Schritt-für-Schritt-Anleitung 07.11.2022, 11:35 Uhr

Microsoft Office kostenlos nutzen – so gehts

Microsoft stellt seine Onlineversion von Microsoft 365 (ehemals Office) gratis zur Verfügung. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die einzelnen Apps einrichten, was sie können und wo es Einschränkungen gibt.
(Quelle: Shutterstock/Vladimka production)
Word, Excel, PowerPoint & Co. sind so weit verbreitet, dass man auch als Privatanwender nur schwer um die Nutzung herumkommt: Das Budget des Vereins (Excel), die Korrespondenz mit der Schule (Word), die Präsentation zum Vortrag (PowerPoint) – das alles wird in der Regel mit Microsoft-Apps erstellt.
Natürlich gibt es Alternativen wie Open­Office oder die Google-Office-Palette, aber sie alle haben gegenüber den Microsoft-Tools ­gewisse Einschränkungen, was zu Kompati­bilitätsproblemen führen kann. Doch die Anschaffung von Office geht ins Geld: Im Abonnement kostet eine Lizenz rund 7 Franken pro Monat, ein einmaliger Kauf schlägt mit rund 70 Franken (Single) bzw. rund 110 Franken zu Buche (Family). Die Single- und Familien-Abokosten finden Sie hier.
Es geht aber auch anders: Microsoft bietet fast die gesamte Palette als Onlineversion an. Folgende Programme können Sie direkt im Browser online nutzen:
  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • Outlook
  • OneDrive (mit 5 GB Speicherplatz)
  • Teams
  • OneNote
  • Skype
Dazu kommen noch weitere Apps wie der Kalender, PowerAutomate, ToDo und Kontakte. Ausserdem sind die Funktionen von FamilySafety integriert, über die Berechtigungen von Familienmitgliedern verwaltet werden können.

Die Anmeldung

Um die Office-Palette von Microsoft kostenlos zu nutzen, müssen Sie sich registrieren – sofern Sie nicht bereits über ein Login bei Microsoft verfügen. So gehen Sie vor:
  • Rufen Sie die Webseite office.com auf und klicken Sie auf den Link Registrieren Sie sich für die kostenlose Version von Office.
  • Auf der folgenden Seite geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken auf Weiter (das machen Sie auch bei den folgenden Schritten), Bild 1.
    Dialog zum Erstellen eines Kontos
    Bild 1: Die Anmeldung bei Ihrem Office-Konto ist schnell erledigt
    Quelle: PCipp.ch
  • Tippen Sie ein Kennwort ein, das Sie für den Account nutzen möchten.
  • Nun müssen Sie angeben, in welchem Land Sie wohnen und wann Ihr Geburtstag ist.
  • Microsoft stellt Ihnen einen Sicherheitscode an die E-Mail-Adresse zu, die Sie im ersten Schritt angegeben haben.
  • Prüfen Sie die Mailbox und geben Sie diesen Code im geöffneten Browserfenster ein.
  • Es folgt eine Sicherheitsaufgabe, die Sie lösen müssen.
  • Geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen an.
  • Beantworten Sie die Frage, ob Sie angemeldet bleiben möchten, mit einem Klick auf Ja.
  • Es folgen eine Begrüssung und Hinweise, wie Sie Office Online nutzen können.

Der Einstieg

Nach dem ersten Login mit Ihrem Benutzernamen gelangen Sie auf die Übersichtsseite. Auf der linken Seite sehen Sie die wichtigsten verfügbaren Programme, Bild 2 (A). Klicken Sie auf eines der Symbole, wird die App im Webbrowser gestartet. Alternativ klicken Sie auf die Schaltfläche Neu (B) und wählen dort das gewünschte Programm aus. Falls Sie eine App oder ein Programm nutzen möchten, das nicht aufgelistet ist, klicken Sie auf das Symbol unten links im Fenster (C), worauf alle verfügbaren Apps eingeblendet werden.
Bild 2: die Übersichtsseite mit allen wichtigen Optionen
Quelle: PCipp.ch
Wenn Sie eher nach Lösungen als nach einem bestimmten Programm suchen – etwa zum Erstellen eines Quiz, Kalenders, einer Umfrage etc. –, klicken Sie oben links aufs Plus-Symbol (D). Sie werden auf eine Seite weitergeleitet, auf der Sie eine grosse Bibliothek von Vorlagen finden, Bild 3. Klicken Sie auf eine der Vorlagen, wird diese im passenden Programm oder Onlinedienst geöffnet.
Bild 3: Auch Vorlagen gehören zu Office Online
Quelle: PCipp.ch
Nach einem Klick auf das Haus-Symbol oben links gelangen Sie jederzeit wieder zurück auf die Übersichtsseite, Bild 2 (E). Möchten Sie das Konto wechseln oder sich abmelden, finden Sie diese Möglichkeiten oben rechts, wo Ihre Initialen oder Ihr Profilbild zu sehen sind (F).

Apps und Programme

Klicken Sie auf die gewünschte App, um sie im Browser zu öffnen, Bild 4 (A). Hier können Sie ein leeres Dokument erstellen (B) oder eine der angezeigten Vorlagen öffnen (C). Weitere Vorlagen werden angezeigt, wenn Sie auf den gleichnamigen Link klicken (D).
Bild 4: Wählen Sie die gewünschte App
Quelle: PCipp.ch
Möchten Sie mit einem Dokument weiterarbeiten, das auf Ihrer Festplatte abgelegt ist, klicken Sie auf Hochladen (E). Das Dokument wird in die zum Account gehörige OneDrive-Cloud geladen und anschliessend geöffnet. OneDrive ist in Office Online zentral, denn hier werden auch alle bearbeiteten oder neu erstellten Dokumente gespeichert.
Möchten Sie eine Datei nach der Bearbeitung wieder auf der Festplatte Ihres Rechners speichern, klicken Sie oben im Menü auf Datei und auf Speichern unter. Wählen Sie die Option Eine Kopie herunterladen und noch einmal Herunterladen. Das Dokument wird im Download-Ordner des Geräts gesichert, mit dem Sie auf Office Online zugreifen. Von hier kopieren Sie die Datei an den gewünschten Speicherort auf Ihrer Festplatte.
Die Office-Online-Apps haben einen sehr grossen Funktionsumfang. Einschränkungen gegenüber der Desktop-Version gibt es aber bei sehr rechenintensiven Anwendungen (zum Beispiel 3D-Objekte) und bei Funktionen, die auf die Hardware des Computers zugreifen müssen (etwa Bildschirmaufnahmen).
Für Nutzerinnen und Nutzer, die noch nicht auf Microsoft 365 umgestiegen sind und mit veralteten Desktop-Versionen arbeiten (müssen), ist aber oft das Umgekehrte der Fall: Die Online­versionen verfügen zum Beispiel über neue Excel-Formeln und Folienübergänge in PowerPoint, die in den veralteten Fassungen nicht angeboten werden.

Die Desktop-App

Wenn Sie beim Arbeiten mit Office Online eine Funktion vermissen, die Sie aus der Desktop-App kennen (und wenn diese auf dem Computer, an dem Sie arbeiten, installiert ist), klicken Sie auf das Bleistiftsymbol in der Menüleiste, Bild 5 (A), und auf In Desktop-App öffnen (B). Sie können nun in der Desktop-Version weiter­arbeiten. Wenn Sie das Programm schliessen, werden alle Änderungen automatisch übernommen.
Es wird ein Befehl angeboten, um eine Datei in der Desktop-App zu öffnen
Bild 5: Wechseln Sie nahtlos zu den Desktop-Apps
Quelle: PCipp.ch

Gemeinsam

Weil Office Online die Dokumente grundsätzlich auf OneDrive ablegt, können sie besonders einfach für andere Nutzerinnen und Nutzer freigegeben werden. Dazu klicken Sie oben rechts im Menü auf Teilen, Bild 6 (A), um das Fenster Links senden zu öffnen.
Bild 6: Teilen Sie Dateien für die Arbeit im Team
Quelle: PCipp.ch
Stellen Sie zuerst ein, was die Personen, denen Sie das Dokument zustellen, machen dürfen (B). Dazu gehört, ob Jeder mit dem Link oder nur Bestimmte Personen berechtigt sind und ob Sie die Bearbeitung zulassen (dafür muss das Häkchen aktiviert sein). Ausserdem können Sie bei Ablaufdatum festlegen einstellen, wie lange der Link gültig ist. Nach Ablauf der Frist ist die Datei nicht mehr zugänglich. Einen zusätzlichen Schutz des Dokuments vor fremdem Zugriff bietet die Option Kennwort festlegen. Schliessen Sie diese Einstellungen mit einem Klick auf Übernehmen ab.
Nun geben Sie noch die E-Mail-Adresse der Adressaten an (C) und schreiben zudem einen Betreff (D) und eine kurze Nachricht (E). Teilen Sie das Dokument per Senden (F).
Das Dokument wird von Ihrer Outlook-Online-Adresse verschickt (mehr dazu finden Sie im späteren Abschnitt «Outlook»). Möchten Sie den Link von einer anderen Adresse senden, klicken Sie auf Kopieren G und fügen den Link in eine Mail ein. 

Geteiltes Dokument

Klicken die Empfängerinnen und Empfänger auf den Link in der erhaltenen E-Mail, wird das Dokument in Office Online geöffnet – vorerst nur zum Ansehen. Zum Bearbeiten braucht es zunächst einen Klick auf Dokument bearbeiten, Bild 7 (A), gefolgt von der Auswahl einer der folgenden Optionen (B):
  • Bearbeiten öffnet das File im Browser.
  • In Desktop-App öffnen startet die Vollversion des Office-Programms auf dem Computer.
Bild 7: Entscheiden Sie sich für eine der Bearbeitungsoptionen
Quelle: PCipp.ch
Nun kann mit der Bearbeitung begonnen werden. Arbeitet jemand in Ihrem Dokument, während Sie es noch geöffnet haben, sehen Sie die Veränderungen live in Ihrem File, Bild 8. Ein kleines rundes Symbol gibt an, wer die Änderungen vornimmt.
Ein Symbol zeigt bei einem Textabschnitt, wer diesen jetzt gerade bearbeitet
Bild 8: Änderungen der Team-Mitglieder werden live angezeigt
Quelle: PCipp.ch
Falls Sie die Kontrolle über die Änderungen behalten möchten, klicken Sie (bereits vor dem Teilen des Dokuments) auf den Reiter Überprüfen, Bild 9 (A), und auf die Schaltfläche Änderungen nachverfolgen (B). Wählen Sie die Option Für alle (C). Das bewirkt, dass die Anpassungen am Dokument farblich hervorgehoben werden und einzeln akzeptiert oder verworfen werden können.
Bild 9: Sie bestimmen, welche Änderungen durchgeführt werden
Quelle: PCipp.ch

Outlook

Wenn Sie die Onlineversion von Outlook zum ersten Mal öffnen, erscheint ein Sicherheitshinweis, der Sie darauf aufmerksam macht, dass nicht nur Microsoft, sondern auch Drittanbieter Daten verarbeiten. Wir empfehlen, bei diesem Hinweis auf Einstellungen verwalten zu klicken, um diese wie folgt anzupassen: Schalten Sie bei Einstellung für Werbung alle Schalter auf Aus, insbesondere auch bei Zwecke (rechtmässiges Interesse). Bestätigen Sie die Einstellung mit einem Klick auf Speichern und schlies­sen Sie das Fenster.
Im Anschluss bestimmen Sie das Erscheinungsbild (Layout) von Outlook. Wir empfehlen, hier die Standardansicht zu verwenden, Bild 10.
Bild 10: Uns gefällt das Standardlayout am besten
Quelle: PCipp.ch
Sie werden bereits beim ersten Aufstarten eine Nachricht in Ihrer Mailbox finden, weil Microsoft automatisch ein Outlook-Konto für Sie angelegt hat, das eine kryptische Adresse nach dem Schema outlook_[Code aus Zahlen und Buchstaben]@outlook.com hat.
In der Gratisversion von Office ist es leider nicht möglich, ein weiteres E-Mail-Konto hinzuzufügen, und es ist auch nicht möglich, die vergebene E-Mail-Adresse zu ändern. Sie können aber immerhin ein Alias (einen anderen Namen) einrichten, sodass Sie eine einprägsame E-Mail-Adresse an andere weitergeben können. Gehen Sie dazu wie im Folgenden beschrieben vor:
  • Klicken Sie oben rechts im Fenster auf Ihre Initialen (oder Ihr Profilbild) und wählen Sie die Option Mein Profil.
  • Klicken Sie auf Bearbeiten der Kontoinformationen.
  • Geben Sie das Passwort für Ihr Microsoft-Konto ein.
  • Klicken Sie bei Kontoalias auf E-Mail-Adresse hinzufügen.
  • Tragen Sie den gewünschten Namen ein und klicken Sie auf den Befehl Alias hinzufügen, Bild 11.
    Bild 11: Nutzen Sie ein einprägsames Alias für Ihre Outlook-Mailadresse
    Quelle: PCipp.ch
  • Ihre Mailbox ist jetzt auch unter der Bezeichnung [alias]@outlook.com erreichbar.
Wichtiger Hinweis: Bei unserem Test dieser Funktion wurde eine Mail von einem Gmail-Account direkt in den Spam-Ordner verschoben. Um das zukünftig zu verhindern, wählen Sie in Outlook Online den Spam-Ordner, klicken mit der rechen Maustaste auf die Nachricht und greifen im Kontext-Menü zu Sicherheitsoptionen, gefolgt von Junk-E-Mail-Markierung aufheben, sodass Nachrichten von diesem Absender zukünftig direkt in der Mailbox landen.
Jetzt können Sie Outlook wie gewohnt für das Senden und Empfangen von E-Mail-Nachrichten verwenden.

Auf dem Smartphone

Office Online lässt sich auch bequem auf dem Smartphone nutzen. Dazu öffnen Sie die Website unter der Internetadresse office.com im Webbrowser und loggen sich mit Benutzernamen und Passwort ein.
Bild 12: Auch auf Ihrem Smartphone funktioniert Office Online
Quelle: PCipp.ch
Hier wählen Sie wie gewohnt das Office-Programm aus, das Sie nutzen möchten. Anschliessend sehen Sie die Liste mit den zuletzt bearbeiteten Dateien, Bild 12. Tippen Sie die gewünschte Datei an, so haben Sie die Wahl zwischen den Optionen Im Browser öffnen und In der App öffnen.
Das Layout der Programme ist auf die Nutzung am Smartphone optimiert, was beim ersten Verwenden etwas gewöhnungsbedürftig ist, weil man kaum Menüpunkte sieht. Sie entdecken aber unten rechts im Bildschirm eine Schaltfläche mit drei Punkten («…»). Tippen Sie darauf, öffnet sich das Menü mit (fast) allen gewohnten Funktionen.
Tipp: Nutzen Sie statt der virtuellen Tastatur die Diktierfunktion Ihres Smartphones, wenn Sie längere Texte verfassen müssen. So ersparen Sie sich das Schreiben auf der doch nicht allzu komfortablen Smartphone-Tastatur. Die Spracherkennung für Diktate ist mittlerweile auf iPhones und unter Android genügend gut.

Autor(in) Beat Rüdt



Kommentare
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melazzo
07.11.2022
Leider haben Sie bei der Aufstellung der Office-Alternativen das bärenstarke LibreOffice vergessen!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

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Gaby Salvisberg
07.11.2022
Leider haben Sie bei der Aufstellung der Office-Alternativen das bärenstarke LibreOffice vergessen Es war vermutlich bei der Nennung von OpenOffice mitgemeint, das auf demselben Quellcode basiert.

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re460
07.11.2022
Wenn man, wie ich, Onedrive bewusst nicht installiert hat und nicht nutze, dann sind diese Vorschläge, wenn ich es richtig verstehe, nicht zu nutzen. Ich nutze auch nicht das MS-Office, sondern seit einigen Jahren die Anwendung Softmaker Office 2021 NX, welches immerhin zu 99.9 % mit MS-Office kompatibel ist, was bei LibreOffice leider nicht der Fall ist. Softmaker-Office wird in Deutschland entwickelt und gibt es auch als FreeOffice in einer kostenlosen Version. Vorteil des Softmaker Office 2021 NX im Abo ist unter anderem, dass man Softmaker auch auf dem Smartphone und /oder Tablett nutzen kann, was einwandfrei funktioniert, auch über Dropbox.

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Stollentroll23
13.11.2022
Auch ich nutze privat lieber das Softmaker Office 2021. Es ist sehr kompatibel zu den MS Produkten. Zudem bietet es einige Vorteile gegenüber dem Marktführer, die ich nicht mehr missen möchte, z.B. - die Möglichkeit, eine lokale Installation für 5 Personen zu einem verhältnismäßig günstigen Angebot (79,95 € bzw. 99,95€ [Prof.]) nutzen und (bei Bedarf!) vergünstigte Upgrades erwerben zu können. Bei Microsoft hat man sich dagegen scheinbar schon seit geraumer Zeit nur noch auf das Abo-Modell spezialisiert, das für den Nutzer dauerhaft Kosten verursacht (Anm.: Das gibt es bei Softmaker zu einem reduzierten Preis aber auch...). - das Gratis-Modell ist zwar - wie bei Microsoft - funktionsreduziert, aber nicht an ein Microsoft-Konto gebunden und vor allem nicht mit der für die US-Dienste frei verfügbaren OneDrive Cloud verbunden. - die Option eine frei konfigurierbare Symbolleiste mit allen notwendigen Funktion zu erstellen, so dass man nicht ständig zwischen Reitern wechseln muss (Anm.: die Nutzung einer Ribbon-Leiste ist natürlich auch bei Softmaker Office möglich). - die Menüs, die man ebenfalls einblenden kann und viel strukturierter sind. - in der Prof.-Version den Duden-Korrektor (viel besser als das MS-Rechtschreibungs-Werkzeug!) - die vielfältigen Recherche- und Bibliotheksfunktionen (z.B. durch das Zusatztool Zotero)- - die Option, auch ePubs (für eBook-Reader) erstellen zu können. - etc. Natürlich gibt es nicht nur Vorteile: PlanMaker kann z.B. von den Funktionen her immer noch nicht ganz mit Excel mithalten (Für den Privatgebrauch reicht es allerdings völlig). Das Gleiche gilt für den Presentations Teil. Aber die Abstände sind nur gering. Ein weiterer Nachteil ist, dass Softmaker kaum Updates für die lokal installierbaren Produkte bereitstellt.

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ROGEZH
13.11.2022
Preise: Seit es Office/Microsoft 365 gibt arbeite ich nur mit Family Lizenzen, habe diese jedoch aus Preisgründen noch gar nie von MS erworben. So kosten Jahreslizenzen bei Digitech nur Fr. 52.30 Single (1Pers.) / Fr. 63.40 Family (6Pers.). Das macht monatlich für Single nur Fr. 4.65 / für Family nur Fr. 5.28 und somit ist Single um 20% und Family um 42% günstiger als bei MS. Mit Verlaub, wer diesen lächerlichen Betrag/Monat nicht aufbringen will, der muss sich halt mit den inkompatiblen Alternativen herumschlagen oder ein paar Km weniger fahren, oder ein paar Zigis weniger rauchen, oder nur 1-2 Bier/Kaffee weniger trinken. Ergo ist der Preis/Monat keine Argument! Ich hatte diese Alternativen eine Zeit lang testhalber installiert und intensiv mit allen Apps gearbeitet. Ständig bin ich irgendwo an den Inkompatibilitäten angestanden (das ging mit den Schriften schon los). Schlussendlich habe ich diese zweitklassigen SW-Alternativen gerne wieder deinstalliert. Back to the roots! Features: Als gravierende Nachteile betrachte ich nur 1 Email Account und Emailadresse nicht mehr änderbar. Vor dem Aspekt Family-SW (6 Pers.) oder kleine KMU (Handwerker) ein absolutes No Go. Sicherheit: Was ich in diesem Beitrag vermisse, ist der Aspekt Sicherheit. Speicherort für diese kostenlose MS 365 Online-Version ist die MS Cloud One Drive. Man sollte sich einfach bewusst sein, sämtliche Daten liegen ungeschützt und unverschlüsselt auf irgendeinem einem MS Server. Darüber hinaus müssen Daten ständig up- und down geloadet werden. Die MS Geschäftsidee dahinter ist durchschaubar! Solch einem Ort würde ich meine Daten NIEMALS anvertrauen. Dafür gibt es in CH domizilierte, bessere, verschlüsselte Plattformen, zum Einstieg sogar kostenlos.

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gucky62
13.11.2022
Naja man kann sich drüber streiten ob Office 365 wirklich so optimal ist. Wenn ich das Ganze rechne, dann komm eich jedoch deutlich teurer, je nachdem was ich benötige. Ohne Outlook, kostet die Dauerlizenz von Office Home & Student so knapp 130. D.h. So knapp zwei Jahre Miet-Office. Das Paket wird der Nutzer jedoch deutlich länger nutzen. eher 4-6 Jahre. Wenn man Outlook benötigt, wird die Kostenseite etwas ausgeglichener. So etwa 225.- Dauerlizenz derzeit für Home & Business 2021. Also so knapp 4 Jahre. Als Fazit fährt man mit der Miet-Variante Office 365 derzeit immer deutlich teurer. Und die tollen zusätzlichen Features brauchen meist nur sehr wenige. Die Mail-Adresse dabei ist für viele schlichtweg völlig unnötig und uninteressant. OneDrive, ebenfalls nicht wirklich für viele. Generell kostet den Nutzer eine Miet-Software fast immer deutlich mehr als die Dauerlizenz. Der Office 2021 Support umfasst mindestens 5 Jahre und seien wir ehrlich die tollen neuen Funktionen sind selten wirklich wichtig. Im Firmen-Umfeld, gerade bei grösseren KMUs, sieht es da anders aus. Bei kleinem KMUs hingegen je nachdem ähnlich wie beim Privatkunden. Die Entscheidung muss jeder selbst treffen. Ich habe aber grundsätzlich etwas dagegen wenn der Anbieter hier nur seine monetären Interessen durchsetzen will und ein Quasi-Monopol ausnutzt. Gruss Daniel

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Nebuk
13.11.2022
Seh ich ähnlich wie @gucky62. Office365 ist zwar komfortabel und bringt fast alles mit, was man sich wünschen kann, aber braucht man das wirklich? Ganz so günstig ist das meiner Meinung nach trotzdem nicht - auch mit "Rabatten". Da verzichte ich persönlich lieber darauf. Mein Setup sieht so aus, dass ich privat LibreOffice nutze und als E-Mail Client ist bei mir der "eM Client" im Einsatz. Den E-Mail Client nutze ich dabei täglich. Das Look&Feel ist an Outlook angelehnt, mit praktischen Verbesserungen und zusätzlichen Features. Texte und Tabellen nutze ich selten. Wenn ich Briefe schreibe oder Tabellen erstelle, dann nutze ich fast immer ganz einfache Funktionen. Cloudspeicher ist für mich auch eher uninteressant. Mein NAS habe ich so eingerichtet, dass ich via VPN auch unterwegs zugreifen kann. Abgelegte Dokumente sind somit auch auf dem Smartphone jederzeit aufrufbar und immer synchronisiert. In der Firma nutze ich aber weiterhin O365 inkl. Outlook, da zahl ich selber auch nichts, somit ist es mir egal. :-)

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Charlito
13.11.2022
Ich habe am 2021 von 2016 auf Office Home & Business 2021 (Key) bis 13.10.2026 für CHF 200.- umstiegt d.h. CHF 40.- pro Jahr bis 2026 sonst krieg Problem bei Excel Komptabilität mit anderem User Bei iPhone, iPad sind Gratis Apps von Outlook, Excel installiert Je hat seine Überlegung…