auch mit anderen wiederkehrenden Werten genauso.

Öffnen Sie Ihre Tabelle in Google Docs, beispielsweise in Firefox oder Chrome. Erstellen Sie durch Klick aufs Plus-Zeichen neben den Tab-Reitern unterhalb der Tabelle ein leeres Tabellenblatt. Durch Ausklappen des Kontextmenüs übers kleine Dreieck können Sie das Blatt Umbenennen, zum Beispiel in «Abteilungen». Tippen Sie in der ersten Zelle den Titel Abteilungen ein (der ist nicht verpflichtend) und listen Sie darunter die gewünschten Werte auf. Denken Sie daran, alle zu erwischen. 

Wechseln Sie zum Blatt «Mitarbeitende» und markieren Sie die Spalte «Abteilungen» (oder jene Spalte, in der Sie die Daten künftig per Drop-down-Menü auswählen wollen). Tipp: Wenn es eine überschaubare Anzahl Zeilen ist, markieren Sie stattdessen den genauen Zellbereich, der diese Ausklappmenüs erhalten soll. Klicken Sie mit rechts hinein und wählen Sie ganz unten im Kontextmenü den Befehl Datenvalidierung.

Lassen Sie bei «Kriterien» den Eintrag Liste aus einem Bereich ausgewählt. Klicken Sie dahinter ins leere Feld. Jetzt wählen Sie unten das Blatt mit den gültigen Werten, hier also etwa Abteilungen. Google Sheets wechselt zu dem Blatt. Markieren Sie die Zellen, in denen Sie die gewünschten gültigen Werte aufgelistet haben. Klicken Sie auf OK.

Jetzt noch ein Klick auf Speichern, nun wechseln Sie zurück zum Blatt mit den Mitarbeitenden. Die markierten Zellen haben jetzt alle ein Ausklappmenü erhalten, in dem Sie die Abteilung auswählen können.