Office: im Express-Tempo zur Präsentation

In Ihrem Postfach landet eine Mail Ihrer Chefin: «Deine Vorschläge für die Sitzung in zehn Minuten bräuchten wir als PowerPoint. Geht das?». Kein Grund zur Panik, denn das geht tipptopp, sofern Sie Word und PowerPoint haben. Viel mehr als Stichwörter sollten in einer Präsentation eh nicht drinstehen; die Leute sollen ja Ihnen zuhören und nicht in den Folien herumlesen.

Erst bemühen Sie Microsoft Word. Vielleicht haben Sie Ihre Notizen ohnehin schon in einer Word-Datei abgelegt. Tippen Sie in Word die Themen und Unterthemen der einzelnen Folien untereinander ein. Achten Sie auf die Reihenfolge. Schalten Sie via Ansicht auf Gliederung um.

Gliedern: Sie müssen nun zwingend jeden dieser Punkte entweder etwas nach links schieben (für Ebene 1) oder etwas nach rechts (Ebene 2). Es gäbe noch mehr Ebenen, aber zwei reichen meistens. Aus «Ebene 1» werden später Folientitel, aus «Ebene 2» werden Unterpunkte dieser Folien.

Jeder Ihrer hier aufgelisteten Punkte muss zum Schluss einen grösseren grauen Punkt (mit einem Plus oder Minus) haben. Jene mit einem kleinen Punkt sind nicht zugeordnet; und dies, auch wenn Sie die einzelnen Zeilen mit Formatvorlagen versehen haben. Sie müssen die Gliederungsansicht verwenden.

Ist das erledigt, speichern und – wichtig! – schliessen Sie die Datei. 

Öffnen Sie PowerPoint und wählen Sie eine Folienvorlage aus. Entweder gehen Sie direkt im Reiter Start via Neue Folie zu Folien aus Gliederung, alternativ finden Sie auch im Reiter Einfügen zum gesuchten Befehl; wählen Sie dort Folien/Neue Folie/Folien aus Gliederung. 

Verfüttern Sie Ihrem PowerPoint die Word-Datei, schon importiert es den Aufbau direkt aus der Gliederung. Jetzt können Sie die leere Titelfolie löschen, der ersten Folie via Rechtsklick und Layout das Format der Titelfolie verpassen und die einzelnen Folien noch fertig anpassen.