Excel: Kalendereinträge für Outlook generieren

Lösung: Wenn die Termine in einer Outlook-gerecht aufbereiteten Excel-Tabelle stehen, ist das kein Problem. Relevant sind hierbei insbesondere die Spaltennamen.

Die Excel-Datei darf für alle drei Outlook-Versionen (2003 bis 2010) genau gleich aussehen. Erstellen Sie mit Excel eine Datei mit genau einer Tabelle (die leeren können Sie löschen) und speichern Sie sie aus Excel mit dem Dateityp «Excel 97-2003 Arbeitsmappe (.xls)». Verzichten Sie im Tabellenblatt am besten auf eine Tabellenüberschrift oder spezielle Formatierungen. Sorgen Sie dafür, dass Sie von links nach rechts exakt die folgenden Spalten haben, wobei Sie auch jene weglassen können, die für Sie nicht relevant sind:

Betreff

Beginntam

Beginntum

Endetam

Endetum

Ganztägig

ErinnerungEinAus

Erinnerungam

Erinnerungum

Beschreibung

Ort

Ein Beispieldatensatz sähe so aus; hier aus Platzgründen wieder von oben nach unten dargestellt, in Ihrer Excel-Tabelle natürlich von links nach rechts, siehe auch den Screenshot:

Betreff: Generalversammlung 2012

Beginntam: 04.02.2012

Beginntum: 14:00:00

Endet am: 04.02.2012

Endet um: 18:00:00

Ganztägig: FALSCH

ErinnerungEinAus: WAHR

Erinnerungam: 03.02.2012

Erinnerungum: 12:00:00

Beschreibung: Die GV unseres Vereins mit anschliessendem Imbiss

Ort: Restaurant Beispiel, Musterdorf, im Saal 4

Füllen Sie Ihre Excel-Tabelle mit den entsprechenden Terminen aus.

Wichtig: Sobald Sie alles drin haben, markieren Sie in der Excel-Tabelle den Datenbereich; also z.B. die Zellen A1 bis K14, falls sie dorthin reicht. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich, gehen Sie im Kontextmenü je nach Excel-Version zu Bereich benennen oder Namen definieren und tippen Sie als Namen z.B. Kalender ein. Noch speichern, schliessen - fertig!

Geben Sie die fertige Datei nun an Ihre Vereinskollegen weiter. Der Import funktioniert in Outlook 2003 bis Outlook 2010 weitgehend gleich: Gehen Sie zu Datei/Importieren/Exportieren (in Outlook 2010: Datei/Öffnen/Importieren), wählen Sie «Aus anderen Programmen oder Dateien importieren» und klicken auf Weiter. Beim zu importierenden Dateityp greifen Sie zu «Microsoft Excel 97-2003». Wählen Sie via Durchsuchen die Datei aus und klicken dann auf Weiter. Bei «Zielordner auswählen» ein Klick auf den Kalender und auf Weiter. Im nächsten Dialog könnten Sie die Felder zuordnen. Das ist aber nicht mehr nötig, wenn Sie in der Excel-Tabelle die Spalten schon richtig benannt haben. Die Daten werden importiert.

Tipp: Wollen Sie mittels Excel andere Daten für den Outlook-Import anbieten? Exportieren Sie zuerst ein paar Datensätze des gewünschten Typs in eine Excel-Datei. So können Sie feststellen, wie die Bezeichnungen der gewünschten Spalten lauten und diese in Ihre Excel-Tabelle übernehmen. (PCtipp-Forum)