Dumm gelaufen: Ihr Mailprogramm ist übervoll oder räumt ungefragt Ihr Mailkonto leer. Dafür stockt es beim Nachrichtenversand. Zudem verwendet es immer wieder die falsche Absenderadresse und hat auch andere Macken. Diese Probleme lassen sich sehr einfach vermeiden – mit unseren Tipps für die vier gängigsten Mailprogramme Outlook, Outlook Express, Windows Mail und Mozilla Thunderbird.

Schnell, stabil, komfortabel
Je schonender Sie Ihr Mailprogramm behandeln, desto weniger Ärger wird es Ihnen bereiten. Lassen Sie die Nachrichtendatenbank nicht zu gross werden und automatisieren Sie Aufgaben.

Werbefilter: Was Ihr Mailkonto am meisten aufbläht, sind unerwünschte Werbemails, auch als Spam bekannt. Laden Sie die Nervpost am besten gar nicht erst herunter. Bevor Sie die Nachrichten per Mailprogramm abholen, liegen sie auf dem Server Ihres Mailproviders. Bestimmt bietet dieser auch ein Weblogin an, mit dem Sie direkt über seine Webseite auf Ihr Mailkonto zugreifen können. Tun Sie das und prüfen Sie dort, ob der Spam-Filter aktiviert und passend eingestellt ist. Damit werden Werbenachrichten bereits auf dem Server des Providers gefiltert; sie landen nicht mehr auf Ihrem Computer.

Weitere Tipps zur Spam-Abwehr finden Sie im Artikel «Schluss mit Spam». Beispiele zu den per Weblogin verfügbaren Antispam-Optionen diverser Schweizer Provider finden Sie im Artikel «Pille gegen die Spam-Plage».

Anhänge abtrennen: Eine Mail ohne Anhang belegt meist nur wenige Kilobyte. Schon mit der kleinsten Dateibeilage vervielfacht sich der Platzbedarf. Kopieren Sie Mailbeilagen nach Erhalt per Rechtsklick und «Speichern unter» in einen Ordner im Windows-Dateisystem, also z.B. in «Eigene Dateien\Meine Mailbeilagen». Je nach Mailsoftware lässt sich das Attachment danach via Rechtsklick und «Entfernen» aus der Nachricht löschen. Bei einigen Outlook-Versionen müssen Sie die E-Mail hierfür zuerst per Doppelklick öffnen oder wählen via Rechtsklick die Option «Als neu bearbeiten», entfernen danach den Anhang und speichern die Nachricht beim Schliessen ab.

Nur bei Thunderbird geht das Ablegen und Entfernen komfortabel in einem Schritt: Ein Rechtsklick auf die Mailbeilage sowie ein Klick auf «Abtrennen» reichen (Bild links). Es öffnet sich ein Speicherdialog, in dem Sie den gewünschten Ablageort auswählen. Nach dem Klick auf OK informiert Thunderbird Sie darüber, dass die Beilage aus der Mail entfernt wird. Praktisch: In der Nachricht bleibt eine Verknüpfung zur Datei zurück. So können Sie das Attachment später trotzdem aus der Mail heraus öffnen, auch wenn es nicht mehr darin gespeichert ist.

Mails auslagern: Sie lassen gelesene Papierbriefe nicht in Ihrem Briefkasten liegen. Wieso sollten Sie das mit E-Mails tun? Alle gängigen Mailprogramme erlauben Ihnen das Erstellen separater Nachrichten-Archivdateien. Darin abgelegte Mails werden nicht in Mitleidenschaft gezogen, falls die durchs Programm intensiv genutzte Posteingangsdatei beschädigt wird.
So nutzen Sie das in Mozilla Thunderbird, Outlook Express und Windows Mail: Dort stehen schon Archive namens «Local Folders» bzw. «Lokale Ordner» bereit. Klicken Sie mit Rechts darauf und gehen Sie zu «Neuer Ordner». Tippen Sie einen passenden Ordnernamen ein, worauf er unter den lokalen Ordnern erscheint. Von nun an verfrachten Sie erledigte Post hier hinein, sofern Sie diese nicht löschen wollen.

Das Office-Programm Outlook funktioniert etwas anders: Wenn Sie bloss einen neuen Ordner erstellen, ist dieser immer noch Teil derselben PST-Datei (in dieser verwaltet Outlook auch Posteingang, Kalender oder Aufgaben). Um eine physisch getrennte Datei für Ihre Mailsammlung zu erhalten, erstellen Sie via «Datei/Neu» eine Outlook-Datendatei. In dieser legen Sie via Rechtsklick und Neuer Ordner beliebige Unterordner an (Bild links). Dorthin verschieben Sie alle Mails, die Sie gelesen oder bearbeitet haben.

Papierkorb automatisch leeren: Volle Papierkörbe belegen unnötig Festplattenplatz und beeinflussen die Geschwindigkeit. Ihr Mailprogramm kann den Abfalleimer beim Beenden automatisch leeren; so brauchen Sie sich nicht selbst darum zu kümmern.

In Outlook Express gehen Sie via «Extras/Optionen» zum Register «Wartung» und setzen ein Häkchen bei «Ordner 'Gelöschte Objekte' beim Beenden leeren». In Thunderbird öffnen Sie «Extras/Konten». Klicken Sie im linken Teil unterhalb des Kontonamens auf «Server-Einstellungen». Im rechten Fensterteil aktivieren Sie die Option «Papierkorb beim Verlassen leeren».

Outlook-Benutzer gehen zum Menü «Extras/Optionen/Weitere» und aktivieren «Bei Programmbeendigung Ordner 'Gelöschte Objekte' leeren». In Windows Mail gehts via «Extras/Optionen» zu «Erweitert» und dort zur Schaltfläche «Wartung». Wählen Sie «Ordner 'Gelöschte Elemente' beim Beenden leeren».

Datendiät: Benutzer von Windows Mail lassen das Wartungsfenster vom vorherigen Tipp gleich geöffnet. Denn hier ist noch eine weitere wichtige Pflegehilfe zu finden: «Datenbank alle 100 Mal beim Herunterfahren komprimieren». Verringern Sie diesen Wert auf 30 oder 50. Der Grund: Das Leeren des Papierkorbs löscht Mails nicht physisch aus der Datenbank. Darum belegen die zugehörigen Dateien danach immer noch gleich viel Platz auf der Festplatte. Erst ein Komprimieren entfernt die Nachrichten endgültig.

In Thunderbird öffnen Sie das Menü «Extras/Einstellungen/Erweitert/Netzwerk & Speicherplatz». Aktivieren Sie die Option «Ordner komprimieren, wenn dies mehr Platz spart als» und setzen Sie dahinter einen Wert von 4000 KB (entspricht etwa 4 MB).
Outlook 2007 komprimiert die PST-Dateien regelmässig von selbst. In früheren Outlook-Versionen war dafür Handarbeit notwendig. Öffnen Sie «Datei/Datendateiverwaltung», klicken Sie auf Ihre PST-Datei, gefolgt von «Einstellungen» und «Jetzt komprimieren». Ähnlich in Outlook Express: Sie finden unter «Extras/Optionen/Wartung» die Schaltfläche «Jetzt bereinigen». Dort klicken Sie auf «Komprimieren».

Text statt HTML
Die meisten Mailprogramme versenden heute standardmässig Nachrichten im HTML-Format. Dieses sonst für Webseiten verwendete Format erlaubt das Gestalten mit Farben, Linien, Bildern, Tabellen und Schriftgrössen. Solche E-Mails haben auch Nachteile: Sie belegen beim Übertragen und Speichern mehr Platz, werden nicht in jedem Mailprogramm (oder auf dem Internethandy) ideal dargestellt und landen auch gerne einmal fälschlicherweise im Spam-Ordner. Ausserdem gibt es mit HTML-Mails immer wieder Sicherheitsprobleme. Deshalb bevorzugen viele Benutzer ihre Mails im reinen Textformat («Nur-Text»). Das exotische dritte Format – «Rich-Text» – sollten Sie ganz vermeiden. Sie haben an drei verschiedenen Stellen Einfluss aufs Sendeformat: Bei der Standardeinstellung, individuell beim Verfassen einer Mail sowie im Adressbuch.

Outlook: Unter «Extras/Optionen/E-Mail-Format» legen Sie Ihr gewünschtes Standardformat (Nur-Text oder HTML) fest. Während des Verfassens einer Mail können Sie das Format auch im «Format»-Menü (Outlook 2003) oder im Reiter «Optionen» (Outlook 2007) ausnahmsweise auf ein anderes umschalten. Eine in Outlook gut versteckte Option erlaubt Ihnen, für bestimmte Kontakte ein Format festzulegen. Öffnen Sie den gewünschten Kontakteintrag. Darin klicken Sie doppelt auf die Mailadresse. Im Ausklappmenü «Internetformat» finden Sie die gesuchte Einstellung.
Windows Mail/Outlook Express: Das Standardformat legen Sie unter «Extras/Optionen/Senden» fest, indem Sie das gewünschte «Format für das Senden von E-Mails» anklicken. Lassen Sie sich nicht verwirren: In Outlook Express und dessen Nachfolger Windows Mail verwendet Microsoft unsinnigerweise den Begriff Rich Text, meint damit aber das HTML-Format. Zum Versand einer einzelnen Mail im jeweils anderen Format öffnen Sie im Fenster «Neue Nachricht» das «Format»-Menü. In Outlook Express ist es im Adressbuch noch möglich, für einen Kontakt unter dem Register «Name» festzulegen, dass er Mails nur im Textformat erhalten will. Bei Windows Mail wurde diese Einstellungsmöglichkeit eliminiert.

Thunderbird: Klicken Sie links im Ordnerbereich mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen und öffnen Sie die «Eigenschaften». Gehen Sie zu «Verfassen & Adressieren». Setzen oder entfernen Sie das Häkchen bei «Nachrichten im HTML-Format verfassen». Falls Sie mehrere Mailkonten haben, legen Sie für jedes die gewünschte Einstellung fest. Haben Sie in Thunderbird das «Nur-Text»-Format gewählt, wollen aber gelegentlich eine einzelne Mail als HTML verschicken? Nutzen Sie diesen Geheimtipp: Klicken Sie mit gedrückter Shift-Taste aufs Verfassen-Symbol, jetzt entsteht eine Mail im anderen Format. Sie erkennen das an der An- oder Abwesenheit der Schriftformatierungselemente (Bild links).Für Bekannte, die explizit auf Text oder HTML bestehen, gibts auch im Thunderbird-Adressbuch im Register «Kontakt» die Option «Bevorzugt folgendes Nachrichten-Format».

Fehlerlos glücklich
In diesem Kapitel geht der PCtipp auf typische Mailkatastrophen ein und hilft Ihnen, diese zu vermeiden oder zu beheben.

Mails nicht löschen: Sie haben vor, Ihre Mails nicht nur am Desktop-PC, sondern auch auf einem Zweitgerät (z.B. einem Notebook) per Software abzurufen. Nach dem Einrichten des Kontos lädt die Mailanwendung aber alles aus Ihrer Mailbox herunter und löscht die Nachrichten auf dem Server. Auf diese können Sie weder per Software am Hauptrechner noch übers Internet per Weblogin zugreifen. Denn die Mails liegen jetzt auf dem Notebook.

Vermeiden Sie diesen wohl häufigsten aller Mailunfälle und erlauben Sie Ihrem Mailprogramm nicht, die Nachrichten nach dem Abholen vom Server zu löschen: In Outlook Express und Windows Mail öffnen Sie «Extras/Konten», wählen Ihr Konto aus und klicken auf Eigenschaften. Im Reiter «Erweitert» aktivieren Sie die Option «Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen».
In Outlook geht es zu «Extras/Konten». Klicken Sie Ihr Konto an und danach «Ändern». Navigieren Sie zu «Weitere Einstellungen/Erweitert». Dort finden Sie die gesuchte Option.
In Thunderbird gehts ebenfalls zu «Extras/Konten». Bei Ihrem Mailkonto klicken Sie nun «Server-Einstellungen» an und setzen bei «Nachrichten auf dem Server belassen» ein Häkchen.
In allen vier Programmen können Sie an derselben Stelle eine Anzahl Tage angeben, nach deren Ablauf die Mails trotzdem gelöscht werden dürfen. Erfahrungsgemäss ist diese Option aber eher etwas für Ihren Hauptrechner.

Konten richtig einstellen: Viele Internetprovider haben ihre Servereinstellungen optimiert, damit Spammer keine Massenmails über sie verschicken können. Seit einiger Zeit darf niemand mehr über deren Postausgangsserver (SMTP) etwas versenden, ohne sich mit Benutzernamen und Passwort zu authentifizieren. Wegen dieser Massnahme können jedoch auch einige Benutzer keine Mails mehr abschicken.
Ist das bei Ihnen der Fall? Die Provider bieten zwar auf ihren Webseiten eine Lösung an, diese ist aber nicht immer leicht zu finden. Die Suche hat für Sie ein Ende: Von allen grösseren Mailprovidern finden Sie hier Informationen über die benötigten Servereinstellungen sowie zu bekannten Beschränkungen (z.B. maximale Mailgrösse).

Sobald Sie die korrekten Informationen haben, tragen Sie diese im Mailprogramm ein. In Windows Mail und Outlook Express gehts zu «Extras/Konten». Klicken Sie Ihr Konto an, öffnen Sie die «Eigenschaften» und prüfen Sie die Einstellungen im Server-Reiter. Die gesicherte Kennwortauthentifizierung wird eventuell nicht unterstützt. Aber in fast allen Fällen müssen Sie «Server erfordert Authentifizierung» einschalten. Im Register «Erweitert» korrigieren Sie nötigenfalls die Port-Nummern und schalten SSL (Secure Sockets Layer; siehe nächster Tipp) ein, sofern der Provider das unterstützt.
In Outlook finden Sie die Einstellungen unter «Extras/E-Mail-Konten». Lassen Sie sich die «vorhandenen E-Mail-Konten» anzeigen. Markieren Sie Ihr Konto mit einem Klick und gehen Sie zu «Ändern». Prüfen Sie unter «Serverinformationen» die Posteingangs- und -ausgangsserver und rufen Sie die «Weiteren Einstellungen» auf. Im Register «Server» sollte die «Authentifizierung» eingeschaltet sein, im Reiter «Erweitert» finden Sie wieder die erwähnten Port-Nummern.

Auch in Thunderbird erreichen Sie die Server-Einstellungen unter «Extras/Konten». Der SMTP-Server ist am unteren Ende der Kontenliste separat zu finden.

Sicherer dank SSL/TLS: Mit den üblichen Servereinstellungen funktioniert das Mailen zwar, aber die Daten werden im Klartext übertragen. Wer Ihren Datenverkehr mitschneidet, kann diesen problemlos lesen. Einige Mailanbieter (z.B. Bluewin und GMX) offerieren daher eine sichere Übertragungsart namens SSL, neu auch als Transport Layer Security (TLS) bezeichnet. Damit werden die Daten auf dem Weg zwischen Ihrem PC und dem Server des Providers verschlüsselt. Falls Ihr Mailprovider SSL/TLS anbietet, sollten Sie dies nutzen. Die genauen Einstellungen der Provider finden Sie im bereits erwähnten Artikel.

Richtiger Absender: Viele PC-Nutzer haben mehrere Mailadressen. Nicht selten wird deshalb eine Nachricht mit der falschen Absenderadresse abgeschickt. Die Lösung: In Outlook Express, Windows Mail und Thunderbird wählen Sie nach einem Klick auf «Neue E-Mail» bzw. Verfassen Ihr gewünschtes Absendekonto aus dem Ausklappmenü hinter dem Eintrag «Von».

Ältere Outlook-Versionen verstecken die Kontenwahl, sofern das Mailfenster nicht im Vollbild angezeigt wird: Klicken Sie im Maileditor hinter dem Senden-Knopf auf den unscheinbaren Doppelpfeil, was die restlichen Icons jener Symbolleiste enthüllt. Dort entdecken Sie Konten, das Ihnen die Wahl des Absenders ermöglicht. Bei Outlook 2007 ist die Konten-Schaltfläche etwas besser platziert.

Standardabsender: Am besten legen Sie in Ihrem Mailprogramm jenes Konto als Standard fest, mit dem Sie die meisten Mails schreiben. In Outlook Express und Windows Mail öffnen Sie dazu «Extras/Konten/E-Mail». Eines der Konten trägt in der Spalte «Typ» hinter «E-Mail» in Klammern die Bezeichnung «Standard». Wollen Sie das ändern, klicken Sie erst das gewünschte Mailkonto an und greifen anschliessend zur Schaltfläche «Standard».
In Thunderbird wählen Sie im Menü «Extras/Konnte»n das gewünschte Konto und danach die Schaltfläche «Als Standard» festlegen. Sie erkennen das aktuelle Standardkonto an der Fettschrift. Und fast genauso geht es in Outlook, nämlich via «Extras/Kontoeinstellungen» mit einem Klick aufs Konto sowie auf «Als Standard» festlegen.

Tipps für den Alltag
Nicht nur die korrekten Maileinstellungen erleichtern Ihren Alltag, genauso wichtig ist das Mailverhalten. Das gibt Ihnen eine viel bessere Übersicht und mehr Sicherheit.

Sortieren nach Thema: In Ordnern mit vielen Mails sortieren Sie den Inhalt bequem durch Klicks auf die Spaltentitel, z.B. nach Absender oder Datum. Natürlich ist auch ein Sortieren nach Betreff möglich. Hierfür gibts eine interessante Alternative: das Sortieren nach Thema.

In Outlook gehen Sie hierfür zu «Ansicht/Anordnen nach/Unterhaltung». Das Gleiche erreichen Sie in Outlook Express und Windows Mail via «Ansicht/Aktuelle Ansicht/Nachrichten nach Thema sortieren».
In Thunderbird genügt ein Klick aufs Themensymbol in der ersten Spalte (Bild links). Die Mails werden nun in Themen einsortiert und grafisch als Diskussionsfaden dargestellt. Das klappt zum Teil sogar, wenn der Betreff ändert.

Einschränkungen: Jeder Mailprovider setzt am einen oder anderen Punkt ein paar Grenzen. So übermitteln manche keine E-Mails, die Sie an mehr als eine bestimmte Anzahl Empfänger-adressen senden. Die einen klemmen bei 20 ab, manche erst bei 100. Wiederum andere zählen nicht die Empfänger in einer einzigen Mail, sondern die Anzahl der Nachrichten innerhalb eines gewissen Zeitraums. Diese Massnahmen sollen vor Spammern schützen.
Auch lehnen es viele Provider aus Sicherheitsgründen ab, ausführbare Dateien (z.B. Programme mit der Endung EXE) zu versenden. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Mailanbieter, damit Sie sich lästige Fehlversuche ersparen.

Mailgrössenberechnung: Was alle Provider einschränken, ist die maximale Grösse einer einzelnen Mail. Meist gibt der Provider eine runde Zahl an, wie z.B. 10 MB pro Nachricht. Das bedeutet aber nicht, dass Sie eine so grosse Datei verschicken können. Der Grund: Anhänge werden durch ein Verfahren namens MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) kodiert. Damit wächst die tatsächliche Übertragungsgrösse vorübergehend um ca. 37 Prozent. Die Formel lautet: (Dateigrösse + Mailtext) x 1,37. Eine 9-MB-Datei würde also den 10-MB-Rahmen sprengen. Denn 9 MB x 1,37 sind 12,33 MB. Die grösste akzeptierte Datei wäre 7,3 MB (10 MB/1,37).

Tastenkürzel: Die Tastenkombinationen für Outlook Express, Windows Mail, Outlook und Thunderbird aufzulisten, würde den Rahmen dieses Heftartikels sprengen. Sie finden die wichtigsten hier. Dort können Sie diese als Lesezeichen für den Browser ablegen und bei Bedarf abrufen.

Kein Spam-Helfer: Massenmailer gelangen oft über Trojaner-verseuchte PCs an neue Adressen. Die Schädlinge durchsuchen den Computer nach Mailadressen und übermitteln diese an ihre Schöpfer. Dabei laben sich die Trojaner nicht nur an Ihren Adressbuchdateien, sondern auch an Adressen, die sie in empfangenen Nachrichten entdecken. Bei Mails an mehrere Personen sollten Sie deshalb nur Ihre Adresse ins «An»-Feld schreiben und die restlichen Empfänger ins BCC-Feld setzen (Blind Carbon Copy = Blindkopie). Damit wahren Sie auch die Privatsphäre der Empfänger: Sie sehen nur Ihre Adresse.

Schlusstipp: Beim Mailen heisst es immer auch Aufpassen – sei es beim Empfang oder beim Versand. Denken Sie beim Erhalt elektronischer Post daran, dass der Absender gefälscht und Anhänge oder Links gefährlich sein können.